Оптимизация деятельности сотрудников государства в условиях развития информационных технологий

OPTIMIZATION OF ACTIVITIES AND MANAGEMENT OF EMPLOYEES OF THE ORGANIZATION IN THE CONDITIONS OF DEVELOPMENT OF INFORMATION TECHNOLOGIES

Ekaterina Nikitina

Student, South Russian Institute of Management, RANEPA under the President, Russia, Rostov-on-Don

Olesya Shilova

Student, South Russian Institute of Management, RANEPA under the President, Russia, Rostov-on-Don

Yulia Fedortsova

Student, South Russian Institute of Management, RANEPA under the President, Russia, Rostov-on-Don

Аннотация. В работе рассмотрены практические рекомендации, которые могут помочь компаниям адаптироваться к новым условиям среды за счет и в условиях цифровизации.

Abstract. The paper considers practical recommendations that can help companies adapt to new environmental conditions through and in the context of digitalization.

Ключевые слова: оптимизация, информатизация, программное обеспечение, сотрудники, сопротивление изменениям, инструмент, решение.

Keywords: optimization, informatization, software, employees, resistance to change, tool, solution.

Теоретический базис в области менеджмента в целом и по управлению человеческими ресурсами в частности довольно обширен и включает множество теорий, методологий и инструментариев по осуществлению данной деятельности. Большинство из них по-прежнему актуально.

Тем не менее, формат работы с инструментами организации деятельности сотрудников и специфика отладки информационных потоков все больше переходят в электронную среду. Та же диаграмма Ганта существует сегодня в электронном формате, доступная через различные приложения и программы онлайн или по подписке доступная через компьютер и телефон, она позволяет отслеживать прогресс выполнения задач разными пользователями в реальном времени.

Если говорить об одном из основополагающих компонентов организации – документообороте, в процессе которого происходит создание, обработка, хранение и передача данных, позволяющего координировать не только деятельность сотрудников, но ресурсные потоки, аналитику, связь с внешними заинтересованными лицами и многое другое.

Сегодня большинство организаций переходит систему полного или частичного электронного документооборота (СЭД). Это позволяет сократить время на передачу данных и упрощает градацию доступа, те или иные документы могут быть открыты для просмотра только на определенном уровне должности или в зависимости от подразделения. Даже подписание договоров может осуществляться дистанционно с помощью электронной подписи, что особенно полезно при работе с удаленными партнерами и в больших корпорациях с разветвленной системой.

Но, несмотря на все преимущества внедрения системы электронного документооборота стоит учитывать человеческий фактор адаптации и возможности сопротивления изменениям. Конечно, современные компании чаще всего сразу в основу организации внутренних и внешних потоков информации закладывают систему электронного документооборота (хотя им тоже приходится ее совершенствовать), но есть и такие которые на протяжении долгих лет работали с физическими вариантами накопителей данных.

Примерно такие же сложности возникают и с другими инструментами информатизации деятельности сотрудников. Ведь помимо СЭД есть возможность использования самых разных программных обеспечений, помогающих оптимизировать операционную работу персонала, их взаимодействие и даже отбор новых кадров.

Например, интернет-сервис Ханфлоу, работает как дополненная специальными возможностями CRM система и позволяет оптимизировать работу менеджера по подбору персонала. На его базе можно создать профессиональную презентацию для привлечения рекрутеров, формировать календарь собеседований, вести карточки претендентов на вакансии, общаться через встроенную почту, WhatsApp, Wiber или даже тедеграмм, и сразу формировать отчетность, использовать шаблоны внутренние алгоритмы позволяют отслеживать дубликаты резюме. Этим решением пользуются ErichKrause, Ситимобил, Циан и другие.

Благодаря Ханфлоу можно сэкономить время на формальных этапах подбора персонала и уделить больше внимания этапам собеседования и адаптации людей^[1].

Mirapolis HCM рекомендуется как универсальная система для управления человеческим капиталом. Решение позволяет организовать сквозную аналитику деятельности сотрудников компании на разных стадиях взаимодействия с компанией, отслеживать процесс карьерного движения и проводить оценку, а так же ориентирована на стимулирование сотрудников к постоянному повышению квалификации и развитию.

Авторы системы так же предоставляют информацию о клиентах, среди которых представлены отраслевые лидеры, такие как ЦУМ, World Class, Тинькофф, Volkswagen. Их выбор мог быть обусловлен удобством использования Mirapolis HCM для проведения компанией политики долгосрочного сотрудничества с работниками^[2].

Модульное программное решение OrangeHRM напротив, больше подойдет для малого и среднего бизнеса, а так же индивидуальных предпринимателей, помогая им в единой базе отслеживать производственный календарь, командировки, аттестацию, управлять ролевым разграничением доступа администрирования системы^[3].

Помимо представленных программных решений есть и более сложные, ориентированные на оптимизацию сразу большого спектра задач, выполняющие сложные расчетные, аналитические, логистические, прогнозные, операционные и другие функции.

В зависимости от специфики и масштабов компании, каждая может подобрать себе подходящее цифровое решение для оптимизации  управления деятельностью сотрудников.

Исследования 2019 г. показали, что российские компании готовы инвестировать на развитие цифровизации организационных процессов и дальше, при этом основными препятствиями (респонденты могли выбрать несколько правильных вариантов ответа) считают следующие:

Рисунок 1. Процентное соотношение препятствий для инвестирования в цифровые технологии^[4]

Для того чтобы процесс освоения работниками новых информационных технологий проходил максимально эффективно, рекомендуется следующее:

1. Отслеживание качества переквалификации сотрудников;
2. Обеспечение повышения мотивации в области освоения новых технологий;
3. Поддержание конкурентной борьбы;
4. Сохранение атмосферы лояльности работников к решениям руководства компании.

В завершении отметим, что от того, достаточно ли гибкая компания для того чтобы адаптироваться к современным тенденциям в виде цифровизации и других веяний, во многом зависит срок ее функционирования и эффективность.