Построение бизнес-процесса современной российской компании-импортера на базе стадий моделирования

Современный этап компьютеризации рыночных отношений, информационного развития общества, совершенствование всех видов систем требует эффективного управления организацией для последующего успешного функционирования и оперирования ее на рынке. Конкурентоспособность компаний как на внутреннем, так и на внешнем рынке зависит от возможностей модификации и преобразований ключевых процессов организации в стратегические инициативы, направленные на более полное удовлетворение потребителя продукта или услуги, руководствуясь при этом тщательным мониторингом и прогнозированием конъектуры рынка.

На данном уровне развития современные организации являются сложными системами, для плодотворного и результативного управления которых необходимо применение различного рода методов, способов и инструментов, нацеленных первоначально на достижение конкретных целей и задач с наименьшими издержками.

В виде основных, базовых элементов, воздействующих на эффективность функционирования компании-импортера, можно представить большое количество разнородных бизнес-процессов.

Бизнес-процессом является комплекс взаимозависимых процедур или задач, сосредоточенных на создании конкретного продукта или услуги для конечных пользователей услуги/продукта.

Несмотря на всю громоздкость данного термина, его принято делить на три большие группы (рис. 1)

Рисунок 1. Основные виды бизнес-процессов

Все бизнес-процессы, проходящие в компании-импортере, имеют своего «владельца», который наделен соответствующими правами, «поставщика», который, в свою очередь, предоставляет необходимые ресурсы для бизнес-процесса, а также «потребителя», который получает готовый продукт бизнес-процесса. Стоит отметить, что в рамках большой цепи, данная компания-импортер может выступать не только как поставщик, но и покупатель, что немаловажно для компаний, сосредоточенных на закупке импортных товаров, изделий.

Стоит отметить, что начальная точка бизнес-процесса начинается со спроса потребителя услуги/товара и заканчивается его удовлетворением от предоставляемого продукта или услуги. Относительно процессно-ориентированных компаний, то данного рода организации устраняют потенциальные барьеры и задержки, создающиеся на границе разных подразделений компании при реализации единого бизнес-процесса. Отметим, что барьерами и задержками здесь являются помехи, которые препятствуют достижению целей и задач компании-импортера. Однако, имеет место быть барьер межкультурной коммуникации, имеющий большое влияние для компаний, чья деятельность сосредоточена на закупке импортного материала. Данный барьер носит не столь внутренний характер, сколь внешний ввиду того, что поставщик играет роль внешнего социального фактора организации.

Декомпозиция бизнес-процессов может заключаться в подразделении процессов на некоторое количество подпроцессов, которые в свою очередь имеют специфические характеристики и атрибуты, при этом сосредоточены на достижении цели главного бизнес-процесса. Данный анализ бизнес-процессов зачастую охватывает составление карт бизнес-процесса и его подпроцессов, разделяющихся на конкретные уровни активности.

Так, построение бизнес-процессов должно исходить из создания стоимости и ценности для потребителей и исключения любого рода необязательных или совершенно излишних действий. В деятельности международных компаний, чья деятельность сосредоточена на закупке импортной продукции, неотъемлемой часть является детализированная работа по выявлению и исключению помех, связанных с повышению себестоимости предоставляемой услуги или товара. Грамотно построенные бизнес-процессы на выходе увеличивают ценность для пользователя, параллельно увеличивая рентабельность товара/услуги.

Посредством разного рода методов и инструментов бизнес-процессы, происходящие в компании, могут видоизменяться и моделироваться.

Для графического отображения деятельности организации используются блок-схемы бизнес-процессов.

Зачастую изначально строится модель бизнес-процесса «как есть» (as is). Она представляет собой построение модели существующей организации, на базе которой происходит анализ по следующим критериям:

·     наиболее слабые места компании;

·     выявление мест для дальнейших корректировок и улучшений;

·     определение глубины изменений, которым будет подвержена существующая структура организации бизнеса;

·     идентификация достоинств новых бизнес-процессов.

Отметим, что к основным признакам непродуктивной деятельности можно отнести следующие моменты:

·     отрицательная обратная связь;

·     дублирование работы;

·     неуправляемость системы;

·     неэффективный документооборот;

·     отсутствие обратной связи как от сотрудников относительно управления компанией, так и от поставщиков относительно договорных обязательств друг перед другом.

