ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ЭЛЕМЕНТ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ГОРОДСКОЙ УПРАВЫ ГОРОДА КАЛУГИ

ELECTRONIC DOCUMENT FLOW AS AN ELEMENT OF PROCESS OPTIMIZATION IN LOCAL GOVERNMENT BODIES (ON THE EXAMPLE OF THE CITY ADMINISTRATION OF THE CITY OF KALUGA)

Marina Akulicheva

Student Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation (Kaluga Branch), Russia, Kaluga

Natalya Harchikova

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of State and Municipal Administration Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation (Kaluga Branch), Russia, Kaluga

Аннотация. Актуальность данного исследования состоит в важности и значимости обеспечения деятельности органов публичного управления, в системе которой значительная роль отведена документообороту. Документационное обеспечение органов публичного управления является важнейшим фактором эффективности организации их деятельности, поскольку именно от качества организации документооборота зависит степень удобства и организованности функционирования органа власти.  Организация деятельности любого органа власти построена на документообороте, который отражает движение рабочей информации внутри него. Документационное обеспечение деятельности системы органов власти имеет фундаментальное значение для отражения характера и смысла их деятельности, поскольку документооборот позволяет фиксировать не только информационные потоки, но и процессы принятия и реализации им управленческих решений. Исследование вопросов документационного обеспечения органов публичного управления позволяет отразить характер и суть их деятельности, а также сделать определенные выводы относительно организации исполнения ими своих полномочий. Учитывая тенденцию повсеместного распространения указанных систем, в настоящее время целесообразно осуществлять совершенствование документационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления именно путем развития информационных технологий.  Основная цель исследования состоит в разработке проектного предложения по совершенствованию электронный документооборота как элемент оптимизации процессов в Городской Управе города Калуги.

Abstract. The relevance of this study lies in the importance and significance of ensuring the activities of public administration bodies, in the system of which a significant role is assigned to document management. Documentation support of public authorities is the most important factor in the effectiveness of the organization of their activities, since the degree of convenience and organization of the functioning of the authority depends on the quality of the organization of the document flow. The organization of the activities of any authority is built on a workflow that reflects the movement of working information within it. Documentation of the activities of the system of authorities is of fundamental importance for reflecting the nature and meaning of their activities, since the document flow allows you to record not only information flows, but also the processes of making and implementing management decisions. The study of the issues of documentary support of public administration bodies allows reflecting the nature and essence of their activities, as well as drawing certain conclusions regarding the organization of the execution of their powers. Taking into account the tendency of the ubiquitous distribution of these systems, it is currently advisable to improve the documentation support of state authorities and local self-government precisely through the development of information technologies. The main goal of the study is to develop a project proposal to improve electronic document management as an element of process optimization in the City Government of the city of Kaluga.

Ключевые слова: электронный документооборот, документооборот, система электронного документооборота, документационное обеспечение, документация

Keywords:  electronic document management, document management, electronic document management system, documentation support, documentation

Организация деятельности любого органа власти построена на документообороте, который отражает движение рабочей информации внутри него. Документационное обеспечение деятельности системы органов исполнительной власти РФ имеет фундаментальное значение для отражения характера и смысла их деятельности, поскольку документооборот позволяет фиксировать не только информационные потоки в органе власти, но и процессы принятия и реализации им управленческих решений [2].

Посредством документооборота в органе власти фиксируется вся та информация, которая является значимой для реализации им своих властных полномочий – то есть осуществления государственной политики в определенной сфере общественной жизни. Документационное обеспечение отдельных систем органов власти позволяет не только сделать выводы о том, насколько эффективно организована работа по отражению деятельности его и его должностных лиц, но и изучить динамику его управленческого воздействия на сферу, находящуюся в его ведении [1]. Документационное обеспечение органов власти является важнейшим фактором эффективности организации их деятельности, поскольку именно от качества организации документооборота зависит степень удобства и организованности функционирования органа власти. Организация деятельности любого органа власти построена на документообороте, который отражает движение рабочей информации внутри него. Документационное обеспечение деятельности системы органов государственной власти и местного самоуправления в РФ имеет фундаментальное значение для отражения характера и смысла их деятельности, поскольку документооборот позволяет фиксировать не только информационные потоки в органе власти, но и процессы принятия и реализации им управленческих решений [3].

В настоящее время электронный документооборот представляет собой неотъемлемый элемент эффективной организации документационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления, который позволяет с более высокой скоростью и высоким уровнем комфорта осуществлять обмен, сбор и хранение внутренней служебной информации [4]. 

Несмотря на то, что в настоящее время не существует нормативно-правового акта, который бы устанавливал обязательность электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления (некоторыми из них до сих пор используется традиционная система документооборота или двойная система), большинство из них уже внедрили в свою деятельность инструменты и механизмы обеспечения электронного документооборота. Некоторые системы электронного документооборота внедряются на региональном уровне в отношении всей системы органов власти субъекта РФ (например, в Калужской области используется система САДКО). Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что в настоящее время электронный документооборот не является обязательным элементом, но представляет собой одно из наиболее актуальных направлений развития сферы документационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления.

