Управление проектами согласно методологии PRINCE2

Каждый проект по методологии PRINCE2 должен включать в себя 7 принципов, и если хотя бы один из них отсутствует в проекте, то он не может считаться проектом согласно данной методологии. Принципы предоставляют всем участникам проекта рабочий фреймворк.

С точки зрения авторов, принцип - это основная ценность, которая всегда должна существовать в проекте [3]. PRINCE2 выделяет следующие принципы

1. регулярное бизнес обоснование (Continued business justification);
2. учиться на основе опыта (Learn from experience);
3. определять роли и ответственность (Define roles and responsibilities);
4. управлять по стадиям (Manage by stages);
5. управлять исключениями (Manage by exception);
6. фокусироваться на продукте (Focus on products);
7. адаптироваться к условиям проекта (Tailor to suit the project environment).

Если говорить про самый первый принцип, то основное, о чем говорится в данной методологии, это обязательное наличие бизнес-кейса для каждого проекта. Это означает, что проект должен иметь ценность для бизнеса, должна быть рассчитана его экономическая эффективность, возврат инвестиций. Например, проект обойдется компании в 1000000 руб., а в течение первых 2 лет он обеспечит экономию для компании в размере 8000000руб. Проект экономически выгоден? Это тоже самое, что спросить: "У проекта валидный бизнес-кейс?" Если в какой-то момент в ходе проекта ожидаемая доходность инвестиций упадет (например, примерно на 80%), то проект, скорее всего, будет остановлен.  В бизнес-кейсе подробно описывается почему проект должен быть выполнен, затраты, ожидаемые выгоды и сроки. Эта информация также называется экономическим (бизнес) обоснованием проекта. Бизнес-кейс создается на одном из первых этапов проекта с целью того, чтобы  руководство смогло отказаться, не вкладывая больших денег, от тех проектов, которые невыгодны для компании. После принятия решения о запуске проекта бизнес-кейс проверяется и пересматривается на протяжении всех последующих этапов, чтобы вовремя внести соответствующие корректировки, либо вовсе отказать от проекта.

Согласно второму принципу, все участники проекта должны использовать полученный опыт и знания на предыдущих проектах. "Извлеченные уроки" должны фиксировать, обсуждаться и учитываться в течение всего жизненного цикла. Это важно, хоть выше я и упоминал, что проекты уникальны. Благодаря данному принципу минимизируются риски, которые возникают на проекте, так как проектная группа уже, например, сталкивался с той или иной неизвестной проблемой на аналогичном проекте, а если же нет, то необходимо привлекать внешних специалистов, консультантов для того, чтобы они поделились своим опытом и знаниями.

Согласно третьему принципу, участники проекта обязательно должны знать, за что ответственны они, а за что ответственны другие. С моей точки зрения, это один из самых важных принципов. PRINCE2 гласит, что в любом проекте должны быть определены и согласованы роли и обязанности в рамках организационной структуры, учитывающие интересы основных стейкхолдеров проекта.  В проект могут быть вовлечены люди из разных отделов или даже компаний, поэтому важно, чтобы проект имел четкую структуру команды, иначе управлять проектом станет невозможно.  Согласно PRINCE2, проект имеет 3 основные заинтересованные стороны:

• Бизнес. Представителями бизнеса являются те, кто следит за тем, чтобы проект приносил выгоду, был экономически обоснован;
• Пользователи. Ими являются те, кто будет использовать конечный продукт проекта после его создания, именно они получают некую выгоду;
• Поставщики. Поставщики предоставляют ресурсы и экспертные знания для проекта и непосредственно производят продукт.  Для определения ролей и ответственности PRINCE2 советует каждому участнику задать следующие вопросы: что от меня ожидается? чего я ожидаю от других? кто и какие решения принимает?

Согласно принципу управления по стадиям, чтобы выполнить любую крупную задачу или проект, её или его необходимо разбить на малые и управляемые части. PRINCE2 их называет стадиями - фактически они называются стадиями управления. Проект PRINCE2 планируется и контролируется поэтапно. Эти этапы разделены вехами, также известными как «Контрольные точки». В конце каждой стадии совет по проекту (бизнес, пользователи и поставщики) оценивают эффективность последнего этапа, план следующего этапа и бизнес-кейс, принимает решение о том, следует ли переходить к следующему этапу, либо требуются корректировки.  У поэтапной работы есть свои преимущества, так как она обеспечивает хорошее планированию проекта, поскольку:

1. проект разделяется на несколько управляемых частей;
2. имеется план проекта высокого уровня для всего проекта и очень подробный план каждого этапа;
3. план каждого этапа корректируется в соответствии с исполнением плана предыдущего этапа. Например, если команда поставляет свои продукты быстрее, чем ожидалось, это учитывается при создании плана для последующего этапа.

Управлять исключениями. Данный термин будет непонятен людям, которые плохо знакомы с PRINCE2. Поэтому я начну с простого объяснения, а затем приведу определение согласно данной методологии. Когда мы говорим о таких факторах, как время, стоимость и объем, у менеджера проекта есть некоторые рамки, при выходе из которых он должен проинформировать совет проекта о том, что существуют или могут возникнуть проблемы (например, стоимость может измениться на ± 10%). Если проблема небольшая, и она остается в пределах допустимых отклонений (например, затраты увеличиваются на 2% - меньше, чем допустимое отклонение в 10%), тогда руководитель проекта может с ней справиться самостоятельно и не должен предупреждать руководство. Это экономит много времени, которые бы было потрачено на согласование и бюрократию. Управление исключениями используется каждым уровнем в организации проекта для управления уровнем ниже. Уровень ниже должен только уведомить вышеупомянутый уровень управления, если есть большая проблема, которая вышла за обозначенные рамки. PRINCE2 называет большой проблемой - «Исключение» (Exception), это означает, что проблема выходит за рамки согласованного уровня. Согласно методологии обязательным является обозначение рамок для 6 показателей, которые я рассматривал вначале данной работы (п.1.1.).: время; стоимость (деньги); качество; объем; риск; выгода.

Согласно шестому принципу, все заинтересованные стороны проекта могут иметь разное виденье того, каким должен быть продукт, поэтому необходимо выявить все его особенности. Если этого не сделать, то произойдут задержки во времени, появятся ненужные новые требования, непонимание требуемого качества, дополнительные расходы и даже конечный продукт, который окажется никому не нужен. Принцип «Фокус на продукте» гласит, что продукт в проекте должен быть описан как можно раньше и как можно понятнее, чтобы все заинтересованные стороны имели четкое представление о том, чего им ожидать.

Принцип адаптации к условиям проекта заключается в том, что PRINCE2 советует адаптировать данную методологию к размеру, среде, сложности, важности, возможностям и рискам проекта. Если ваш проект небольшой, например, для проведения семинара с участием 7 человек, или очень большой, например, строительство жилого комплекса, то вам следует адаптировать PRINCE2 в соответствии с особенностями данного проекта. Например, на семинаре из 7 человек не следует детально прорабатывать риски, однако данный раздел поможет вам провести семинар более успешно.

Используя в реальной работе рассмотренные выше принципы, можно сказать о том, что благодаря им и выстраивается структура в проекте, которая позволяет достигнуть конечные результаты и цели.