ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ФАКТА ПОСТАВКИ ПРИ НЕДОСТАТКАХ В ОФОРМЛЕНИИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Согласно положениям Гражданского кодекса Российской Федерации «по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием» [1, ст. 506], а покупатель обязан совершить действия, обеспечивающие принятие товаров, и произвести его оплату.

Одним из таких действий для покупателя является надлежащее оформление товаросопроводительных документов, подтверждающее принятие товара покупателем. Но в практике нередко возникают случаи, когда первичные документы, подтверждающие передачу товара, оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе со стороны покупателя. В указанных случаях поставщик рискует тем, что при возникновении споров (в том числе судебных) он не сможет ни взыскать с покупателя оплату за фактически переданный товар, ни потребовать возврата неоплаченного покупателем товара.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета; на практике чаще всего в качестве первичного учетного документа в отношении передачи товара покупателю используется либо товарная накладная по форме ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), либо универсальный передаточный документ, который содержит в себе реквизиты и товарной накладной, и счета-фактуры.

Можно выделить три наиболее распространенных недостатка в документальном оформлении передачи товара: товарная накладная не подписана покупателем; в товарной накладной отсутствуют расшифровка подписи и должность лица, принявшего товар; у лица, принявшего товар, отсутствует доверенность на принятие товара и подписание соответствующих документов от имени покупателя. Рассмотрим каждый из этих случаев подробнее.

1. Товарная накладная не подписана покупателем.

Товарная накладная – главный документ, который подтверждает факт передачи товара от поставщика к покупателю, и недостатки в ее оформлении могут иметь неблагоприятные последствия для поставщика, поскольку все реквизиты первичных учетных документов, составляемых в унифицированной форме (в том числе накладной № ТОРГ-12), являются обязательными (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ).

Ситуация, когда товарная накладная не подписана со стороны покупателя, может возникнуть по невнимательности лица, подписывающего документы: например, кладовщик подписывает только один экземпляр товарной накладной, который оставляет у себя, а второй экземпляр, предназначающийся для возврата поставщику, остается неподписанным. Не исключен также вариант недобросовестности покупателя, когда товарные накладные не подписываются умышленно с целью уклонения от оплаты поставленного товара.

В указанной ситуации поставщик может попробовать доказать факт отгрузки товара с помощью косвенных доказательств.

Судебная практика говорит о том, что при отсутствии товарной накладной (а в случае не подписания покупателем товарной накладной можно говорить, что товарная накладная фактически отсутствует) факт передачи товара покупателю может быть подтвержден иными двусторонними документами (актом приема-передачи, товарно-транспортной накладной и т.д.), содержащими обязательные реквизиты первичных учетных документов, и позволяющими достоверно установить факт поставки. К примеру, в одном из судебных дел о взыскании долга по оплате товара суд установил, что отсутствие товарной накладной – не повод считать поставку неисполненной; поставщик подтвердил факт передачи товара двусторонними документами: актами приема-передачи и сверки взаиморасчетов [2, с. 4].

Однако подтвердить поставку может быть затруднительно даже при наличии иных, косвенных доказательств, потому что, по мнению большинства судов, единственное бесспорное доказательство поставки – это первичный документ, подтверждающий именно передачу товара покупателю [5, с. 4].

Одним из способов защиты в указанном случае может служить включение в договор поставки условия о том, что при невозврате товаросопроводительных документов (а равно и при их не подписании) товар считается принятым покупателем при отсутствии в установленный договором срок мотивированного отказа покупателя от подписания документов. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 23.09.2013 по делу № А41-39564/12 судами был отклонен довод ответчика о том, что им не подписана товарная накладная, так как договором предусмотрена обязанность покупателя возвращать поставщику один экземпляр товарной накладной с подписями уполномоченного лица и печатью покупателя; если экземпляр товарной накладной, переданный покупателю, не будет возвращен поставщику, покупатель считается получившим товары на условиях, содержащихся в экземпляре товарной накладной. Таким образом суд признал подобные формулировки не противоречащими законодательству.

В дополнение в качестве доказательства поставки можно предоставить свидетельские показания как работников поставщика, производивших отгрузку товара, так и работников, к примеру, транспортной компании, которая осуществляла доставку товара покупателю, поскольку свидетельские показания допускаются наряду с письменными в арбитражном процессе.

Конечно, если помимо свидетельских показаний нет иных доказательств, подтверждающих поставку, суд может отнестись к ним довольно скептически.

Поэтому очень важно собрать максимум возможных доказательств, которые в общей массе повлияли бы на мнение суда и склонили бы к принятию решения в пользу поставщика.

2. В накладной отсутствуют расшифровка подписи и должность лица, принявшего товар.

