Система KPI: разработка и применение

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это бизнес-показатели, используемые корпоративными руководителями и другими менеджерами для отслеживания и анализа факторов, которые считаются важными для успеха организации. Эффективные KPI сосредоточены на бизнес-процессах и функциях, которые, по мнению старшего руководства, являются наиболее важными для оценки прогресса в достижении стратегических целей и целевых показателей эффективности.

Одна из проблем, связанных с установлением ключевых показателей эффективности, заключается в решении вопроса о том, сколько следует отслеживать для определения успеха организации. Наличие слишком большого количества KPI может ослабить внимание, уделяемое по-настоящему важным показателям. В результате может оказаться более эффективным ограничить сферу охвата небольшими наборами показателей.

Менеджеры должны постоянно оценивать ключевые показатели эффективности, чтобы гарантировать их актуальность и соответствие приоритетам бизнес-операций. Если отдельные KPI больше не служат полезной цели, их необходимо либо уточнить, либо полностью заменить [1].

Путем выполнения этих шагов можно удостовериться, что бизнес не становится жертвой общих ошибочных компаний KPI (и большой и маленький), делают.

1. Стратегия. Первый этап создания системы KPI это создание правильной: структурированной и рациональной стратегии. Стратегия служит отправной точкой для разработки соответствующих KPI, но только в том случае, если это ясно. Слишком часто компании создают 30-40-страничный стратегический документ, который никто никогда не читает и не понимает. Отличный способ обойти это создать простую одностраничную стратегию. Это поможет четко определить  цели, и поможет выработать то, что  нужно, чтобы достичь желаемого результата.

2. Определение  вопросов, на которые необходимо получить ответ.

Привязка KPI к стратегии сразу же повысит направленность и сделает соответствующие KPI более очевидными. Определение вопросов, на которые нужны ответы, еще больше сузит фокус, потому что вопросы дают контекст индикаторов.

Также необходимо думать о KPQ: Ключевые вопросы по производительности. Это поможет  определить, какие данные  нужно собрать, и, следовательно, какие ключевые показатели эффективности являются наиболее полезными. Например, если планируется  реализация простой стратегии увеличения доходов, сосредоточив внимание на наиболее прибыльных областях вашего бизнеса, можно задать вопрос: "где мы получаем прибыль и какие процессы являются наиболее дорогостоящими по сравнению с доходностью, которую мы получаем?"[3].

Как только станет ясно, на какие вопросы нужно ответить, то каждый индикатор, который впоследствии выберется или разработся, имеет отношение не только к стратегии, но и дает ответы на очень конкретные вопросы, которые будут направлять стратегию и информировать о принятии решений.

3. Определение потребностей в данных.

Когда пройден второй этап, необходимо определить свои данные, чтобы определить, какие ключевые показатели эффективности, метрики или данные вам нужны для того, чтобы ответить на эти вопросы [2].

4. Анализ всех существующих данных.

Проработав свои идеальные данные на предыдущем шаге, необходимо выполнить анализ пробелов, сравнив данные, которые должны быть, с теми, которые имеются на данный момент – таким образом производиться мониторинг слабых сторон и ошибок. Необходимо ответить на ряд вопросов: что нужно изменить? изменить или внедрить чтобы обеспечить полное соответствие сбора данных стратегии?  Будет ли полностью отвечать на поставленные вопросы. И лишь осле этого необходимо сконструировать и внедрить правильные показатели для достижения этих целей.

5. Поиск нужных вспомогательных данных

Найдя правильные вспомогательные данные, будь то отраслевая информация, демографические данные, статистика трендов или прочее, у руководителя есть возможность проверять свои выводы.

Передача данных в нашем мире, где каждую минуту создается и хранится огромное количество информации, означает наличие большого количества вспомогательных данных, которые потенциально могут предоставить информацию, имеющую отношение к вашей стратегии [5].

6. Определение правильной методологии измерения и частоты.

Знание того, что нужно руководству и организации вцелом, – это одно, работа над тем, как получить доступ к этой информации и измерить ее, - это другое. Крайне важно найти правильную методологию измерения. При разработке новых KPI или изменении существующих крайне важна измеримость

Всегда предпочтительно привести частоту измерений в соответствие с тем, как и когда данные используются в организации, поскольку все данные имеют "срок хранения." Это означает, что частота измерений должна соответствовать частоте отчетности. В противном случае данные могут потерять влияние и / или актуальность. Например, руководитель собираете данные об удовлетворенности клиентов с помощью обследования летом и сообщает о результатах зимой, то результаты уже устарели на шесть месяцев [4].

7. Присвоение права собственности для ключевых индикаторов производительности.

Эффективные KPI требуют двух видов собственности. Первая - принадлежность KPI с точки зрения его смысла и интерпретации. Кто-то должен отвечать за просмотр KPI, интерпретацию его смысла, мониторинг того, как он меняется, и принятие решения о том, что это значит для бизнеса.

Другая принадлежность относится к сбору данных. Иногда процесс можно автоматизировать, но, чаще всего, сбор данных потребует некоторого человеческого взаимодействия. Возможно, определенные сотрудники участвуют в передаче данных из одной базы данных в другую или должны собирать их вручную. Опять же, эта ответственность должна быть четко изложена и выполненна.

8. Обеспечение понимания ключевых показателей эффективности сотрудниками вашей организации.

Важно, чтобы каждый в компании знал о целях и задачах компании, и о том, как руководство измеряет прогресс в достижении этих целей. KPI должны составлять часть процесса принятия решений для каждого сотрудника, и каждый должен иметь возможность ответить на вопрос: "как то, что я делаю сегодня, повлияет на наши KPI?"

Поэтому необходимо, чтобы все понимали, как собираемые показатели связаны со стратегическими приоритетами.

9. Поиск оптимального способа передачи ключевых индикаторов производительности.

Всегда разумно думать о том, как лучше всего донести свои KPI, чтобы их идеи были очевидны и понятны. Так много KPI сообщается в длинных отчетах, полных номеров или таблиц, возможно, с графиком, указывающим на срочность. Это недостаточно хорошо. Нет абсолютно никакого смысла скрывать важные идеи в чрезмерно длинных докладах, которые никто никогда не читает.

Действительно эффективные визуализации четко иллюстрируют тенденции и вариации в данных и вовлекают читателя. Необходимо составить правильную картину для KPI и создать объяснение мыслей, чтобы данные, были ясными, однозначными, доступными и, что самое главное, осуществимыми.

10. Проверка ключевых показателей эффективности (помогают ли они повысить производительность).

необходимо постоянно просматривать измеряемые показатели, чтобы убедиться, что они действительно полезны, и вы не тратите часы (или попросите свой персонал потратить часы) на измерение данных просто для того, чтобы установить флажки.

Используемые надлежащим образом KPI являются жизненно важным инструментом для повышения производительности, принятия лучших бизнес-решений и получения конкурентных преимуществ. эти 10 шагов помогут устранить микширование KPI и обеспечат простую основу для того, чтобы KPI работали в вашей компании.