ВНЕДРЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ: ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Основу информационной среды любого органа, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Внедрение информационно-коммуникационных технологий затронуло и сферу документационного обеспечения органов внутренних дел. Электронный документооборот внедрен в служебную деятельность на всех уровнях управления. Он позволил усовершенствовать работу ведомства, но на практике до сих пор не смог полностью заменить бумажные носители.

К настоящему времени во многих территориальных органах, структурных подразделениях МВД России работают с электронными документами. Порядок работы с электронными документами регламентируется федеральными законами «Об электронной  подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», постановлением Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», который является основой  системы  электронного  документооборота  государственного и муниципального управления. Уникальность МВД России среди прочих органов государственной власти состоит в том, что именно органы охраны правопорядка чаще других напрямую контактируют с гражданами. От работы сотрудников полиции зависит соблюдение законности в жизни страны, порядок на улицах городов, а иногда и покой в домах и квартирах самих граждан. Сегодня от работы МВД России зависят многие аспекты повседневной жизни граждан. Органы внутренних дел занимаются обеспечением порядка на улицах, предотвращением и раскрытием преступлений, защитой и охраной частной собственности, государственных и коммерческих объектов. Подразделения МВД борются за безопасность на дорогах страны, обеспечивают проведение массовых мероприятий, днем и ночью приходят на помощь гражданам в чрезвычайных ситуациях. В административно-служебной деятельности органов внутренних дел особое значение имеют задачи по формированию и ведению централизованных учетов, баз данных оперативно-справочной, розыскной, криминалистической, статистической и иной информации, а также обеспечение межведомственного и межгосударственного информационного взаимодействия. Эти задачи возлагаются на информационно-аналитические подразделения органов внутренних дел. Процесс работы с документами в СЭД не завершен и нуждается в совершенствовании. На основании результатов проведенного исследования рекомендуется разработать и внедрить электронную регистрацию входящей корреспонденции путем создания регистрационно-контрольной карточки в СЭД, с дальнейшим прикреплением электронного образа документа к ней. Под целевой структурой проекта понимается перечень работ, которые требуется выполнить для достижения генеральной цели. Генеральной целью проекта является внедрение современных технологий документационного обеспечения в деятельность МВД России по Свердловской области. Для внедрения современных технологий документационного обеспечения в деятельность ГУ МВД России по Свердловской области предлагается создать: новый программный продукт в СЭД, методическую документацию. Для достижения первой цели по созданию нового программного продукта нужно, во-первых, разработать программное обеспечение – саму программу, которая бы позволила регистрировать поступившие документы в регистрационно-контрольных формах СЭД. Для этого сотрудники группы делопроизводства и режима подготавливают техническое задание, в котором четко прописаны функции, которые они бы хотели видеть в программе. Программисты проектируют программный продукт, занимаются его дизайном, кодированием. После завершения работы над проектом нового программного продукта наступают стадии тестирований. Первые тестирования программного обеспечения проводятся для анализа его работы, выявления недостатков, с целью их дальнейшего устранения. После итогового тестирования разработанное программное обеспечение утверждается. Во-вторых, созданный программный продукт следует внедрить в работу ГДиР. Для этого будет разработана и утверждена Инструкция по работе с программным обеспечением. Внедрение разработанной программы в работу оформляется актом внедрения программного продукта в делопроизводство ИЦ. После написания сотрудниками группы делопроизводства и режима заявок на установку программного продукта, программное обеспечение устанавливается программистами ИЦ на рабочие компьютерные станции должностных лиц. Затем проводится обучение пользователей по работе с новой программой.

Для достижения второй цели по созданию нового программного продукта нужно, во-первых, создать методическую документацию. Для этого группа делопроизводства и режима подготавливает  предложения по внесению изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации в раздел по работе с СЭД. Затем с одобрения начальника ответственный сотрудник готовит проекта внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству. Таким образом, разработаны рекомендации по документационному обеспечению работы с документами в деятельности Информационного центра, которые предполагают внедрение нового модуля электронной регистрации входящей корреспонденции в СЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки, с дальнейшим прикреплением электронного образа документа  к  ней,  а  также  внесение  изменений в действующую Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. На базе Информационного центра будет разработано и внедрено программное обеспечение, с помощью которого можно будет регистрировать поступившие бумажные документы в электронном виде. Он будет представлять модуль системы электронного документооборота, тем самым, доработка СЭД не потребуется. Программный продукт будет работать в тестовом режиме и  в  порядке  эксперимента,  проводимого в Информационном центре. Разработкой программного обеспечения будут заниматься штатные программисты из вычислительного центра ИЦ, поэтому дополнительные лица из других организаций наниматься не будут, что существенно сократит финансовые траты. Основное финансовое обеспечение проекта будет реализовываться за счет средств федерального бюджета. Группа по разработке проекта будет включать специалистов группы делопроизводства и режима ИЦ, отделения программирования ИЦ. Согласование, утверждение и издание локального нормативного акта осуществится с помощью  руководства  ИЦ,  ГУ  МВЛД  России по Свердловской области и правового управления. В результате реализации мероприятий проекта ожидается внедрение в сервис электронного документооборота модуля для регистрации поступивших документов  в  регистрационно-контрольных  формах. Это позволит увеличить эффективность работы с документами и отказаться от бумажных журналов учета входящих документов.