АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВЛЕЙ В КНИЖНОМ МАГАЗИНЕ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ (НА ПЛАТФОРМЕ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ)

AUTOMATION OF TRADE MANAGEMENT IN A BOOKSTORE AS A TOOL FOR ENHANCING ECONOMIC EFFICIENCY (ON THE 1C:ENTERPRISE PLATFORM)

Lukyanchuk Vera Alekseevna

Bachelor, Graduate of Saratov National Research State University named after N.G. Chernyshevsky, Russia, Saratov

Hodzhoyan Razmik Robertovich

Bachelor, Graduate of Saratov National Research State University named after N.G. Chernyshevsky, Russia, Saratov

Аннотация. В статье описан процесс проектирования и реализации информационной системы на базе платформы 1С:Предприятие для управления деятельностью книжного магазина. Разработанная система автоматизирует рутинные операции и обеспечивает прозрачность учёта.

Abstract. The paper outlines the design and development of a 1C:Enterprise-based information system for bookstore management. The solution automates routine processes and provides clear accounting data.

Ключевые слова: 1С:Предприятие; автоматизация бизнес-процессов; книжный магазин; управление розничной торговлей.

Keywords: 1C:Enterprise; business process automation; bookstore; retail management.

В условиях развития цифровых технологий и высокой конкуренции эффективность управления книжными торговыми предприятиями всё сильнее зависит от уровня автоматизации бизнес-процессов. Использование устаревших или разрозненных способов ведения учёта приводит к ошибкам, потере статистических данных и неэффективному использованию капитала.

Актуальность темы обусловлена необходимостью совершенствования системы управления розничной книжной торговлей за счёт автоматизации бизнес-процессов, инструментальной базой для реализации которых выступает платформа 1С:Предприятие.

Целью работы является повышение эффективности управления деятельностью книжного магазина путем автоматизации ключевых бизнес-процессов, выявления «узких мест» и разработки и внедрения информационной системы на платформе 1С:Предприятие.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

Провести анализ предметной области и выявить основные бизнес-процессы книжного магазина, которые влияют на экономическую эффективность управления его деятельностью.

Построить модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 как инструментальную основу для выявления ручных и трудоёмких операций, определения «узких мест» для совершенствования системы управления магазином.

Разработать конфигурацию на платформе 1С:Предприятие, включающую ключевые справочники, документы и регистры, необходимые для обеспечения систематизированного учёта товарных позиций, контроля исполнения обязательств и поддержки принятия управленческих решений по распределению ресурсов.

Реализация указанных мероприятий направлена на достижение следующих качественных управленческих эффектов: сокращение времени обработки типовых операций за счёт устранения ручных действий; снижение доли ошибок при оформлении заказов и учёте товарных остатков благодаря синхронизации данных; повышение скорости формирования отчётности и оперативности принятия решений на основе актуальной информации

Объектом исследования является деятельность торгового предприятия, осуществляющего розничную реализацию книжной продукции.

Предметом исследования выступают процессы оптимизации методов учёта и управления в книжном магазине посредством использования информационной системы на базе 1С:Предприятие.

Деятельность книжного магазина представляет собой многоаспектную систему, в основе которой лежит организация процессов, связанных с закупкой, хранением, реализацией и анализом движения книжной продукции. Это насыщенная предметная область, требующая точного учёта, координации и анализа [4].

В совокупности предметная область книжного магазина — это логически выстроенная система, вся структура которой направлена на то, чтобы обеспечить:

– точный и прозрачный учёт движения книг,

– своевременное выполнение клиентских заказов,

– надёжную работу с поставщиками,

– финансовую и налоговую отчётность,

– возможность анализа и оптимизации деятельности магазина.

Ошибки в учёте, несвоевременное обновление остатков, отсутствие актуальных цен или документов приводят к материальным потерям. Именно поэтому в центре предметной области находится информационная система, объединяющая все участки работы магазина. Эта система обеспечивает целостность данных, их синхронность и, самое главное, позволяет оперативно принимать управленческие решения.

