Внедрение процессно-ориентированного управления в организации

В современном мире управленческие проблемы выходят на первый план, а перед руководителями организаций встает вопрос о создании такой системы управления, которая учитывала бы новые условия работы в рыночных отношениях и способствовала бы усилению конкурентоспособности организаций. Эффективная система управления в организации является одним из характерных показателей конкурентного положения компании на современном рынке. Сегодня и в дальнейшем конкурентное преимущество получат компании, обладающие наиболее эффективной системой управления. В этом случае перспективным оказывается применение процессно-ориентированного подхода к управлению в организации. Такой подход дает возможность рассматривать деятельность организации как систему взаимосвязанных бизнес-процессов, итоговыми целями выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для потребителей. Постоянно совершенствуя процессы в организации и управляя ими, фирма добивается высокой эффективности своей деятельности.

В условиях постоянно растущей конкуренции все большее количество организаций выполняют переход от функционально-ориентированного к процессно-ориентированному подходу к управлению. Это связано с тем, что при воздействии рынка организациям необходимо повышать свою ответную реакцию на быстроизменяющиеся условия внешней среды, быть гибкими, а также повышать эффективность своей деятельности, что заключается в снижении себестоимости продукции (услуг) с одновременным повышением ее качества. Процессно-ориентированный подход к управлению позволяет принимать стратегически верные решения и обеспечивать высокую степень адаптации компании к изменяющимся условиям внешней среды.

Что касается функционального подхода к управлению, то следует отметить, что суть его заключалась в том, что потребность рассматривалась как совокупность функций, которые нужно было выполнить для удовлетворения этой потребности. Функции распределялись среди многочисленных подразделений и занятыми в них работниками. Механизм реализации функций нацеливал функциональные подразделения на выполнение своих локальных целей и задач, между которыми возникали объективные противоречия. Выполняя узкопрофильные задачи, сотрудники не видели конечные результаты труда всей организации, так как их видение происходящего не выходило за границы своих подразделений. Персонал направлял все ресурсы на достижение результата в рамках отдельных структур. Функциональные подразделения оптимизировали деятельность в области своей ответственности, что, в конечном счете, приводило к замене стратегических целей организации целевыми функциями подразделений и тормозило их развитие [3, с. 154].

В отличие от функционального подхода, процессно-ориентированное управление позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. При процессном подходе к управлению каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она непосредственно участвует. Область ответственности, обязанности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы формулируются и имеют смысл лишь в разрезе конкретного бизнес-процесса. Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе сильнее, нежели в случае функционально-ориентированного подхода. Сотрудник несет ответственность не только за выполнение своих функций, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Так возникает взаимная ответственность между всеми участниками бизнес-процесса за его результаты. Сравнительная характеристика функционально-ориентированного и процессно-ориентированного подходов представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Сравнительная характеристика функционально-ориентированного и процессно-ориентированного подходов

Преимуществами процессного подхода перед функциональным является то, что он ускоряет время реакции организации на изменения внешней среды за счет исключения из процесса тех действий, которые не влияют на конечный результат, не создают или не добавляют ценность. Так же он нацеливает сотрудников на итоговый результат и позволяет произвести сокращение затрат, которые связаны с дублированием функций, а также минимизировать те затраты, которые не являются ключевыми при достижении результата. Таким образом, процессно-ориентированный подход к управлению позволяет организовать деятельность, которая была бы нацелена на постоянное улучшение качества конечного продукта (услуги), снижение совокупных затрат и удовлетворение клиента. Именно процессно-ориентированный подход дает возможность учесть такие аспекты бизнеса как ориентация на конечный результат, заинтересованность каждого исполнителя в повышении его качества [4, с.155].

При реализации процессно-ориентированного подхода обеспечивается согласованность результатов действий в рамках конкретных процессов, в то время как функциональный подход характеризуется противоречиями в действиях и интересах подразделений организации, что в итоге снижает эффективность процессов. Процессно-ориентированный подход позволяет минимизировать время выполнения процесса при одновременном повышении качества выполняемых работ, что осуществляется за счет исключения операций, которые не влияют на конечный результат. Также реализация процессно-ориентированного подхода к управлению в организациях дает возможность использовать систему показателей и оценки эффективности управления как на каждом этапе производственной (управленческой) цепочки, так и оценки эффективности выполнения функций с точки зрения эффективности процесса в целом.

Внедрение процессно-ориентированной системы управления организацией предполагает комплекс действий по определению ее бизнес-процессов, описанию их структуры, установке показателей их эффективности, а также определению процедур управления процессами. Внутреннее построение и оценку процессно-ориентированной системы управления нужно рассматривать как формирование системы бизнес-процессов. Бизнес-процесс можно определить как множество внутренних видов деятельности, которые начинаются с одного и более входов и заканчиваются созданием продукции, необходимой клиенту и удовлетворяющей его по различным критериям, таким как стоимость, сервис и качество. Содержание бизнес-процесса показано на рисунке.

Рисунок 1. Содержание бизнес-процесса

Стоить отметить, что на выходе может получиться не только положительный результат, но и отрицательный. Это возможно в случае выпуска невостребованной рынком продукцией, снижения ценности или получения неудовлетворённого клиента.

Модель бизнес-процессов помогает понять, как устроена работа организации, позволяет зафиксировать порядок ее исполнения. Бизнес-модель любой организации должна соответствовать ряду критериев, и главный из них заключается в том, что вся стратегия деятельности организации должна быть ориентирована на перспективные требования клиента. Методические аспекты моделирования бизнес-процессов обязаны отвечать требованиям стратегического управления, учитывать специфические особенности каждой организации и опираться на основные принципы процессного управления. Процессный подход к анализу, моделированию бизнес-процессов и последующей разработке требований к информационным системам позволяют своевременно изменять и дорабатывать технологии, модернизировать информационную систему компании [5, с. 108].

Важным шагом при внедрении процессно-ориентированной системы управления в организации является определение измеряемых величин и системы показателей бизнес-процессов (например, показатель удовлетворенности потребителей, показатель снижения издержек и т.д.). С помощью таких показателей отбирается необходимая и достоверная информация о действующих бизнес-процессах и их результатах, необходимая для принятия управленческих решений. Также система показателей эффективности бизнес-процессов позволяет своевременно определить наличие «критических точек» и применить современные инструменты совершенствования неэффективных бизнес-процессов [6, с.18].

Конкурентная среда и предпочтения потребителей диктуют организациям, порой, очень жесткие требования. Это, в свою очередь, меняет привычные подходы к ведению бизнеса. Современные подходы изменяют не только организационную структуру компаний, но и сами принципы управления в организациях. Из этого следует, что в условиях, требующих постоянного улучшения качества продукции (услуг), удовлетворения потребителей, наиболее эффективной системой управления организацией оказывается процессно-ориентированная. Именно процессно-ориентированная система управления позволяет повысить эффективность и результативность деятельности организаций и дать им возможность решить основные проблемы своей управленческой деятельности.

Таким образом, при управлении организациями необходимо использовать такие преимущества процессного подхода, как повышение адаптивности, гибкости, быстроты реакции на изменение рынка и улучшение управляемости организации. Основным фактором развития в условиях неустойчивости внешней среды становится повышение организационного уровня управления организацией на базе применения принципов процессного подхода на всех уровнях с ориентацией на удовлетворение потребностей общества. Любые отклонения, имеющиеся в организации, должны быть отнесены в компетенцию менеджмента качества. Именно те организации, которые функционируют на основе концепции всеобщего управления качеством будут постоянно совершенствоваться, развиваться и повышать свою конкурентоспособность.