Особенности правового регулирования перевода архивных документов в электронную форму: Россия и Казахстан

Аннотация. В современных условиях, когда практически все сферы деятельности компьютеризированы, оперирование архивными документами представляется наиболее удобным и эффективным в электронной форме. Однако, регулирование перевода традиционных архивных документов в электронную форму уже долгое время является актуальной проблемой для российского архивного законодательства. В статье проводится сравнение законов архивной сферы России и Казахстана, а также формулируются необходимые меры по совершенствованию отечественного архивного законодательства, которые благополучно реализуются в Казахстане.

Abstract. In modern conditions when almost all spheres of activity are computerized the operation of archival documents is the most convenient and effective in electronic form. However, the regulation of the translation of traditional archival documents into electronic form has long been an actual problem for the Russian archival legislation. The article compares the laws of the archival sphere of Russia and Kazakhstan and formulates the necessary measures to improve the national archival legislation which are successfully implemented in Kazakhstan.

Ключевые слова: архивное законодательство; электронные архивные документы; использование архивных документов.

Keywords: archival legislation; electronic archival documents; the use of archival documents.

Важнейшей функцией и конечной целью архивных учреждений является обеспечение граждан информацией, её применение в различных аспектах жизни общества, поэтому сфера использования документов архивов является актуальной во все времена. Для обеспечения качественного, эффективного и быстрого исполнения запросов граждан удобнее оперировать электронными документами.  Как раз об этом и пойдет речь в данной работе.

В докладе поднимается проблема перевода архивных документов в электронную форму. Данный вопрос является злободневным уже более 10 лет. Где-то, например, в Казахстане меры по преодолению этой задачи применяются быстро и решительно, в отличие от России.

Проблема перевода архивных документов в электронную форму существует уже более 10 лет. В России этот вопрос решается медленно и осторожно, в отличие от соседнего государства - Казахстана. Для подтверждения вышесказанного необходимо обратиться к Федеральному закону “Об архивном деле в Российской Федерации” от 2004 года [1] и к Закону Республики Казахстан “О Национальном архивном фонде и архивах” [2] от 1998 года, а именно - к положениям глав 6 и 4 соответственно.

Стоит отметить, что поправки в вышеназванный закон Казахстана вносятся намного чаще, чем в отечественный правовой акт. Последняя поправка в разделе использования архивных документов в ФЗ “Об архивном деле” в Российской Федерации» [1]  в интересующей авторов статье 26 датирована 2017 годом, а в главе 4 Закона “О Национальном архивном фонде и архивах” [2]  - концом 2018 года, но и это не главное. Важной особенностью в нормативном акте Казахстана является само наличие статьи о переводе архивных документов в электронную форму, что в нашем законе совершенно отсутствует.

Статья 15-1 главы 4 Закона Республики Казахстан “О Национальном архивном фонде и архивах” [2] регламентирует четыре важных пункта, каждый из которых стоит разобрать подробнее.

Пункт первый вышеназванной статьи требует от государственных органов обеспечить перевод архивных документов, необходимых для оказания государственных услуг, в электронную форму на постоянной основе. Наличие этого положения статьи 15-1 означает, во-первых, что в государстве созданы объективные условия для подобных мероприятий. Его включение в Закон подразумевает, что сотрудники государственных структур способны к предписанной деятельности: они обучены и владеют информационными технологиями, что уже стало бы большой проблемой для России. Во-вторых, оно означает, что в государстве имеются все необходимые ресурсы: финансовые, технические, кадровые, в том числе необходимые специальные устройства.

Перевод архивных документов в электронную форму в государственных архивах осуществляется сервисным интегратором "электронного правительства". Заместитель Председателя Правления АО «Национальные информационные технологии» по ИТ-архитектуре Республики Казахстан Александр Соколовский утверждает: «Использование сервисной модели предполагает взаимодействие трех игроков рынка: национального сервисного оператора, который предоставляет инфраструктуру и каналы связи для государственных нужд; национального сервисного интегратора, который определяет стратегии и архитектуры для создания сервисов и собственно коммерческих компаний, которые должны их реализовывать и предоставлять услуги государству» [4].

Таким образом, можно сказать, что Казахстан полностью доверяет ИТ-инфраструктуры национальному сервисному оператору, которые сотрудничают лишь с ИТ-департаментами, занимающимися стратегическими вопросами. По мнению авторов,  Казахстан в сфере использования архивных документов ушел далеко вперед. Уровень “доверия” к негосударственным структурам там выше, чем в России, где государственные органы выполняют функции, которые можно было бы вполне разделить с развивающимися и перспективными компаниями ИТ-сферы, чтобы, наконец, электронные документы перестали быть проблемой и считались таким же нормальным явлением, как и документы на традиционных носителях. Многие отечественные специалисты, такие как Ларин М. В. [3], Храмцовская Н. [5], Юмашева Ю. Ю. [6] выражают подобную точку зрения в своих работах.

Правовое регулирование обеспечения доступа к архивным документам в России и Казахстане не имеет принципиальных отличий: оба закона регламентируют право бесплатно пользоваться открытыми для использования документами Архивного фонда страны,  а именно – положение глав 6 и 4 соответсвенно. Приятно осозновать, что в данном вопросе отечественная нормативная база ни сколько не отстает.

Также можно отметить, что электронным копиям архивных документов в республике Казахстан уделяется особое внимание, нежели в российской практике работы с такими документами. Подтверждением данного положения является последний пункт статьи 15-1 рассматриваемого нами закона [2], в соответствии с которым электронная копия считается равнозначной оригиналу документа при наличии у него электронной цифровой подписи уполномоченного работника государственного архива или ведомственного архива. Такое условие наглядно показывает, что в Казахстане активно проводится работа с копиями архивных документов в электронной форме ровно как и в России, но, к сожалению, не все организации готовы работать с электронными копиями документов.

На основании всего вышеизложенного, можно смело сказать, что, несмотря на достигнутые изменения в области совершенствования архивного законодательства России, следовало бы активнее применять опыт соседних государств, уже преуспевших в переводе архивных документов в электронную форму. Казахстан, конечно, не обладает теми огромными объёмами документации, в отличие от нас, но определённые примеры решений проблемных вопросов в республике, а именно – активная оцифровка архивных материалов, доступ к ним через сеть Интеренет в рамках электронного правительства, все же могут быть успешно реализованы в российской практике архивного дела.

С каждым днём пользователи все больше и больше используют электронные документы в силу их удобства в применении, поэтому в России следует на законодательном уровне внести соответствующие изменения, такие как: обеспечение перевода архивных документов в электронную форму, предоставление возможности работы с ними в режиме онлайн. Время требует вышеуказанных перемен, и тогда, несомненно, сфера использования архивных документов станет более эффективной и востребованной.

Несомненно, принятие любого закона должно базироваться на реальных возможностях государства, поэтому хотелось бы, чтобы на государственном уровне больше внимания уделялось вопросам финансирования отрасли и обучения кадров, что будет способствовать реальному осуществлению будущих перемен на законодательном уровне.