Стадия построения данной модели должна характеризоваться выстраиванием максимально схожей (приближенной) к действительности модели, основанной на реальных потоках процессов организации, а не на их идеализации и ложном усовершенствовании.

Так, модель «как есть» помогает выявлять неэффективные процессы, происходящие внутри компании. Затем группировать и систематизировать протекающие в компании процессы, и помимо этого, применяемые информационные объекты. На базе чего и определяют сложные моменты в компании и взаимодействие их с бизнес-процессами как внутри самой компании, так и вне ее, а также выявляют необходимость тех или иных видоизменений в существующей структуре организации.

После построения модели «как есть» необходимым считается переход к построению модели «как должно быть» (as to be / should be), что является некой гарантией автоматизации рациональных и усовершенствованных процессов компании. Выстраивание данной модели предполагается осуществлять на основе «как есть» модели, с устранением недочетов в существующей организации бизнес-процессов, с их усовершенствованием и оптимизацией. Посредством ликвации выявленных недочетов на основе модели «как есть» достигается успешная организация и реализация модели «как должно быть».

Преобразования бизнес-процессов на всех уровнях компании должны затрагивать экономическую и производственно-хозяйственную деятельности организации, что неизменно должно быть оформлено через распоряжения, нормативные документы, а также зафиксировано в планах дальнейшего развития компании. При внесении существенных корректировок в распорядительные и нормативные документы компании-импортера, поставщик должен быть вовремя извещен о данных организационных изменений, после чего желательным является подписание дополнительных соглашений и договоров, на базе которых прописываются новые регламенты и условия сотрудничества.

Модификации бизнес-процессов сводятся к двум главным фазам:

1.  Формирование идеального (оптимального) вида бизнес-процесса.

2.  Поиск рационального способа перехода от существующего бизнес-процесса в желаемый в соответствии с материальными и нематериальными возможностями компании.

После внедрения улучшений в образе внесений модификаций в информа­ционные системы, методологические документы, проводят организационные изменения, корректируют систему отчетности компании. По завершению данной фазы необходимым является проведение контроля внедрений как внутри самой компании, так и вне ее: с контрагентами компании-импортера. Необходимым является вовремя получить обратную связь от зарубежных поставщиков относительно введенных изменений. Здесь компания-импортер должна осведомится не только об эффективности деятельности усовершен­ствованных процессов, но и об уровне удовлетворенности поставщика данными изменениями. Основываясь на данных, полученных в процессе планового мониторинга, проводится анализ эффективности внедрения бизнес-процессов. Сопоставляя плановые и фактические показатели, исходя из результатов анализа, возможно внесение новых модификаций в бизнес-процесс, и циклы постоянного улучшения бизнес-процессов снова запускаются.

Базой для управления бизнес-процессами организации является модель бизнес-процесса. В связи с тем, что бизнес-процесс представляет собой объект процессного управления для того, чтобы его выявлять, анализировать, сравнивать и управлять им, необходимым является разделение по ряду признаков, характеризующих каждое свойство и способность процесса. Как было отмечено ранее, модель бизнес-процесса может быть отображена в текстовой и графической формах.

Построение модели бизнес-процесса позволяет фокусироваться на перво­сте­пенной информации о взаимосвязях всех объектов процесса. Так, модели­рование обеспечивает оперативный и результативный обмен информацией об объекте моделирования без риска потерь и искажения информации о его внутренних свойствах.

В основу задач при построении и управлении бизнес-процессами следует включить своевременное и адекватное перестроение взаимосвязанных процессов согласно изменяющимся параметрам внешней и внутренней среды.

Деятельность современных организаций-импортеров характеризуется сложной системой взаимосвязи проектов и процессов. Та или иная задача и пути ее достижения и реализации встраиваются в структуру имеющихся бизнес-процессов и применяют их для достижения конечных целей, результатов.

Таким образом, первостепенное значение имеет упорядочивание и оптимизация существующих бизнес-процессов с учетом требований реали­зуемых проектов и влияний внешней и внутренней среды. Благодаря такому походу будет эффективно достигнуто и проведено построение бизнес-процесса предприятия-импортера, основываясь на стадиях моделирования.