Функционально-стоимостной анализ системы адаптации молодых специалистов в бюджетной организации

В последние годы в мире наблюдается повышенный интерес к новым методам, методикам и подходам управления бизнесом. Современное мышление об управлении и бизнесе складывается на четком определении, измерении, анализе и бесконечном улучшении. Одним из методов описания, измерения, анализа и улучшения бизнеса является метод функционально-стоимостного анализа.

В России на сегодняшний день необходимы существенные перемены в отношении функционально-стоимостного анализа. Целью данной статьи является раскрытие сущности функционально-стоимостного анализа и подходов к его применению с помощью примера при решении конкретных задач анализа и управления финансовой деятельностью предприятия. При всем многообразии подходов, научной и практической основательности применявшихся механизмов ФСА, эволюция данного метода в ходе развития не избежала ошибок и некоторых недостатков. В этой связи актуализируется проблема развития методики функционально-стоимостного анализа и его адаптации к современным условиям деятельности российских коммерческих организаций. В настоящее время существуют различные мнения об эффективности применения функционально-стоимостного анализа (ФСА) или в английской аббревиатуре Activity Based Costing (ABC). Одни пользователи считают ФСА достаточно сложным для понимания и применения. Другие наоборот, простым известным методом, но им не совсем понятна технология его применения, как в методическом плане, так и в плане использования программных средств его поддержки. Третья категория менеджеров вообще не видит возможности его практического применения.

 Данная статья, прежде всего принесет ясное понимание руководителям всех уровней, что функционально-стоимостной анализ является мощным средством повышения эффективности качества работы и производства, а так же укрепления конкурентоспособности в целом.

Для проведения функционально-стоимостного анализа был выбран процесс адаптации молодых специалистов бюджетной организации г.Красноярска. Анализ посвящен деятельности руководителей отделов, поскольку они распределяют обязанности между подчиненными сотрудниками и выделяют наставника для новичка, а так же именно руководители в первую очередь заинтересованы тем, что бы молодой специалист был адаптирован и замотивирован в ближайшее время.

Информация о адаптации молодого специалиста формируется на основе современных отчетов сотрудников курирующих и выполняющих обязанность наставника. В дальнейшем с данной информацией работает руководитель и ищет пути решения недостатков. Данный процесс обусловлен особенностями управления кадрами в организации и отчетами о текучести кадров. Процесс адаптации происходит в несколько этапов и занимает в общей сложности или 2.5 месяцев работы. В нем принимают участие сотрудники отдела персонала, руководитель отдела, наставник и специалист службы охраны труда. Не смотря на продолжительность адаптации молодого сотрудника, данный процесс является сверх дорогостоящим. Руководство организации  стремится сократить издержки, аргументируя тем, что данная организация является бюджетной и государственной, и денежные средства от этого процесса могут послужить оплатой какого либо другого вопроса.

Рисунок 1. Совмещенная структурно-элементная модели с существующей функциональной моделью

С помощью FAST модели можно наглядно определить взаимодействие функций.

Рисунок 2.  Диаграмма FAST процесса адаптации молодых специалистов

Самым длительным процессом является наставничество, так как в нем больше всего вспомогательных функций и соответственно большие затраты времени и денежной единицы по сравнению с другими процессами. При анализе всех функций процесса адаптации молодого специалиста, наблюдается ряд  дублирований, такие,  как F1.1 ознакомительная экскурсия и F1.3 внутренние правила и нормы, а так же F2.2 подбор курса обучения и  F 3.1 подготовка материалов для потенциального наставника. F3.4 собеседование с непосредственным руководителем и F4.2 обратная связь с непосредственным руководителем, а так же F4.2.1 собеседование. Затраты элементов процесса адаптации молодых специалистов можно выяснить в организации.

Таблица 1.

Затраты и значимость элементов, существующий вариант

Исходя из таблицы 1 можно наглядно провести ранжирование функций процесса адаптации молодых специалистов по затратам и значимости.

Рисунок 3. Ранжирование по затратам, существующий вариант

Рисунок 4. Ранжирование по значимости, существующий вариант

Для наиболее точного сравнения элементов процесса адаптации молодых специалистов по затратам и значимости и определить, какой именно элемент достижения должен быть подвержен более глубокому анализу или совершенствованию составляется функционально – стоимостная диаграмма. Данная диаграмма строится по убыванию затрат  на элементы процесса адаптации молодых специалистов.

Рисунок 5. Функционально-стоимостная диаграмма

Выше указанное и проведенное исследование, а так же анализ представленной диаграммы позволяет сделать вывод о том, что наибольший разброс затрат и значимости характерен для процесса F3 наставничество, а так же F2 обучение молодого сотрудника. Именно по этим функциям рациональнее всего проводить совершенствование, поскольку они в данном случае приведут к наиболее значимым результатам. При сокращении подфункций в наставничестве и обучении, уменьшатся как временные так и финансовые затраты. Метод функционально-стоимостного анализа разработан  как "операционно-ориентированная" альтернатива  традиционным  финансовым  подходам, достаточно прост и практичен. Что касается снижения стоимости, трудоемкости и времени, то с помощью ФСА-метода  можно так реорганизовать деятельность, чтобы было достигнуто устойчивое их сокращение.