ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ КОРПОРАТИВНЫХ АРХИВОВ

DIGITAL TRANSFORMATION OF CORPORATE ARCHIVES

Prokhorova Evgeniya Aleksandrovna

Master’s student, Belgorod State University, Russia, Belgorod

Аннотация. В статье рассматриваются ключевые аспекты цифровой трансформации корпоративных архивов и изменения в управлении документами при переходе к электронным системам. Освещаются вопросы стандартизации электронных документов, интеграции СЭД и ECM-платформ, а также применение искусственного интеллекта. Подчеркивается, что цифровизация ускоряет хранение и поиск информации, повышает безопасность и меняет подходы к долговременной сохранности. Делается вывод о её стратегическом значении для эффективности корпоративного управления.

Abstract. The article examines key aspects of the digital transformation of corporate archives and the changes in document management associated with the shift to electronic systems. It highlights issues related to the standardization of electronic documents, the integration of EDMS and ECM platforms, as well as the use of artificial intelligence. The study emphasizes that digitalization accelerates information storage and retrieval, enhances security, and reshapes approaches to long-term preservation. The conclusion underscores its strategic importance for improving corporate governance efficiency.

Ключевые слова: цифровая трансформация; корпоративные архивы; электронные документы; СЭД; ECM; стандартизация; архивное хранение; информационная безопасность; цифровизация; управление документами.

Keywords: digital transformation; corporate archives; electronic documents; EDMS; ECM; standardization; archival storage; information security; digitalization; document management.

Цифровая трансформация корпоративных архивов является одним из ключевых направлений модернизации документооборота в современных организациях. В условиях стремительного роста объемов данных и высокой скорости деловых процессов компании сталкиваются с необходимостью перехода от традиционных бумажных архивов к электронным системам хранения и управления документами [1]. Цифровизация архивного хранения обеспечивает более высокий уровень контроля, сокращает временные и финансовые затраты на обработку документов, а также повышает прозрачность и управляемость корпоративной информации [2]. Цифровая трансформация превращает предприятия реального сектора и сферы услуг в ИТ-компании, способные повышать прибыльность за счет обработки и использования корпоративных данных [1, 6].

Электронные архивы позволяют централизованно управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания и регистрации до передачи в долговременное хранение. Современные СЭД и ECM-системы обеспечивают быстрый поиск документов, автоматическое индексирование, разграничение прав доступа и возможность отслеживания всех действий пользователей [1, 2, 6].

Преимущества перехода на цифровые архивы особенно ощутимы для компаний с большими объемами документации. Например, организации с миллионами документов ежедневно могут значительно снизить нагрузку на персонал, сократить время обработки и уменьшить риск утраты данных [1, 2]. Электронный архив становится единой точкой входа для сотрудников, филиалов и удалённых подразделений.

Одним из ключевых факторов цифровой трансформации является стандартизация электронных документов. Международный стандарт ISO 15489 и российские нормативы, включая ГОСТ Р 7.0.8–2013, задают требования к структуре, реквизитам и формату документов, обеспечивая их юридическую значимость и долговременное хранение [4, 5].

Соблюдение стандартов особенно важно для архивов с юридически значимой документацией: договоров, бухгалтерских отчетов, кадровых документов и приказов. Нарушение требований к оформлению и хранению документов может привести к проблемам при проверках контролирующих органов или судебных разбирательствах [3, 5].

Современные электронные архивы используют инструменты автоматизации: системы OCR для распознавания текста, интеллектуальные модули классификации документов, алгоритмы выявления дубликатов и автоматическое присвоение индексов [6].

Элементы искусственного интеллекта позволяют предсказывать категории документов, автоматически переносить данные в картотеки и анализировать массивы информации для управленческих решений. Такие технологии повышают эффективность работы архивистов и делопроизводителей, сокращают человеческий фактор и ошибки, а также ускоряют процессы поиска и согласования документов [6].

Архивы корпоративного уровня можно классифицировать по различным критериям:

По срокам хранения: оперативные (часто используемые) и долговременные (постоянного хранения).

По типу информации: бухгалтерские, кадровые, организационные, распорядительные и др.

По способу автоматизации: традиционные бумажные, ERP-архивы, ECM, HRM, системы внешнего ЭДО.

Долговременные архивы требуют особого внимания, поскольку помимо физического хранения необходимо обеспечить возможность воспроизведения документов через годы и десятилетия, включая визуализацию и проверку юридической значимости [2, 3].

Сложности долговременного хранения связаны с необходимостью поддерживать юридическую значимость документов, хранить метаданные, цифровые подписи и обеспечивать читаемость файлов в течение десятилетий. Например, документы, созданные в устаревших форматах (например, текстовый редактор «Лексикон»), могут быть недоступны на современных системах [3].

Для электронных архивов критично учитывать:

поддержку форматов, совместимость программного обеспечения и возможность миграции данных;

сохранность цифровых подписей и сертификатов;

правильное хранение метаданных и логов аудита.

Масштабируемость и импортонезависимость

Современные системы цифровых архивов должны быть масштабируемыми и отказоустойчивыми. Они должны выдерживать высокие нагрузки при работе с миллионами документов и тысячами пользователей. Важным аспектом является также импортонезависимость — после ухода западных вендоров из России компании должны быть уверены в долговременной поддержке и развитии своих архивных систем [1, 2].

Практическая ценность цифровых архивов

Цифровые архивы позволяют:

объединять документы из различных источников в единую систему;

быстро находить документы по различным критериям;

обеспечивать доступ контролирующих органов и сотрудников;

снижать расходы на хранение и обслуживание бумажных архивов;

автоматизировать рутинные операции архивистов и делопроизводителей.

Электронные архивы повышают управляемость корпоративной информацией, снижают риски штрафов и потери данных, а также ускоряют бизнес-процессы, сокращая время согласования и обработки документов.

Цифровая трансформация корпоративных архивов является стратегически важным процессом для современных организаций. Она требует внедрения современных технологий, соблюдения стандартов и нормативов, применения инструментов автоматизации и ИИ, а также профессиональной подготовки сотрудников.

Электронные архивы обеспечивают повышение эффективности управления корпоративными данными, сокращение издержек и рисков, а также соответствие требованиям законодательства. Компании, которые активно внедряют цифровые архивные системы, получают конкурентное преимущество и возможность более эффективного использования корпоративной информации.