Рекомендации по улучшению системы учета товаров в ООО «Книжный клуб»

Для принятия эффективных управленческих решений в части покупки, продажи, хранения товаров торговые организации заинтересованы в создании адекватной учетно-аналитической системы товарных операций. Этим обуславливается написание данной статьи, то есть каждой организации следует мониторить и выявлять ошибки в учетной системе, чтобы в дальнейшем принимать рациональные управленческие решения.

Цель написание статьи заключается в предложении мер по устранению выявленных недостатков в системе учёта товаров в ООО «Книжный клуб».

Рассматриваемое общество с ограниченной ответственностью «Книжный клуб» занимается продажей книг и прочих канцелярских товаров, как оптовым методом, так и в розницу. Имеет несколько филиалов и находится на упрощенной системе налогообложения в соответствии со статьей 346.14 Налогового кодекса РФ.

Анализ внутренних и первичных документов, а также системы учета и контроля товаров показал, что Общество имеет ряд проблем:

• нарушен график документооборот, что приводит к затруднению работы бухгалтера, а также сотрудников других служб;
• нехватка аналитической информации, которая приведет администрацию к неверным решениям и составлению некорректных планов;
• отсутствие контроля за соблюдением поставщиками исполнения условий договоров.

В связи с чем, были предложены ряд решений, которые помогут устранить перечисленные недостатки:

1. Администрации следует разработать и далее внедрить график документооборота движения товаров. График поможет оптимизировать использования рабочего времени и материальных затрат на документирование и обработку информации, а также создаст условия для четкой и корректной обработки документов сотрудниками  бухгалтерской службы.

Далее данный график вручается каждому исполнителю в части движения документов по товарным запасами под роспись и назначается ответственное лицо, которое будет контролировать исполнение графика документооборота. Для контроля исполнительской дисциплины рекомендовано внедрить форму, представленную в образце (табл. 1).

Таблица 1.

Отчет об исполнительской дисциплине графика документооборота в ООО «Книжный клуб» (рекомендуемый)

2. Для сбора полной аналитической информации разработать контрольный отчет для руководства «Анализ активности номенклатуры» с целью оперативного управления товарными запасами, который поможет проанализировать качество структуры сырья, материалов, товаров в незавершенном производстве, а также готовой продукции. Следует разделить данные оборотные активы на четыре группы: активная номенклатура, только поступление, только списание, пассивная номенклатура. Рекомендуемая форма отчета представлена в таблице 2.

Таблица 2.

Рекомендуемый контрольный отчет «Анализ активности номенклатуры товаров» по состоянию на конкретную дату

Все оборотные активы, по которым в течение отчетного периода были как поступления, так и списания включить в группу «Активная номенклатура». К «Пассивной номенклатуре» отнести активы, по которым за анализируемый период никаких движений не произошло. Следует обратить пристальное внимание к данной группе, так как это самая проблемная часть номенклатуры. Предложенный отчет поможет составить представление о невостребованных активах, о неликвидах. [1, с. 57]

Полная форма отчета «Анализ активности номенклатуры товаров» должна содержать детализированный перечень товарных запасов с указанием статуса (активная, пассивная, поступление, списание) каждой номенклатурной позиции товаров организации. Представим форму контрольного отчета «Анализ активности номенклатуры товаров» в таблице 3.

Таблица 3.

Общий вид формы контрольного отчета «Анализ активности номенклатуры товаров»

Предложенный контрольный отчет не даст руководству упустить информацию о состоянии товарных запасов, а значит позволит разработать эффективные управленческие решения, которые могут быть связаны с реализацией излишних запасов, пересмотра объемов и сроков последующих поставок.

Третья проблема, с которой столкнулась организация это отсутствие контроля за соблюдением поставщиками исполнения условий договоров. Поставщиков следует замотивировать исполнять договорные условия путем наложения штрафов за нарушения сроков поставки. То есть внедрить в договоры систему штрафов, «привязав» ее к процентной ставке за пользование банковским кредитом. Рекомендуемая шкала процентов (штрафов) за просрочку поставок представлена в таблице 4.

Процент за нарушение условий договора был высчитан с применением простого процента. Так, при 10-дневном периоде просрочки сроков при среднерыночной ставке процента за пользование кредитом в размере 24% годовых процент за просрочку составит 0,66% (24 / 365 * 10) и т.д. [2, с. 103]

Таблица 4.

Рекомендуемая система процентов за просрочку поставок поставщиками материальных ценностей в ООО «Книжный клуб»

Зная систему штрафов, поставщик, возможно, постарается не нарушать сроков, установленных договором.

Для наглядного примера эффективности предложенных мероприятий рассчитаем экономический эффект, исходя из следующих данных:

• объем товарных запасов по состоянию на 31.12.2019 г. по данным бухгалтерского баланса предприятия составил 48022 тыс. руб.;
• удельный вес «пассивной» номенклатуры в структуре товарных запасов составил 6,8% (исходя из данных таблицы 2 (6,44 + 7,32) / 2);
• стоимость поставок материальных ресурсов с нарушением сроков по договорам в 2019 г. (по данным предприятия) составила 2200 тыс. руб.;
• средний период просрочки принимается 31 день (по данным предприятия);
• средний процент за просрочку платежа принимается в 2,06% (рассчитывается по аналогии со средним периодом просрочки);
• полученные штрафы (проценты) на нарушение договорных условий учитываются в составе прочих доходов отчета о финансовых результатах.

Расчет экономического результата от предлагаемых мероприятий по совершенствованию учета и контроля товарных запасов в ООО «Книжный клуб» представлен в таблице 5.

Таблица 5.

Расчет экономического результата от совершенствования учета и контроля товарных запасов в ООО «Книжный клуб», тыс. руб.

Следует, за счет продажи активов из группы «пассивной номенклатуры» планируется высвобождение оборотных средств на сумму 3266 тыс. руб., что составляет 6,88% от стоимости товарных запасов. А в результате введения системы штрафов за нарушение договорных условий со стороны поставщиков товаров ожидается получение дополнительного дохода на 1405 тыс. руб.

Таким образом, разработанные мероприятия по совершенствованию учета и контроля могут быть рекомендованы руководству предприятия ООО «Книжный клуб» для рассмотрения и возможного внедрения. Благодаря данным поправкам улучшится учет в организации: бухгалтер сможет получать полную аналитическую информацию, что в будущем повлияет на управленческие решения. Система штрафов за нарушение сроков договоров донесет до поставщиков о нужде контролировать данные сроки.