В Городской Управе города Калуги в настоящее время внедрены инструменты и механизмы обеспечения электронного документооборота (элементами которого является СЭД «CompanyMedia», необходимые компетенции служащих и сотрудников и т.д.). При этом подразделением, ответственным за организацию и ведение электронного документооборота во всех структурных подразделениях Городской Управы города Калуги является управление делами Городского Головы города Калуги (ответственным подразделением является комитетом документационно-контрольной работы). Можно отметить высокую степень организованности всех элементов электронного документооборота в Городской Управе города Калуги, а также его целостность, которая выражается в полном переводе традиционного вида документации и любой работы с ней в электронный вид, а также в использовании возможностей системы электронного документооборота всеми структурными подразделениями органа местного самоуправления.

Необходимо проиллюстрировать целостность и комплексность использования системы электронного документооборота в управлении делами Городского Головы города Калуги. Все входящие документы (которые поступили на имя Городского Головы города Калуги или Первого заместителя Городского Головы города Калуги) должны быть зарегистрированы в системе. При этом каналов поступления входящей корреспонденции достаточно большое количество, к ним можно отнести: Почту России, официальную электронную почту управления, систему Садко, а также возможность передачи документа нарочно. В таблице 1 представлено соотношение входящей документации между каналами поступления в период с 2020 года по 2022 год [5].

Таблица 1.

Соотношение входящей документации управления делами Городского Головы города Калуги между каналами поступления (2020-2022 гг.)

Исходя из таблицы 1, можно сделать следующие выводы. В период с 2020 года по 2022 год стабильно снижалась доля документов, поступающих в управление делами Городского Головы города Калуги нарочно (в рассматриваемый период снижение составило 10%); также стабильно уменьшалась доля документов, поступающих «Почтой России» - их количество снизилось на 9%); уменьшалась и доля документов, поступающих в управление посредством электронной почты (как официальной электронной почты управления, так и официальной электронной почты Городской Управы города Калуги); при этом стабильно увеличивалась доля документов, поступающих в управление делами Городского Головы посредством системы «Садко» (в рассматриваемый период их доля увеличилась на 20%). Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что в рассматриваемый период развивались именно цифровые пути обмена служебной документацией (без одновременного использования традиционных способов). При этом следует отметить, что посредством системы «Садко» в управление делами Городского Головы города Калуги документация поступает исключительно от органов власти Калужской области (например, министерств), физические лица, некоммерческие и коммерческие организации не имеют возможности ее использования. При этом, однако, и в отношении данных субъектов необходимо отметить преобладание электронных способов обмена информацией (электронную почту) над традиционными («Почтой России» и нарочной передачей). Все это свидетельствует о высокой степени цифровизации документационных процессов в управлении делами Городского Головы города Калуги.

В настоящее время документационное обеспечение деятельности всех подразделений Городской Управы города Калуги осуществляется управлением делами Городского Головы путем организации и ведения электронного документооборота. При этом следует отметить, что каждое структурное подразделение Городской Управы города Калуги осуществляет как исполнение собственно зарегистрированных документов, так и исполнение поручений Городского Головы (то есть входящих документов, зарегистрированных управлением делами Городского Головы. В целом организацию электронного документооборота в Городской Управе города Калуги можно охарактеризовать положительно, поскольку она отвечает принципам оптимальности, экономичности, удобства хранения, сбора и обмена служебной информацией. При этом следует отметить, что возможности системы электронного документооборота в Городской Управе города Калуги используются в полной мере и всеми подразделениями, и более того – имеют не номинальный характер, в отличие от большей части систем электронного документооборота в органах местного самоуправления. При этом очевидно, что электронный документооборот в Городской Управе города Калуги не является совершенным и требует реализации определенных мер совершенствования.

Предложенное решение по оптимизации электронного документооборота в Городской Управе города Калуги предполагает внедрение нового вида документа – распоряжения должностных лиц местного самоуправления (под которыми понимаются руководители структурных подразделений Городской Управы города Калуги), а также разработка порядка работы с распоряжениями должностных лиц местного самоуправления в Городской Управе города Калуги. При этом необходимо оставить контроль за правильностью заполнения, оформления и регистрации нового вида нормативных актов за Управлением делами Городского Головы. Новый вид нормативных документов Городской Управы города Калуги позволит: оптимизировать документооборот в Городской Управе города Калуги; позволит снизить необоснованную нагрузку на Городского Голову города Калуги, Первого заместителя Городского Головы города Калуги, а также на комитет документационной работы Управления делами Городского Головы.

Новый вид нормативных документов Городской Управы города Калуги позволит: оптимизировать документооборот в Городской Управе города Калуги; снизить необоснованную нагрузку на Городского Голову города Калуги, Первого заместителя Городского Головы города Калуги, а также на комитет документационной работы Управления делами Городского Головы; внедрить возможность для подписания руководителями структурных подразделений Городской Управы города Калуги нормативных актов в пределах своей компетенции (то есть те, которые разрабатываются сотрудниками профильного подразделения Городско Управы.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что реализация предложенного решения по внедрению порядка работы с распоряжениями должностных лиц местного самоуправления в Городской Управе города Калуги будет множество положительных эффектов для организации документооборота в Городской Управе города Калуги, что позитивно отразиться на общей организации функционирования органа местного самоуправления.