Разработка методики проведения бенчмаркинга на примере образовательного учреждения

Методологии бенчмаркинга в системе выс­шего образования посвящено не так много литературы. Нельзя сказать, что «образова­тельный» бенчмаркинг кардинально отличает­ся от промышленного, однако следует учиты­вать накопленный в этой узкой сфере опыт и некоторые нюансы. Всеми специалистами при­знается тот факт, что слепой перенос практи­ки применения методов управления, присущих бизнесу, в среду высшего образования, скорее всего, вызовет отторжение и неприятие этих методов академическими кругами. Опыт российских ву­зов и экспертов, на практике реализующих не­которые инструменты и принципы качества и непрерывного улучшения, говорит не только в пользу их применения, но и рекомендует их использование в обязательном порядке, если целью руководства является не только процве­тание, а даже просто выживание вуза в совре­менном мире [2, с. 56].

В настоящее время бенчмаркинг стал одним из самых популярных и эффективных методов управления и совершенствования деятельности организаций. Однако, для большинства российских руководителей неизвестно точное определение понятия «бенчмаркинг», и чаще всего данный метод понимается как обычное исследование конкурентов.

Такое отсутствие точного понимания термина «бенчмаркинг» вероятно связано с тем, что слово пришло из английского языка и не имеет однозначного перевода на русский язык.  Различные иностранные словари определяют его как «стандарт, по которому можно провести оценку или измерение чего-либо». Но самое удачное определение, более глубоко передающее смысл данного метода, пришло из Японии: бенчмаркинг- усилие, беспокойство лучшего о том, чтобы стать еще лучше

Процесс бенчмаркинга обычно состоит из нескольких этапов (рисунок 1), начинающихся с планирования и заканчивающихся внедрением лучших практик в своей организации [1, с. 82].

Рисунок 1. Основные этапы проведения типового проекта бенчмаркинга

Для организаций высшей школы предлагается следующая последовательность этапов бенчмаркинга:

1. Спланировать работу - провести само­оценку, определить, что изучать, и сформиро­вать команду.

На этом этапе процесса бенчмаркинга важно правильно выбрать объект изучения. В качестве трех основных видов деятельно­сти университета приняты: образовательная, научно-исследовательская, производственная.

Основным видам деятельности университе­та соответствуют основные бизнес-процессы. Вспомогательным видам деятельности, поддер­живающим осуществление основных видов де­ятельности (основных бизнес-процессов), соот­ветствуют поддерживающие бизнес-процессы, не имеющие прямого выхода на потребителя. Сре­ди них: кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение, финансовое обеспечение, информационное обеспечение и т. д.

После того как выбран объект исследования (мы рассмотрим применение бенчмаркинга услуг в сфере образовательной деятельности на примере процесса содействие трудоустройству выпускников), назначают рабочую группу.

2. Изучить и задокументировать собствен­ный процесс, критерии, проблемы.

Выбрав объект для сравнения-изучения, не­обходимо выработать критерии его оценки, оп­ределения успешности или неуспешности про­цесса, критерии «лучшей практики» [3, с. 79]. Для облегчения выработки параметров, индикаторов и ключевых факторов успеха по выбранному процессу можно попытаться отве­тить на следующие вопросы: Как мы узнаем о том, как мы работаем? Какие данные мы собираем для измере­ния качества? Кто собирает эти данные и кому они дос­тупны? На какие результаты мы ориентируемся? Какие критерии мы исполь­зуем для поиска и определения «лучших»? Какие внешние и внутренние факторы существенно влияют на наш процесс?

Теперь необходимо построить реальную картину процесса, так называемую модель, или карту, процесса, для чего описать последо­вательность шагов, основные параметры процесса (используемые ресурсы, вхо­ды, выходы, исполнителей и пр.) Здесь важно попытаться отразить и систематизировать ту информацию, которая помогла бы людям, не знакомым с данным процессом, в точности ее скопировать. В каком виде будет представлена полученная модель процесса, зависит от желае­мой степени ее визуализации. В настоящее вре­мя существует достаточно большое количество методик (или нотаций) описания процессов и поддерживающих эти методики программных продуктов.

3. Определить лучшую практику процесса и устано­вить партнерство.

Источниками информации при поиске партнеров по бенчмаркингу могут служить специализированные базы данных, данные профессиональных ассоциаций, журналов, образовательных департаментов/управлений, министерств и т. д. Основная ошибка в выборе партнера по бенчмаркингу заключается в поиске организации, аналогичной собственной. Для заимствования лучшей практики по конкретному процессу важно, чтобы именно процессы были схожими, а не вся организация в целом.

4. Разработать вопросник и собрать данные для изучения опыта организации-партнера.

В большинстве бенчмаркинговых проектов сбор необходимой информацию о партнере по бенчмаркингу осуществляется напрямую, в процессе непосредственного контакта с его представителями. На основе имеющихся данных необходимо составить вопросник/анкету. Анкета должна содержать вопросы, ответы на которые дают подробное описание практики партнера, а также дают возможность понять методы, которые помогли ему достичь лучших результатов. Сбор информации должен проводиться с учетом рекомендаций и правил проведения опросов, интервью.

5. Проанализировать информацию – определить разрыв между собственными и чужими достижениями, выделить ключевые факторы и идеи по совершенствованию.

После получения всей необходимой информации о практике партнера по бенчмаркингу, можно пост­роить его карту процесса и выявить отличия от собственной практики. Следует обратить внимание на реальные данные, которые привели нас к выводам о том, что их процесс организован успешнее. Поскольку методология бенчмаркинга предполагает не простое копирование, а адаптацию практики партнера, необходимо разобраться, какие элементы могут быть заимствованы и применимы в университете.

6. Выработать рекомендации и спланировать изменения.

7. Внедрить изменения и проследить прогресс.

8. Повторная калибровка: проанализировать ситуацию после внедрения изменений.

Подведя итоги, можно сказать, что такой метод управления и совершенствования бизнеса стал очень популярен и несомненно был бы полезен для современной российской высшей школы. Очевидно, что легче и выгоднее применять и приспосабливать уже готовые, проверенные идеи других, более успешных организаций, чем самим методом проб и ошибок находить хорошие подходы, тратя при этом огромное количество времени и средств. Но, к сожалению, в российской системе образования очень мало примеров использования бенчмаркинга, которым можно было бы следовать отдельно взятому университету. Но такие примеры существуют в бизнесе,  и их не мало. А также можно пользоваться опытом зарубежных высших учебных заведений, где бенчмаркинговая деятельность широко распространена. Несомненно, эффективное заимствование методов  и идей у других успешных организаций, образовательных и нет, принесет российской системе образования только выгоду.