Применение матричного подхода в системе управления проектами на предприятии

Современные рыночные отношения в российской экономике привели к появлению новых направлений в менеджменте.

Восстановление разрушенных и создание новых предприятий, сложность использования новых технологий, рациональный выбор производственных ресурсов в условиях жесткой конкуренции привели к выработке оригинальных и эффективных управленческих решений, в частности к формированию на предприятии направления «управление проектами».

Управление проектом – это особый вид управленческой деятельности, который применяется при ведении производственной и любой другой деятельности предприятий.

Основными элементами управления любым проектом являются: работы, ресурсы, результаты, риски. Каждый из названных элементов в разной степени влияют на конечный результат.

Управление проектами широко применяется во всем мире как инструмент, который позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечить его устойчивость, прибыльность и конкурентоспособность [1].

Повышение эффективности проектного управления определяется четко налаженной организационной структурой, которая способствует реализации совокупности функций, операций и процессов, необходимых для осуществления проекта.  

Одним из инструментов распределения функций и установления ответственности за их выполнение является матрица ответственности.

Самой распространенной матрицей ответственности в проектном управлении является матрица разделения административных задач управления – матрица РАЗУ. В ней используются символы, которые отражают три важных аспекта выполнения каждой работы:

1.  Принятие решения по работе (Я – единоличное принятие решения; ! – участие в коллективном принятии решения с правом решающей подписи; Р – участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи).

2.  Управление работой (П -  планирование; О – организация; К – контроль; Х – координация; А – активизация).

3.  Выполнение работы и её техническое и информационное обслуживание (С – согласование и консультирование; Т – выполнение рабочих операций; М – подготовка предложений; И – получение информации; Прочерк – неучастие в выполнении работы) [2].

Достоинством матрицы РАЗУ является возможность перехода от символических обозначений ответственности к числовым и использования, полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Такой переход должен осуществляться через таблицу парного сравнения, которая содержит экспертные оценки – сравнительной значимости или трудоемкости операций, стоящих за каждым символом.

В приведенной таблице символы сравниваются друг с другом. Более предпочтительному символу присваивается два балла, менее предпочтительному – 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается один балл.

Разработанная матрица позволяет оценить важность каждого символа в соответствующей строке функции.

Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений символов:

,                                                                (1)

                                                                 (2)

Проведенный анализ, с помощью таблиц парного сравнения позволяет дать общую оценку трудоемкости работ: 

                                                                                                 ( 3 )

где W_i– оценка сравнительной трудоемкости работы i (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ);

       V_ij – сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу.

Матричный подход был рассмотрен в управлении проектной организации АО «Гипровостокнефть». В ходе исследования был проведен анализ всех работ проекта, их трудоемкость и затраты на осуществление. Определена степень важность выполняемых работ в процессе осуществления проектного управления.

Сравнительный анализ трудоемкости и важности деятельности выполняемой структурными подразделениями представлен с помощью функционально-стоимостной диаграммы (рисунок 1).

Рисунок 1. Функционально-стоимостная диаграмма

Цифрами обозначены структурные подразделения:

1 – управление проектных работ;

2 – финансово-экономическое управление;

3 – отдел учета и развития персонала;

4 – отдел менеджмента качества;

5 – отдел промышленной безопасности;

6 – группа документоконтроля;

7 – юридический отдел;

8 – отдел информационных технологий.

Представленная диаграмма позволяет определить превышение трудоемкости работ по структурным подразделениям и осуществить мероприятия по оптимизации перезагруженности отделов.

Таким образом, применение матрицы ответственности для определения трудоемкости работ и их важности в управлении проектами и представление полученных результатов с помощью диаграммы функционально-стоимостного анализа позволяет наглядно представить обеспеченность работ всех структурных подразделений и при необходимости применить меры оптимизации трудовых ресурсов.