Статья:

Теоретические основы документооборота в высшем учебном заведении

Журнал: Научный журнал «Студенческий форум» выпуск №42(135)

Рубрика: Экономика

Выходные данные
Гурчиани Д.Г. Теоретические основы документооборота в высшем учебном заведении // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2020. № 42(135). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/135/83327 (дата обращения: 29.03.2024).
Журнал опубликован
Мне нравится
на печатьскачать .pdfподелиться

Теоретические основы документооборота в высшем учебном заведении

Гурчиани Доминика Гиглаевна
магистрант, ФГБОУ ВО Сочинский государственный университет, РФ, г. Сочи
Даракчян Гурам Олегович
научный руководитель, канд. пед. наук, доцент, ФГБОУ ВО Сочинский государственный университет, РФ, г. Сочи

 

Аннотация. Эффективность работы любой организации в большей степени зависит от рациональной организации документооборота в ней – правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

Abstract. The efficiency of the work of any organization largely depends on the rational organization of the workflow in it - the correctness and accuracy of paperwork, their compliance with accepted standards, the timely execution of all types of work with documents, compliance with the rules for their use and storage.

 

Ключевые слова: документооборот, высшее учебное заведение, оформление документов.

Keywords: document flow, higher educational institution, paperwork.

 

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Высшее учебное заведение (вуз) — образовательное учреждение, дающее высшее профессиональное образование.

Факультет — учебно-научное и административное структурное подразделение вуза, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно- исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет.

Администрация факультета (деканат) — организационный центр по управлению работой факультета, который осуществляет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

· деканат (издает приказы по студентам, организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);

· кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, составляют протоколы заседаний кафедры, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

· отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

· учебный отдел (направляет в деканат и кафедры документы, требующие представления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и т.д.);

· бухгалтерия (ведет учет средств организации, занимается приемом денежных средств от студентов, выдает заработную плату сотрудникам и стипендию студентам, а также справки о заработной плате и т.д.).

К главным документам, образующим документооборот факультета, относятся:

· приказ — правовой акт, издаваемый ректором в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом;

· указание — правовой акт, издаваемый по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вуза или вышестоящего органа управления;

· докладная записка — документ информационного характера, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями;

· служебное письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами (служебные письма всегда составляются только по одному вопросу);

· акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

· объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия;

· протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, заседаний кафедр и др.);

· должностная инструкция — указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ; определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника;

· характеристика — официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику;

· контракт — один из документов, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

При переводе студента в другое учебное заведение подготавливается академическая справка, в которой перечисляются пройденные им предметы, приводятся оценки по ним с указанием академических часов и т.д. Справка печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности.

Для заседаний ученого совета, проводимых ежемесячно, подготавливаются явочный лист, повестка дня. Ученый секретарь после заседания готовит протоколы и выписки из них. В обязанности ученого секретаря входит также подготовка плана работы на год, утверждаемого на заседании данного органа.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания по разработанным планам работы, в процессе заседания ведется протокол. Кроме того, на кафедре оформляются учебные и календарные планы, рабочие и учебные программы.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов закреплен Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования России от 24 июля 2000 г. № 2286. На основании данного документа каждый вуз обязан разработать свою инструкцию по делопроизводству и согласовать ее с архивным учреждением.

Ведение делопроизводства осуществляет канцелярия (общий отдел). Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в вузе, происходит регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов.

Стадии прохождения входящих, исходящих и внутренних документов на факультете:

1. входящие:

· прием и первичная обработка (канцелярия);

· предварительное рассмотрение (канцелярия);

· регистрация (канцелярия);

· рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректоры);

· доставка документов исполнителям (декану или заместителю декана, заведующим кафедрами);

· контроль исполнения (канцелярия);

· направление исполненного документа в дело (канцелярия);

2. исходящие:

· составление проекта документа (факультет, подразделения вуза);

· изготовление документа (деканат, кафедры факультета);

· визирование проекта документа, его согласование (подразделения вуза);

· подписание документа (ректор, проректоры);

· регистрация (деканат или канцелярия);

· отправка документа адресату (канцелярия);

3. внутренние:

· составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения вуза);

· визирование проекта документа (факультет, подразделения вуза);

· подписание (ректор, проректоры, декан);

· регистрация (канцелярия);

· копирование и доставка документа исполнителям (канцелярия);

· контроль исполнения (канцелярия);

· направление исполненного документа в дело (канцелярия).

