Актуальность автоматизации процесса учета движения материальных ценностей систем для предприятия ИП Трегубов В.Ю.

Целью работы является раскрытие актуальности автоматизации процесса учета движения материальных ценностей на предприятии ИП Трегубов В.Ю.

Для успешного развития и расширения фирмы, компании, организации или предприятия, грамотный руководитель должен организовать и вести учет всего того, что находится на его бухгалтерском балансе, и контролировать все материальные ценности в компании. Зачастую руководство того или иного предприятия регулярно задумывается о постоянном учете перемещений компьютерной техники, оргтехники и других видов материальных ценностей внутри компании, поскольку именно такая организация контроля помогает точно знать, где находится та или иная материальная ценность, и кто ответственен за ее перемещение и хранение.

Прежде всего, учет движения материальных ценностей подразумевает непосредственный учет количества единиц техники на предприятии и во всех его филиалах. Автоматизацию такого учета должно выполнять специальное программное приложение. В данный вид учета обязательно входит следующая информация: тип перемещаемой материальной ценности, модель, если это техническое средство, отдел и именование отправителя, отдел и именование получателя, дата перемещения и так далее. Важно учесть каждую мелочь. Получив все эти данные о перемещаемых материальных ценностях, а также периодически сверяя эти данные, можно быть уверенным, что учет движения материальных ценностей на предприятии организован на достойном уровне.

Но одно дело, когда речь идет о небольшой фирме с 20 автоматизированным рабочими местам, и другое – крупные компании с огромными парками компьютерной техники, оргтехники и обширной ИТ-инфраструктурой. Современные руководители крупных организаций, стремящиеся результативно управлять активами организации, всё больше и больше проявляют свой интерес в использовании информационных систем, которые позволяют проводить непрерывный учет движения материальных ценностей.

В настоящее время, на предприятии ИП Трегубов В.Ю. используется информационная система по учету основных средств и материальных ценностей, крайне неудобная в использовании сотрудниками отделов компании. Так же функционал данной информационной системы не позволяет выполнить все основные функции по учету движения любой материальной ценности – используемая информационная система может работать с материальными ценностями только как с товаром или основным средством. Материальные ценности с низкой собственной стоимостью, важные документы и прочие материальные ценности, не попадающие под используемые на предприятии категории, в этой информационной системе учитываться не могут.

Как итог, перемещение таких материальных ценностей слабо контролируется, что приводит к материальным потерям.

В связи с этим, вопрос об информационной системе, соответствующей потребностям сотрудников компании и не обладающей недостатками текущей системы, является довольно актуальным.

Но если сомнений в актуальности разработки данных информационных систем нет, то встает вопрос о том, в какой среде актуальнее всего разрабатывать данные системы.

Для анализа существующих решений данного вопроса были выбраны одни из самых популярных программные продукты, предлагаемых на рынке информационных систем, а именно:

1)  Hi–Tech Manager – программа предназначена для учета оргтехники, программного обеспечения, заявок пользователей, компьютеров и других материальных ценностей в организациях. Программа полезна для руководителей ИТ–отделов организаций и системных администраторов. Эти данные помогут при формировании бюджета отдела, определения необходимого числа комплектующих для резерва и количества расходных материалов на определенный период времени. В базе данных хранится полный цикл жизни оргтехники на предприятии от её первоначального поступления до списания по окончании срока службы. Могут быть получены соответствующие отчёты не только о текущем состоянии техники, а также и о всей её предыдущей истории или её компонентов [5].

2)  СП-ТМЦ – программный продукт, который включает в себя комплексную автоматизацию оперативно – бухгалтерского учета материальных ресурсов, – от операции регистрации поступающих счетов поставщиков до отражения хозяйственных операций с материальными ценностями на счетах бухгалтерского учета. Комплекс обеспечивает полное документирование всех операций прихода, расхода и списания материальных ценностей, документирование складских операций поступления и расхода материальных ресурсов с оформлением приходно-расходных документов, аналитический (пономенклатурный) оперативно-бухгалтерский учет материальных ценностей по местам хранения, с выдачей оборотных и сальдовых ведомостей [1].

