Контроль расчетов с персоналом по оплате труда в бюджетных учреждениях

Процесс оплаты труда в бюджетной сфере имеет отличительные особенности, так как свои особенности имеет сама бюджетная сфера, и прежде всего - это характер финансово-экономических отношений. К этим особенностям нужно отнести:

- организацию учёта в разрезе статей бюджетной классификации;

- контроль исполнения сметы расходов;

- переход на казначейскую систему исполнения бюджетов;

- выделение в учёте кассовых и фактических расходов;

- отраслевые особенности учёта в учреждениях бюджетной сферы.

Поэтому большое значение приобретает не только правильный учет расчетов по оплате труда в бюджетных учреждениях, но и действенный контроль за его осуществление.

В процессе исследования системы контроля следует учитывать состав и структуру внешней среды, которая влияет на формирование системы внутреннего контроля предприятия. В связи с этим возникает необходимость в формировании концептуальной модели системы внутреннего контроля предприятия и постоянной ее адаптации к меняющимся условиям внешней  среды [5].

Существуют четыре метода контроля. Метод предварительного контроля используется до начала финансовой операции, метод направляющего контроля – в течение всего хода операции, метод фильтрующего контроля – к определенной дате в ходе бухгалтерской операции, метод последующего контроля – после завершения операции. Все четыре метода контроля могут быть использованы, чтобы контролировать работу образовательного учреждения в целом или какую-либо одну важную операцию [5].

На сегодняшний день в Российской Федерации отсутствует закон о финансовом контроле, который  бы определял базовую структуру, субъекты и объекты внутреннего контроля. Кроме того, отсутствует общее законодательное определение сущности, процедур и методики внутреннего контроля в системе бюджетных учреждений.

Необходимость внедрения системы внутреннего финансового контроля предусмотрена и Бюджетным кодексом, Федеральным Законом 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в которых указано, что руководитель бюджетного учреждения отвечает за организацию эффективной системы внутреннего контроля. Однако, анализ отечественного законодательства показал, что система государственного финансового контроля находится на этапе существенных структурных преобразований, что не может не отразиться ни становлении отечественной системы внутреннего контроля, ведь одним из принципов эффективного функционирования последнего является соответствие действующему законодательству. На сегодняшний день нет разработанной методики внутреннего финансового контроля для государственных учреждений.

На современном этапе учет  труда  в бюджетных учреждениях  занимает одно из важных мест. В системе затрат  хозяйственной деятельности,  оплата труда  составляет  до трети расходов всего учреждения и является самым сложным участком учетной работы. Источником финансирования является государство в размере, установленном планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Целью данной статьи является разработка методов осуществления контроля в бюджетных учреждениях, рассмотрение их особенностей.

Особенно актуальными вопросы контроля учета труда и его оплаты являются для бюджетных учреждений, так как для них наиболее весомыми являются расходы по этим направлениям. Поэтому целесообразно разработать систему контроля, которая будет минимизировать риски получения штрафных санкций. Система контроля любого экономического субъекта состоит из двух составляющих: внутренний контроль и внешний [2, c. 23].

Внутренний контроль - это самостоятельная система, реализующая одну из функций управления, представляющую собой наблюдение и обследование процессов использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствии с установленными планами, нормами, нормативами, выявление и оценка отклонений, постоянный мониторинг работы организации в целях обоснованности и эффективности принятия управленческих решений, снижения рисков деятельности организации [3, c. 99101].

Внутренний контроль учета расчетов с персоналом осуществляется на регулярной основе и направлен на проверку:

· соблюдения требований действующего трудового и гражданского законодательства;

· правильности отражения в бухгалтерском учете операций, оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с персоналом;

· обоснованности формирования отчетных показателей в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности для параллельной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета, которые могут различаться в зависимости от методологии учета.

Внутренний контроль является залогом эффективного управления хозяйствующим субъектом.

Система внутреннего контроля включает в себя совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством бюджетного учреждения в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного учреждения и его силами надзор и проверку: соблюдения требований законодательства; точности и полноты документации бухгалтерского учета; своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности; предотвращения ошибок и искажений; исполнения приказов и распоряжений.

В свою очередь внутренний контроль может подразделяться на следующие уровни. Самым начальным уровнем является самоконтроль работника, который производит начисление заработной платы и удержания из нее. Следующим уровнем контроля можно выделить контроль начальника отдела или главного бухгалтера за деятельностью подчиненного. Контроль следует проводить как можно чаще, так как работник может не иметь должных знаний и навыков в определенной ситуации. Оба уровня контроля являются главными, так как неправильное начисление заработной платы и непредставление отчетности в контролирующие органы может привести к серьезным последствиям, как для работника, так и для организации в целом.

Следующим уровнем может быть проведение проверки аудитором. Согласно статье 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-Ф3 «Об аудиторской деятельности» аудит в бюджетном учреждении не обязателен, но руководитель организации может принять решение о проведении аудиторской проверки [5]. Привлечение стороннего эксперта, внешнего консультанта целесообразно в рамках проверки приносящей доход деятельности за счет собственных доходов учреждения. Это не только не повлечет за собой претензий со стороны контролеров и проверяющих (что, несомненно, произошло бы в случае расходования на указанные цели субсидии на выполнение государственного или муниципального задания), но вполне может дать положительный эффект - в виде оптимизации приносящей доход деятельности, вскрытия резервов, снижения затрат. Самая главная проблема в бюджетном учреждении - текучесть кадров. В бухгалтериях бюджетных учреждений в 90% случаев работают женщины детородного возраста, которые по истечении времени уходят в декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком. Работодатель иногда не успевает полноценно обучить нового сотрудника, так как наступает страховой случай. В связи с этим появляется большое количество ошибок, которые нужно выявлять вовремя, поэтому целесообразно проводить проверку как можно чаще. Если же сотрудник работает долгое время то проверку можно проводить реже, раз в полугодие или год.

