Aвтомaтизaция пpодaж в общecтвeнном питaнии

Аннотация. Автоматизация бухгалтерского учета может быть мощным инструментом для владельцев бизнеса, чтобы использовать его при устранении проблем ручного учета. Однако, хотя многие специалисты по бухгалтерскому учету приветствуют перспективу более упорядоченного подхода к принципам бухгалтерского учета, есть те, кто опасается, что они могут потерять работу из-за этой технологии программного обеспечения. Подобно надежному автоматизированному помощнику, программное обеспечение для автоматизации бухгалтерского учета определенно может помочь финансовым специалистам выполнять свои задачи более точно и эффективно. Тем не менее, важнейшая задача анализа и интерпретации данных, генерируемых программным обеспечением, всегда будет принадлежать бухгалтерам.

Ключевые слова: потребительский рынок, общественное питание, тенденции развития, индустрия питания, автоматизация учета.

Цель данной статьи рассмотреть особенности автоматизация учета продаж в общественном питании.

Автоматизация в бухгалтерском учете решает многие из общих проблем, упомянутых выше, с помощью программного решения, которое легко может взять на себя эту роль. Вот некоторые из способов, которыми автоматизация бухгалтерского учета может принести пользу компаниям сегодня.[2]

Неправильное управление средствами - главная проблема, которая может привести к банкротству любого бизнеса. Это результат нездоровых бухгалтерских протоколов, которые в конечном счете останавливают компанию от масштабирования и расширения. Когда конкретные бухгалтерские задачи автоматизированы, владельцы бизнеса могут сразу получить полную картину своего денежного потока. Им больше не нужно вручную сортировать все свои транзакции, чтобы узнать свое финансовое состояние. Автоматизация деятельности также позволяет владельцам быстро увидеть, сколько они генерируют, на какие области тратят больше всего и когда они могут рассчитывать на свои деньги. Такая видимость помогает владельцам бизнеса принимать разумные решения, когда это необходимо.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет удобно вводить кредитную, дебетовую, клиентскую информацию и другие важные финансовые детали. Обычно бухгалтерам нужно получить доступ к различным книгам, а затем интерпретировать данные по каждой из них, чтобы найти связь. Бухгалтерское программное обеспечение автоматически обрабатывает полученную информацию и связывает ее со всеми существующими записями в своей системе.

Эти программы генерируют соответствующие структурные отчеты и публикуют правильные временные метки всех связанных данных. Автоматизация бухгалтерского учета может даже автоматизировать большинство операций и полностью исключить ручной ввод данных. Необходимость выполнять настройку данных вручную также может быть автоматизирована в будущем.

Помимо обеспечения лучшей организации и безопасности, автоматизация бухгалтерского учета также позволяет быстро представлять и распространять точные финансовые данные. Все отчеты доступны любому сотруднику компании, который в них нуждается, что упрощает сверку аудиторских проверок и записей. Кроме того, такое программное обеспечение обеспечивает более точные средства для анализа тенденций, отклонений и предсказуемости. Имея доступ к легкодоступным финансовым отчетам, бухгалтеры могут лучше выполнять свою работу, позволяя им быстрее принимать обоснованные бизнес-решения.[1]

Программное обеспечение в общественном питании-это виртуальный мозг, который охватывает все бизнес-процессы точки общественного питания или торговой точки:

обслуживание клиентов и продажи;

программы лояльности-скидки, специальные предложения и бонусы;

движение товаров на складе;

денежные потоки;

отслеживание рабочего времени сотрудников;

отчеты и анализ успешности бизнеса.

Система автоматизации должна иметь удобный интерфейс для интеграции с продуктами сторонних разработчиков, своеобразную «розетку», в которую можно включить новое приложение, и оно будет работать как полноценная часть системы – это может быть мобильное приложение для гостей или сотрудников, инструмент для удаленного контроля над заведением, виджет для приема заказов на доставку и многое другое.

На выбор программы и необходимых функций влияет масштаб заведения, Маленький бизнес на 15‒30 посадочных мест вообще может поставить только POS-систему на планшете и не автоматизировать склад и маркетинг. Дополнительные услуги часто требуют своих систем автоматизации, которые не всегда успешно интегрируются с POS-системами. Небольшие рестораны также часто отказываются от техподдержки и справляются собственными силами.

Важен не сам масштаб, а скорее формат заведения и способ предоставления потребителям данных услуг. Именно набор конкретных задач для улучшения качества сервиса, оптимизации и повышения рентабельности определяет конкретные программные решения для данного заведения. Например, в небольшом кафе скорее всего будут востребованными "Электронное меню" и "Мобильные терминалы официанта", а в большом банкетном ресторане, где все заказы на мероприятия принимаются заранее.

Системы становятся интерактивными и интеллектуальными; ресторатор обращается к ним не только за нужными данными. Так, iiko скоро станет анализировать статистику продаж по прошлым периодам и создавать прогноз на ближайшее время, учитывая текущие и планирующиеся события и обстоятельства; исходя из этого прогноза – автоматически рассчитывать план закупок, производства и потребность в определенных сотрудниках. То есть система будет сообщать ресторатору, что к этой пятнице нужно купить вот таких продуктов (при этом электронная накладная уже сформирована и ждет отправки к поставщику), на завтра нужно поставить на разморозку вот это, а вот оптимизированное расписание сотрудников с учетом загрузки в течение дня. Кроме того, она будет автоматически анализировать ситуацию в ресторане, отслеживать опасные операции и отклонения от планируемых показателей и уведомлять управляющего через смартфон.

Без учетной системы, при которой четко взаимосвязаны функции оплаты и приема товаров, не будет надежного инструмента для контроля со стороны руководства. В результате будет происходить неэффективное расходование денежных ресурсов, вследствие чего окажутся замороженными оборотные средства предприятия. Поэтому возникает потребность в использовании на предприятии бэк-офисной системы и грамотно поставленной учетной политики. В этом случае можно повысить эффективность работы с поставщиками, выбрав наиболее предпочтительные условия оплаты. Также одной из главных проблем является пересортица и недостача товара при выпуске продукции.[5]

Таблица 1.

Варианты списания затрат

В целом существующие на текущий момент бухгалтерские информационные системы решают ряд характерных проблем, связанных с учетом затрат и выпуском продукции на предприятиях общественного питания. В заключении отметим, что организационная структура и последовательность действий по автоматизации, представленные автором в статье, являются далеко не единственными. В настоящее время существует множество программных продуктов по автоматизации. Выбор конкретного продукта зависит от предпочтений заказчика, а также от стоимости программного обеспечения и стоимости его внедрения на предприятии. Схемы, рассмотренные в данной статье, дают наглядное представление об архитектуре взаимодействия распределенной информационной базы на платформе «1С: Предприятие 8», а также о взаимосвязи бэк-офисной и фронт-офисной систем.