Автоматизация учёта документа

Введение

Информационные системы в последние десятилетия стали неотъемлемой частью работы предприятия. Они не только помогают облегчить труд персонала предприятия, но и повышают его экономическую эффективность. Но залог успеха предприятия зависит не только от них, важна и степень автоматизации работы на предприятии. Эффективная автоматизация бизнес-процессов может многократно уменьшить расход личного времени персонала, тем самым повышая производительность труда. Также предоставление обработанной и проанализированной информации руководству предприятия, вследствие ее автоматической обработки, помогает принимать более точные решения и не затрачивать время на отбор нужных данных.

Актуальность

В статье рассматриваем актуальность методов автоматизации для эффективного ведения бизнеса. Описаны основы планирования и отчетность в Excel. Обоснованы положительные стороны автоматизации бухгалтерского учета. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрацию документов с помощью ПЭВМ.

Учет документов

Термин «документационное обеспечение деятельности организации» возник с изменением организационно-технической основы делопроизводства.

Одна из функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается записью учетных данных о документе, которая фиксирует создание документа, его отправку или получение. Также, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Руководство организации несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа сотрудников к информации. Все сотрудники организации обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Системы регистрации документов

На сегодняшний день наиболее популярными системами регистрации документов являются:

- централизованная, при которой централизованной системе, регистрация документов организации осуществляется в журналах в службе ДОУ либо у секретаря-референта;

- децентрализованная, в такой сестеме регистрация документации происходит в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная, этот тип системы регистрации соединяет в себе элементы децентрализованной и централизованной систем.

На практике, наиболее эффективной среди рассматриваемых выше систем, является смешанная система. Но при этом центрилизованная система используется для регистрации документов, поступающих из местных, или федеральных органов власти, либо же для документов, которые были направлены в их адрес. Это могут быть крайне важные внутренние документы (приказы, протоколы, акты, докладные записки и т.д.), или же жалобы  и предложения граждан.

Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel

Excel – одна из самых популярных программ для управленческого учета малых предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

• Отчет по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
• Отчет по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
• Баланс (БЛ, BS, Balance sheet)

Excel обладает неоспоримыми преимуществами:

• Доступность
• Специализированные финансовые функции
• Наглядность и относительная проста для небольших компаний
• Возможность развития системы с помощью макросов

Минусы:

• Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета.
• Минимальные возможности интеграции с другими системами.
• Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования.
• Низкая отказоустойчивость.
• может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.

Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов.

Функции

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированыв архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке. (ред.)

Вывод

Выполняя курсовую работу, я ставила перед собой цель, описать систему ведения учета документов, рассмотреть плюсы и минусы электронного учёта, внедрение компьютерных технологий.

Я пришла к выводу, что внедрение компьютерных технологий открывает новые перспективы для высокопроизводительного документационного обеспечения в сфере управления. Внедрение ПК не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами. С помощью ПК происходит сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой момент руководитель организации может получить по ПК любую деловую информацию, касающуюся документационного обеспечения управления.