Для более наглядного отражения бизнес-процессов книжного магазина и формирования аналитической основы для обоснования проектных решений и определения приоритетных направлений автоматизации в работе использована методология функционального моделирования IDEF0. Этот подход позволил отобразить ключевые функции управления, входящие и выходящие потоки информации, а также механизмы и ограничения, под воздействием которых функционирует система, что позволяет локализовать ручные операции, выявить избыточные действия и определить точки контроля для снижения доли ошибок и сокращения времени обработки операций.

На основании анализа предметной области разработаны следующие функциональные модели, позволяющие выявить ручные операции и определить приоритетные направления автоматизации: A0 (контекстная), A1 (декомпозиция верхнего уровня), A2 (детализация заказа и оплаты), а также продолжение A2 — модель работы с обратной связью. Ниже представлено подробное описание каждой из них [5]

Модель «Управление книжным магазином» (рисунок 1) представляет собой верхнеуровневое представление всей деятельности магазина: от взаимодействия с контрагентами до обработки обратной связи и формирования отчетов.

Рисунок 1. Модель «Управление книжным магазином»

Модель «Основные бизнес-процессы книжного магазина» (рисунок 2). На этом уровне управление магазином декомпозировано на четыре ключевых функциональных блока: обработка заказов, работа с поставщиками, работа с обратной связью и отчёты о работе магазина. Каждый блок функционирует с опорой на единую информационную систему [6]

Рисунок 2. Модель «Основные бизнес-процессы книжного магазина»

Модель «Процесс работы с заказом клиента» (рисунок 3). На третьем уровне происходит детализация первых процессов из блока «Обработка заказов». Этот фрагмент моделирует полный цикл от появления интереса у клиента до фиксации денежного поступления в кассе [7].

Рисунок 3. Модель «Процесс работы с заказом клиента»

Модель «Обработка жалоб и предложений клиентов» (рисунок 4). Этот фрагмент дополняет предыдущую модель и фокусируется на том, как магазин реагирует на обратную связь. Данная модель подчёркивает, что работа с клиентами не заканчивается на продаже — организация должна постоянно отслеживать настроение аудитории и использовать обратную связь как источник развития.

Рисунок 4. Модель «Обработка жалоб и предложений клиентов»

Для автоматизации учёта в книжном магазине была выбрана платформа 1С:Предприятие, как наиболее подходящее решение, сочетающее в себе широкие функциональные возможности, гибкость настройки и готовую инфраструктуру для бухгалтерского, складского и торгового учёта. Конфигурация была разработана на базе стандартного механизма «Управление торговлей» с доработкой под специфику книжной продукции.

В первую очередь была настроена структура основных справочников, без которых невозможна корректная работа системы. Справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» выступают основной базой данных магазина.

Следующим этапом была настройка и адаптация документов, отвечающих за движение товаров: «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» и «Чек ККМ». Каждый из этих документов связан с регистром накопления и влияет на остатки на складе и финансовые показатели. Через этот раздел осуществляется регистрация хозяйственных операций [3];

Для обеспечения аналитики и бухгалтерского учёта были настроены следующие регистры: «Продажи и Закупки», «Товары на складах», «Цены номенклатуры» и «Денежные средства в кассе».  На базе регистров формируются различные отчёты: оборотно-сальдовые ведомости, отчёты по остаткам на складах, анализ продаж по жанрам, авторам, издательствам. Также настроены универсальные отчёты с отбором по периоду, складу, контрагенту. Это важный инструмент для принятия управленческих решений. Разработанная система обеспечивает полную автоматизацию рутинных операций и прозрачность учёта, помогает видеть всю картину работы магазина целиком, а отчёты и регистры позволяют обеспечивать постоянный контроль за движением товаров и денежных средств.

Таким образом, поставленные задачи решены. Система показала себя как устойчивый, гибкий и надёжный инструмент для автоматизации деятельности книжного магазина, который можно легко адаптировать под различные условия, в зависимости от специфики бизнеса.