При поступлении в канцелярию документов из Министерства образования и науки РФ происходит их регистрация и передача ректору, который ставит на документах резолюцию, через секретаря передает их обратно в канцелярию, после чего документы передают исполнителям.

Любой входящий, исходящий, внутренний документ подлежит обязательной регистрации. Регистрация исходящих и внутренних документов происходит в день подписания, входящих — в день отправления. Все документы вуза оформляются на бланках.

Проекты приказов готовятся деканатом и отделом кадров. Приказы, как правило, разделяются на приказы по основной деятельности, личному составу (сотрудников, студентов), административно- хозяйственной деятельности.

Если в поступившем в деканат документе информация касается кафедр или студентов, то он копируется, копия вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры.

Внутренние документы готовят в подразделениях вуза; эти документы подписывают руководители подразделений или их заместители.

Сегодня в вузах широко распространены автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами. С их помощью можно организовать систему электронного документооборота, а также систему контроля выполнения заданий и нагрузки сотрудников. Их цель — минимизировать перемещение бумаг. Тем не менее полностью отказаться от документов на бумажных носителях невозможно по ряду причин, главные из которых — причины юридического характера.

Если в вузе большая часть документооборота совершается по компьютерной сети, возникает вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержень любой системы управления электронными документами — электронный архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие длительного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также документы по личному составу:

  • личные дела студентов и сотрудников;
  • приказы по основной деятельности, личному составу;
  • протоколы заседаний ученого совета и материалы к ним;
  • протоколы заседаний ГЭК;
  • планы и отчеты работы кафедр;
  • протоколы заседаний кафедр и т.д.

Указанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, они требуют непосредственно физического воплощения.

Остальные документы, указанные в номенклатуре дел, могут передаваться по системе организованного электронного документооборота. Их следует хранить в течение установленного в номенклатуре дел срока в том подразделении, где они находятся. На этом основании электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов или храниться в самом подразделении, что значительно сократит как занимаемые площади бумажными документами, так и затраты на расходные материалы.

Автоматизация документооборота — это внедрение системы, позволяющей автоматизировать процесс прохождения документов внутри вуза, создать электронный архив документов, контролировать согласование и исполнение договоров, приказов, распоряжений и других документов.

С целью автоматизации документооборота необходимо иметь локальную сеть и приобрести программный продукт. Затраты на это включают:

  • стоимость построения и обслуживания локальной компьютерной сети;
  • стоимость программного продукта;
  • установку программы на сервер и на ПК, находящиеся в подразделениях вуза и подключенные к сети;
  • обучение работе с программой.

С учетом того, что многие фирмы в целях рекламы предлагают вузам свои программные продукты бесплатно, затраты представляются минимальными, а экономический эффект от их внедрения будет значительным. Процесс документооборота является устаревшим рутинным процессом. Донесение указа доходит до исполнителя с большим разрывом времени из-за предпочтения в использовании старых методов введения документации. Любая организация начинается с документов. Документ выступает в качестве средства взаимодействия, свидетельства отношений субъектов хозяйствования, материального выражения большинства их действий и закрепления юридических фактов. Умение работать с документами, правильное построение делопроизводства и делопроизводственных потоков в организации оказывают прямое определяющее воздействие на результаты и эффективность ее деятельности.

 

Список литературы:
1. Приказ Минобразования РФ от 24.07.2000 N 2286 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении" [Электронный ресурс] (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_238230/) (Дата обращения 08.12.2020)
2. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция) [Электронный ресурс] (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/) (Дата обращения 08.12.2020)
3. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2020.— 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс] (https://new.znanium.com/catalog/product/1078152) (Дата обращения 05.12.2020);
4. Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС : учебник и практикум для академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 384 с. — (Бакалавр. Академический курс).