Пленум ВАС РФ в свое время использовал фразу "принадлежность подписи уполномоченному лицу" [4, с. 2]. Для выяснения наличия полномочий на скрепление подписью письменного доказательства, в том числе доказательства о получении товара, соответствующее лицо необходимо идентифицировать. Его подпись должна такую идентификацию позволять. С целью идентификации делается расшифровка подписи, предполагающая указание фамилии, имени и отчества лица, подписывающего документы. Многие нормативно утвержденные формы документов предполагают обязательную расшифровку подписей. В товарной накладной обязательно должны присутствовать подпись и должность лица, принявшего груз, и расшифровка подписи.

Эти реквизиты равноценны, в совокупности они подтверждают, что товар приняло уполномоченное лицо компании-покупателя. Суд может не принять накладные с неполными данными в качестве подтверждения поставки. И тогда решение будет вновь зависеть от наличия или отсутствия в деле других доказательств.

Чаще всего отсутствие расшифровки подписи на накладной не позволяет доказать факт приемки товара покупателем, если помимо отсутствия расшифровки отсутствуют другие реквизиты в подтверждение полномочий лица, принявшего товар от имени покупателя, например, нет печати покупателя, не указаны номер и дата доверенности лица, уполномоченного на приемку, самой доверенности [6, с. 3].

В этих случаях поставщику могут помочь доказательства последующего одобрения сделки со стороны уполномоченных лиц покупателя. Примерный перечень таких обстоятельств приведен в п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 № 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 ГК РФ». Действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

Полномочия лица по приемке товара можно доказать исходя из практики оформления документов, сложившейся между сторонами. В одном из судебных дел поставщик представил в суд товарные накладные по предыдущим поставкам; в этих накладных были подписи тех же лиц, что и в спорных накладных; суд пришел к выводу, что неоднократное получение продукции одними и теми же лицами с последующей оплатой полученной продукции позволяет определить полномочия данных лиц как явствующие из обстановки [3, с. 3]. Другое обстоятельство – где был принят товар; если это был склад покупателя или иное место, где покупатель обычно принимает товар, это также может подтвердить полномочия из обстановки. Важно также по возможности установить, что приемщики – работники получателя. Есть формальная позиция судов о том, что это обстоятельство должен доказывать поставщик, однако разумнее было бы определить, что именно покупатель должен доказать, что лица, указанные в документах - не его работники, так как только у него есть эта информация.

3. У лица, принявшего товар, отсутствует доверенность на принятие товара и подписание соответствующих документов от имени покупателя.

Полагаться на то, что полномочия лица, осуществляющего приемку товара, всегда явствуют из обстановки, не стоит.

Поставщику стоит предусмотреть в договоре, что вручение товара осуществляется только при предъявлении доверенности, содержащей в себе соответствующие полномочия. С доверенностью необходимо не просто ознакомиться, а иметь у себя оригинал или надлежащим образом заверенную копию данной доверенности. Иначе, даже если в накладной указаны реквизиты доверенности, покупатель в случае возникновения спора может заявить, что на самом деле такой доверенности не существует.

В практике также бывают случаи, когда поставщику оригинал доверенности был предоставлен, но впоследствии покупатель заявляет, что эта доверенность подписана не лицом, уполномоченным действовать от лица компании (генеральным директором), а посторонним лицом, и поэтому является недействительной.

Такие случаи зачастую требуют проведения экспертизы. Если подтвердится, что в доверенности стоит подпись неустановленного лица, то при отсутствии других доказательств передачи товара уполномоченному лицу покупателя суд откажет поставщику в иске. В целях исключения подобных рисков многие компании включают в текст договора поставки условие о том, что грузополучатель уведомлен и согласен, что поставщик не производит юридическую экспертизу подлинности подписей и печатей, содержащихся в доверенностях на получение товара; таким образом, надлежащей доверенностью, подтверждающей полномочия на приемку товар, будет являться доверенность, предъявленная поставщику представителем покупателя.

Печать компании-покупателя зачастую подтверждает полномочия того, кто расписался в товарной накладной.

Большинство судов указывает, что если сотрудник без доверенности расписался в товарной накладной, а затем подпись заверили печатью, это подтверждает полномочия указанного сотрудника. Исключение есть только для случаев, когда покупатель своевременно заявил об утрате, хищении печати или ее подделке. Если об этом своевременно не сообщили, суд отклонит такой довод.

Таким образом, в отсутствие надлежащим образом оформленных документов по передаче товара (товарных накладных) поставщик не лишен возможности подтверждать факт поставки иными косвенными доказательствами; возможно также включение в текст договора поставки дополнительных условий, обязывающих покупателя надлежащим образом оформлять и возвращать товаросопроводительные документы.

Дополнительно в качестве рекомендации компаниям, осуществляющим поставку товаров, можно посоветовать составить подробную инструкцию-памятку для лиц (возможно в виде некоего чек-листа), непосредственно осуществляющих отгрузку товаров покупателям, о том, какие реквизиты должны обязательно присутствовать в товарной накладной, и о необходимости обязательной проверки полномочий лица, принимающего товар со стороны покупателя.