ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

PROBLEMS OF INTRODUCING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

Natalia Burova

Student, Volgograd State University, Russia, Volgograd

Аннотация. В статье описаны основные проблемы законодательного регулирования электронного документооборота в России. Показана важность внедрения новых технологий в документооборот, как между частными лицами, так и между организациями. Автором изучено проблемы и пробелы, как в законодательстве, так и в других сферах деятельности, влияющих на обмен документами, которые необходимо устранить, для того, чтобы электронная передача таких файлов, могла быть применена во всех сферах жизнедеятельности страны.

Abstract. The article describes the main problems of legislative regulation of electronic document management in Russia. The importance of introducing new technologies into document management, both between individuals and between organizations, is shown. The author has studied the problems and gaps, both in legislation and in other areas of activity, affecting the exchange of documents, which must be eliminated in order for the electronic transfer of such files to be applied in all spheres of the country's life.

Ключевые слова: электронная подпись, электронный документ, цифровые технологии, информационные технологии, документооборот.

Keywords: electronic signature, electronic document, digital technologies, information technology, document management.

В современном мире большая и важная роль отводится новым технологиям. Одной из которых является и электронный документооборот. В мире компьютеризации всей жизнедеятельности человека, это большое подспорье в жизни и рабочих моментах. Он выгоден как простым гражданам, так и организациям и предприятиям.

И, казалось бы, его внедрение должно быть повсеместно, а нет. Возникает множество самых разных проблем. Среди них можно выделить проблему законодательного регулирования электронного документооборота, проблему внедрения систем электронного документооборота, проблема хранения электронных документов и, а также проблему удостоверения электронных документов.   В связи с тем, что новые технологии вводятся в условиях законодательства, нацеленного на бумажный документооборот, и возникают повсеместные трудности правового регулирования электронного документооборота. Наблюдается низкое государственное содействие развитию и внедрению новых технологий в делопроизводстве и документообороте.

В настоящее время отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. Следовательно, организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота – бумажную и электронную, а это влечет не сокращение расходов за счет внедрения современных технологий, за счёт сокращения бумажного обмена документами, а наоборот увеличение затрат. Нет законодательных актов, разрешающих переводить документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы[1, с.79].

С широким распространением в сегодняшнем обществе электронных документов и средств их обработки особенно важным стал вопрос определения подлинности и авторства подобных документов. В завершении обычного письма либо документа автор определяет собственную подпись с целью удостовериться в истинности документа, сопоставив подпись с имеющимся у него примером, ведь индивидуальная подпись это юридический гарант авторства документа. В наше время есть стремление заменить электронной цифровой подписью, собственноручную подпись в электронных документах. Вот здесь и возникает ряд проблем, связанных с тем, что в отличие от обыкновенной собственноручной подписи, электронная цифровая подпись отчуждаема от своего владельца. Ведь если подпись под бумажным документом неотделима от лица и фактически все попытки ее подделки обнаруживаются криминалистической экспертизой, то воровство электронной цифровой подписи, сложно обнаружить и доказать факт преступления[2, с.67].   

Необходимо уделить особый интерес установлению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности и целостности содержания данных в электронном документе и соответствию формы представления этих данных и реквизитов. Очень важно законодательное закрепление этих вопросов.

В настоящее время существует большая проблема архивирования электронных документов, не налажена архивная деятельность с электронными документами, с сохранением их юридической и другой силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только лишь приступают анализировать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Системы СЭД только лишь начинают применяться с целью организации хранения документов и данных для налаживания результативного доступа к собранным массивам документов. Традиционные системы управления базами данных никак не подходят для хранения электронных документов, поскольку они нацелены на работу с отдельной информацией, а не документами[3, с.24].

Обеспечение сохранности электронных документов – совокупность мероприятий по формированию материально-технической базы, подходящих условий, соблюдению нормативных режимов и соответствующей организацией хранения электронных документов. Это то, что позволит исключить потерю электронных носителей и гарантирует сохранение их в надлежащем физическом и техническом состоянии[4, с.74].

Еще одной проблемой является задача внедрения электронного документооборота в организацию. Организация регламентов работы с СЭД и высокая степень обучения работников приведут к быстрейшему внедрению в организацию электронного обмена документацией. Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения[5, с.15].

Автоматизация документооборота не только сэкономит время, сократив путь документов, но и будет способствовать экономии финансов предприятий, граждан, организаций.

В заключении хочу отметить, что внедрению электронного документооборота мешает не одна проблема или недочёт, а целый ряд. Недостаток законодательного регулирования электронного документооборота, до сих пор нельзя с полной уверенностью довериться ЭЦП. Так и не найден самый рациональный способ долговременного хранения электронных документов. Кроме того, нет должного внимания обучению персонала работе с СЭД. Необходимо усовершенствовать архивирование электронных документов.

ЭДО предоставляет значительные преимущества, такие как повышение оперативности и прозрачности работы, снижение затрат и улучшение качества услуг. Однако успешное внедрение требует тщательной подготовки, включая обучение кадров и обеспечение безопасности информации. Примеры успешного внедрения ЭДО в государственных и корпоративных системах показывают, что при правильной организации процесс электронного документооборота может значительно улучшить работу организаций и повысить уровень сервиса для граждан.

Есть насущная необходимость принятия недостающих федеральных законов, устанавливающих принципы и порядок оборота электронных документов и организации электронного документооборота. Стоит задача создания необходимой нормативной правовой и методической базы работы с электронными документами, для того чтобы обезопасить весь электронный документооборот.