Российские проблемы в сфере стандартизации электронного документооборота

Russian problems in the field of standardization of electronic document management

Timur Nikashin

undergraduate, IFTIS MPGU, Russia, Moscow

Аннотация. В данной статье рассмотрена проблема стандартизации электронного документооборота в России. Проанализирован зарубежный стандарт. Показана и обоснована необходимость в разработке собственных стандартов.

Abstract. This article discusses the problem of the standardization of electronic document management in Russia. Analyzed foreign standard. Shown and justified the need to develop its own standards.

Ключевые слова: система, электронный документооборот, стандарт, документ, внедрение.

Keywords: system, electronic document management, standard, document, implementation.

Основной проблемой внедрения электронного документооборота являются 2 стандартные ситуации:

1. Внедрение в компании;
2. Построение электронного документооборота между компаниями.

При внедрении системы электронного оборота внутри компании, прежде всего наиболее важно иметь определенно точно сформированное техническое задание и функциональные требования к разрабатываемой или приобретаемой системе электронного документооборота, и соответственно, в случае необходимости, юридической силы электронных документов в системе. Во многих случаях требования к функционалу и юридическому значению разрабатываются на принципах уже изученных и  проявившихся международных стандартов.

Совсем иные проблемы приходится решать в том случае, когда необходимо обеспечить эффективное электронное взаимодействие между органами и организациями, использующими программное обеспечение от различных поставщиков, зачастую подстроенное под специфические нужды этих организаций.

Можно упростить задачу при условии, что все стороны электронного документооборота применяют один и тот же программный продукт или просто работают в одной системе. Примеры удачного использования такого подхода есть за рубежом и в России, но решить проблему при работе с государственными органами власти, таким образом, не получится, так как в ряде структур уже работают свои системы электронного документооборота, замена которых обойдется в большую сумму и может привести к блокировке работы всей системы. Следовательно, на федеральном уровне нужно будет  создавать связи среди десятков систем от различных разработчиков, поэтому для взаимодействия систем сначала нужно разработать единый стандарт обработки информации и документов.

В современных реалиях можно выделить 2 важных момента, которые описывают всю текущую ситуацию, связанную со стандартизацией электронного документооборота.

В первую очередь это не идеальность. Любую систему электронного документооборота нужно постоянно дорабатывать, обновлять и совершенствовать, что в некоторых случаях может негативно сказаться на стабильности работы системы.

Во-вторых, в России нет как такового стандарта или нормативного документа, который описывает все требования к системе электронного документооборота, в том числе и в сфере государственного управления. Справедливым замечанием будет наличие ГОСТов, но они описывают только процесс документирования и никак не взаимодействуют с системами электронного документооборота. В связи с этим нет четких критериев, которые позволяли бы определить совокупность черт присущих системе электронного документооборота. В это же время в США и Европе уже есть общеустановленный единый стандарт  DoD 5015.2 и MoReq соответственно.

Для России наиболее интересен стандарт MoReq, поскольку данный стандарт разработан с учетом особенной делопроизводства Германии и стран Скандинавии, работа которых схожа с российским документооборотом. В принципе MoReq был спроектирован таким образом, чтобы согласовать сильно различающиеся привычные методы работы в разных странах Евросоюза,  и учесть первый в мире стандарт в области документооборота ISO 15489.

В нынешней ситуации стандартизации управления документами нужно выделить основные тенденции федерального делопроизводства, из которых будет необходимо выбрать 2 или 3 допустимых решения.

В скором времени будут разработаны обязательные требования к системам электронного документооборота, которые устанавливаются в федеральных учреждениях, следовательно, будет создана схема для сертификации таких систем, соответствующих необходимым требованиям.

На данный момент необходимо не останавливаться на MoReq’e, а также перебирать отвечающие основным требованиям международные стандарты и адаптировать их под российские реалии делопроизводства. Для этого необходимо принимать участие в международных проектах, что позволит оказывать воздействие на содержимое международных стандартах, которое может препятствовать внедрению данных стандартов в России. На данный момент работа ведется в следующих направлениях:

• Отечественные специалисты работают в техническом комитете ISO TC46, участвуя в работе над новыми международными стандартами;
• Работа над MoReq показала, что российским специалистам есть, что предложить европейским коллегам в данной сфере.

Как итог, можно сделать вывод, что стандарты в сфере электронного документооборота просто необходимы, как для улучшения взаимодействия частных и государственных организаций и институтов, так и в развитии документооборота, делопроизводства и информационного общества наравне с мировыми лидерами.