3)  СуперСклад – программа складского учета. Данная программа позволяет вести учет наличия и движения товаров, учет наличия и движения денежных средств в наличной и безналичной форме, производить оформление и печать первичных складских документов для приема и отпуска товаров и оформление, и печать кассовых документов. Среди прочих функций можно выделить формирование и печать отчетов о движении товаров в количественном и суммовом выражении, отчетов о взаимодействии с поставщиками и покупателями, отчетов о движении и наличии денежных средств, экспорт отчетов в "MS Excel" и "OpenOffice.Calc" для дальнейшего анализа, формирование, печать и графическое представ-ление аналитических отчетов по динамике и структуре продаж [2].

Так же, параллельно анализу выше указанных программных продуктов, было рассмотрена возможность разработки собственного программного обеспечения.

Для сравнительного анализа была составлена таблица ключевых характеристик всех предложенных программных решений. (таблица 1).

Таблица 1.

Сравнение программных решений

С учетом проделанного сравнительного анализа предложенных программных решений по ключевым характеристикам, было выявлено что разработка собственного программного обеспечения является самым оптимальным решением.

На предприятии ИП Трегубов В.Ю. используются различные виды операционных систем, такие как Windows и Linux. В компании есть множество филиалов, территориально очень удаленных от главных офисов и ЦОДов, в связи с чем иногда наблюдаются перебои в работе каналов связи.

В связи с этим, самым удачным вариантом представляется разработка веб-серверного приложения, состоящего из связки Apache + PHP + MySQL, поддерживающего многопользовательскую работу и идентификацию с различными уровнями доступа; то есть, пользователи для взаимодействия с программой будут использовать веб-интерфейс. Достоинства такой системы представлены тем, что нет необходимости использовать дополнительное программное обеспечение на стороне клиента, почти не ограниченно количество возможных пользователей, минимальные требования для поддержания целостности данных и доступность при работоспособности серверов и канале связи с серверами.

Apache – свободный веб-сервер, поддерживающий различные операционные системы, позволяет подключать внешние модули для предоставления данных, использовать СУБД для аутентификации пользователей, модифицировать сообщения об ошибках и т. д. ЯдроApache включает в себя основные функциональные возможности, такие как обработка конфигурационных файлов, протокол HTTP и система загрузки модулей [4].

PHP– это язык программирования, получивший широкое распространение в сфере веб-разработки. На данный момент практически любой хостинг поддерживает язык программирования PHP.

Язык программирования PHP интерпретируемый, а это означает, что для того, чтобы работали программы, написанные на PHP, нужна специальная программа интерпретатор, которая должна конвертировать PHP код в машинный код, который «понимает» процессор компьютера. За счет того, что язык программирования PHP интерпретируемый, программы, написанные на этом языке, кроссплатформенные, другими словами, они будут работать на любой операционной системе [3].

MySQL – свободная реляционная система управления базами данных, в которых структурировано хранятся данные. Обычно MySQL используется в качестве сервера, к которому обращаются локальные или удалённые клиенты, однако в дистрибутив входит библиотека внутреннего сервера, позволяющая включать MySQL в автономные программы. Гибкость СУБД MySQL обеспечивается поддержкой большого количества типов таблиц: пользователи могут выбрать как таблицы типа MyISAM, поддерживающие полнотекстовый поиск, так и таблицы InnoDB, поддерживающие транзакции на уровне отдельных записей. Более того, СУБД MySQL поставляется со специальным типом таблиц EXAMPLE, демонстрирующим принципы создания новых типов таблиц. Благодаря открытой архитектуре и GPL-лицензированию, в СУБД MySQL постоянно появляются новые типы таблиц [6].

Подводя итог данной статьи, хочется отметить, что разработка информационных систем на основе веб-приложений является актуальным и очень перспективным на современном рынке IT услуг.