Контроль расчетов по оплате труда в бюджетных учреждениях может быть осуществлен в следующей последовательности: ознакомление с Уставом учреждения, учетной политикой и анализ материалов предварительной проверки; проверка соответствия действующим требованиям номенклатуры должностей и их количества в штатном расписании учреждения, правильности установления окладов, доплат, надбавок; контроль первичного и сводного учета расчетов по оплате труда; проверка достоверности начисления заработной платы, отпускных и пособия по временной утрате трудоспособности; проверка достоверности удержаний из заработной платы; проверка достоверности определения кодов экономической классификации расходов (КЭКР) для фактических расходов по оплате труда; проверка правильности заполнения и своевременности представление статистической и налоговой отчетности по труду и заработной платы. Результаты проверки оформляются заключением, имеющим юридическую силу, и письмом руководству бюджетного учреждения о результатах проверки.

Внешний контроль - составная часть финансово-экономического контроля. Он рассматривается как совокупность мероприятий, проводимых государственными органами по проверке законности, целесообразности и эффективности действий в образовании, распределении и использовании денежных фондов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и местных органов самоуправления, выявлении резервов увеличения поступлений доходов в бюджет, улучшении бюджетной дисциплины. Проведение контрольных мероприятий в бюджетных учреждениях нацелено, прежде всего, на проверку выполнения государственных (муниципальных) заданий в установленные сроки и с должным качеством, направленность приносящей доход деятельности на достижение целей, ради которых создано учреждение и т.п. Внешний контроль осуществляется в виде камеральной проверки либо ревизии соответствующих уполномоченных органов: Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, налоговой службы, трудовой инспекция и другими [4, c. 214-217].

Основной целью  контроля оплаты труда  является проверка соответствия законодательным,  нормативным, внутренним локальным актам и положениям  бюджетного учреждения, постоянно информировать руководство учреждения о достоверности, объективности и правильности учета выполненных работ, начисленной оплаты труда.

Основными задачами контроля оплаты труда является проверка правильности применения и соблюдения условий оплаты труда, наличия и соответствия законодательству первичных документов по учету рабочего времени, правильность начисления выплат по временной нетрудоспособности, состояния синтетического и аналитического учета заработной платы, эффективности использования средств на оплату труда.

Формирование составляющих данных по труду и его оплате является обязательной и необходимой частью оперативного управления, для составления отчетности и осуществления  своевременных расчетов  с налоговыми органами и фондами социального страхования.

С помощью полученной  информации  непосредственно осуществляется контроль использования времени, поддержания соотношения между затратами и оплатой труда,  распределение прогрессивных методов оплаты труда, распределение премий, надбавок, стимулирующих выплат.

Контроль в бюджетном учреждении, в том числе и  по оплате труда составляет одну из важных составляющих  внутреннего контроля.

Внутренний контроль  соблюдения норм по расчетам оплаты труда в учреждениях, имеет огромное значение и  его наличие является обязательным согласно статье 19 Федерального Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимость внедрения системы внутреннего финансового контроля предусмотрена и Бюджетным кодексом, в котором указано, что руководитель бюджетного учреждения отвечает за организацию эффективной системы внутреннего контроля.

В данный период  не существует  разработанной методики внутреннего финансового контроля для государственных бюджетных  учреждений.

Таким образом, необходимость и целесообразность создания системы контроля расчетов по оплате труда в бюджетном учреждении обусловлена тем, что в процессе осуществления контроля на каждом уровне можно минимизировать штрафные санкции уполномоченными органами. Главную роль в системе контроля играет внутренний контроль. В зависимости от того, как выполняет свои обязанности персонал, какими знаниями и навыками обладает, будет зависеть качество работы и ответственность перед контролирующими органами.

Контроль в бюджетном учреждении носит характер  целостного процесса, который осуществляется руководителями учреждений, персоналом целью которого является определение рисков  и обеспечение  уверенности в приобретении  оптимального уровня и механизма управления. При этом преследует конкретные цели в получении точных данных по результатам проведения внутреннего контроля по расчетам оплаты труда сотрудников, соблюдение законодательно- нормативных положений, актов  при  расчетах по  оплате труда сотрудников учреждения, сбережение и экономию бюджетных ресурсов учреждения [1, c.10-13].

Организации внутреннего контроля, по сути своей подразумевает  обеспечение  надлежащей действенности, в которой  четко распределены обязанности работников бухгалтерии  для проверки направлений отчетности по оплате труда, а также определены границы  их полномочий в соответствии с возложенными обязанностями. Такой подход при условии внедрения и использования на практике обеспечит формирование функционального алгоритма внутреннего контроля, соответствующей необходимым  требованиям, продуманного  и рационального использования бюджетных ассигнований, рост объемов и качества предоставляемых услуг.

Система внутреннего контроля обеспечивает реализацию сохранения собственности, существенно влияет на  выявление и мобилизацию имеющихся резервов, способствует  повышению эффективности и качества работы, усилению экономии, выявлению причин и условий, способствовавших возникновению мошенничества, недостач и осуществлению краж. И напротив, использование различных форм внутреннего контроля (внутренней ревизии, структурно-функциональной фирмы контроля, внутреннего аудита) создает условия для объединения, эффективной структуры и реализации контрольного механизма учреждений.