СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТАМИ

Аннотация. Система управления проектами играет важную роль в современных организациях, где выполнение проектов становится все более важным для достижения стратегических целей. Данный доклад рассматривает систему управления проектами в организации как ключевой инструмент для повышения эффективности работы над проектами. Особое внимание уделено значению участия сотрудников и подрядчиков в данной системе, а также их влиянию на своевременное и успешное завершение проектов.

Ключевые слова: система управления проектами, организация, повышение эффективности работы над проектами.

В современном бизнесе система управления проектами стала неотъемлемой частью деятельности компаний. Эффективное управление проектами позволяет достигать поставленных целей в срок и в рамках бюджета, а также повышать уровень удовлетворённости заказчиков. Система управления проектами включает в себя ряд ключевых элементов, таких как определение целей проекта, планирование выполнения работ, распределение ресурсов, контроль за реализацией и оценка результатов. Для успешного управления проектами необходимо использовать современные методы и инструменты, такие как методология управления проектами (например, PMBoK), программное обеспечение для управления проектами, коммуникационные платформы и инструменты для оценки эффективности. Важной частью этой системы является роль участия сотрудников организации и подрядчиков, выполняющих те или иные виды работ или услуг. В рамках любого проекта каждый сотрудник компании играет важную и ответственную роль. Каждый сотрудник обладает своими уникальными навыками, знаниями и опытом, которые могут внести свой вклад в успешное завершение проекта. Невозможно достичь успеха в работе над проектами без эффективной командной работы, где каждый член команды выполняет свои обязанности на высоком уровне. Прежде всего, сотрудники компании должны ясно понимать цели и задачи проекта, а также свою роль в его достижении. Важно, чтобы каждый сотрудник был вовлечён в процесс планирования и принятия решений, таким образом повышая общую эффективность работы над проектом. Вовлечение сотрудников в проектные активности компании возможно и желательно прежде всего через открытие им доступа к использованию системы управления проектами организации, которое имеет следующие преимущества:

1. Лучшая координация и синхронизация работ. Когда сотрудники имеют доступ к системе управления проектами, они могут видеть весь объем работы, свои задачи и сроки выполнения. Это помогает избежать дублирования работ, конфликтов и снижает риск просрочки проекта.

2. Улучшенное планирование и прогнозирование. Благодаря доступу к системе управления проектами сотрудники могут видеть всю цепочку задач и их зависимости, что помогает планировать свою работу более эффективно и предугадывать возможные проблемы.

3. Увеличение прозрачности. Сотрудники, имеющие доступ к системе управления проектами, видят весь процесс работы над проектом, что способствует более открытому и прозрачному взаимодействию в коллективе.

4. Быстрое обновление информации. В системе управления проектами можно легко и быстро вносить изменения в планы и задачи, и все сотрудники могут получить актуальную информацию в режиме реального времени.

5. Сокращение времени на коммуникацию. Сотрудники могут обмениваться информацией, комментариями и файлами непосредственно в системе управления проектами, что ускоряет процесс взаимодействия и снижает количество ненужных встреч и переписки.

6. Увеличение производительности и эффективности. Благодаря доступу к системе управления проектами сотрудники могут более осознанно и систематически подходить к своей работе, что способствует повышению производительности и качества работы над проектом.

Подрядчики, в свою очередь, также играют немаловажную роль в выполнении определённых задач в рамках проекта. Их профессионализм, надёжность, адекватное понимание поставленной задачи и своевременное выполнение работ значительно влияют на результат проекта. Поэтому важно устанавливать прозрачные отношения с подрядчиками, контролировать их деятельность и обеспечивать обратную связь. И если в организации есть возможность подключить представителей подрядчиков к своей системе управления проектами, то это также может принести значительные преимущества, среди которых следующие:

1. Прозрачность и своевременность информации. Подрядчики имеют возможность получать доступ к актуальным данным о проекте, а также вносить необходимые обновления и корректировки. Это способствует устранению задержек и обеспечивает своевременное информирование всех участников проекта.

2. Совместная работа и координация. Доступ подрядчиков к системе управления проектами позволяет им эффективно взаимодействовать с другими участниками команды, обмениваться информацией и ресурсами, а также координировать свои действия для достижения общих целей проекта.

3. Улучшение контроля над выполнением задач. Благодаря доступу к системе управления проектами, подрядчики могут отслеживать статус выполнения задач, контролировать свои сроки и бюджеты, а также оперативно реагировать на возможные изменения и риски.

4. Увеличение эффективности и качества выполнения работ. Доступ к системе управления проектами помогает подрядчикам более точно оценивать объем работ, планировать свои ресурсы и сроки, а также повышать качество своей работы за счёт использования стандартизированных процессов и методик управления проектами.

5. Улучшение коммуникации и сотрудничества. Доступ подрядчиков к системе управления проектами способствует улучшению коммуникации и сотрудничества между всеми участниками проекта, что способствует более гармоничному и эффективному выполнению задач и достижению целей проекта.

Исходя из вышеизложенного можно говорить о том, что преимущества от подключения сотрудников и подрядчиков к системе управления проектами организации довольно весомые и вряд ли могут быть достигнуты только лишь методами традиционных корпоративного управления и коммуникаций между участниками процессов. При этом для оценки эффективности подключения сотрудников и подрядчиком можно использовать метрики уже упомянутого PMBoK, представленные в пятом издании:

• метрики освоенного объёма: плановый объем бюджета, освоенный объем бюджета, фактический объем бюджета;
• контроль отклонений проекта от базового плана: отклонение по срокам, отклонение по стоимости;
• индикаторы выполнения проекта: индекс выполнения сроков, индекс выполнения стоимости.

В завершение, хотелось бы ещё раз отметить, что успешная работа над проектами возможна благодаря эффективной командной работе всех участников проектной деятельности. И система управления проектами в организации может стать не только инструментом для достижения целей, но и средством повышения эффективности работы над проектами, объединив всех участников, в которых одними из ключевых являются сотрудники организации и подрядчики, в одной точке. Поэтому важно правильно организовать процесс управления проектами, обеспечить поддержку и мотивацию участников, а также контролировать ход выполнения работ. Все эти меры совместно обеспечат успешную реализацию проектов и повысят конкурентоспособность организации.