Особенности современного электронного документооборота в разрезе перехода на использование универсальных передаточных документов (УПД)

Аннотация. В данной статье описаны обновленные типы документов (УПД) для обмена между контрагентами, рекомендуемые к использованию федеральной налоговой службой, их функции, возможность и способы использования, а также те преимущества и перспективы, которые получают компании при переходе на использование универсальных передаточных документов.

Ключевые слова: УПД, передаточный документ, счет-фактура, первичный документ, СЧФДОП, электронный документооборот.

В последнее время активно осуществляется переход экономически наиболее развитых стран на новую стадию развития – стадию информационного общества. В предпринимательской сфере эти изменения находят свое воплощение в быстром росте «новой экономики», основу которой составляет электронный способ ведения бизнеса, или – электронная торговля. Под электронной торговлей понимается совершение коммерческих сделок с использованием электронных средств связи.

С недавних пор федеральная налоговая служба рекомендует плательщикам использовать новую форму для электронного документооборота – универсальный передаточный документ (УПД). Данный документ совмещает в себе функционал счета-фактуры и учетных первичных документов. Использование УПД позволяет сократить документооборот фирмы и оформлять сделки по поставкам/услугам.

Создание данного типа электронного документа было обусловлено решением налоговой службы объединить в одной печатной форме данные из бухгалтерского и налогового учета. Обычно, реквизиты контрагентов, указываемые в первичной форме и счете-фактуре, которыми подтверждаются коммерческие операции, одинаковы. При этом, каждый из документов по отдельности служит основанием для различных учетных систем. Объединение СФ и ПФ позволяет повысить эффективность документооборота, позволяя значительно уменьшить издержки на обработку информации, требуемой для учёта. Из названия УПД следует, что он не является формой, которая используется только внутри организации, а подтверждает передачу материальных ценностей или услуг от одного КА к другому. Другими словами, оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование универсальных передаточных документов в учете компании стало возможным с конца октября 2013 года, когда данный единый документ был предложен письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ [1]. Также, приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ [2] был утвержден электронный УПД, вступающий в силу с 07.05.2016 года. С тех пор формат УПД был несколько раз обновлен. Самая новая версия УПД, вступающая в силу с 1 октября 2017 года, содержит в себе ряд изменений. Ключевым из которых является требование заполнять нового бланка СФ.

Структурно УПД базируется на форме счета-фактуры, который перемещен в новый бланк и очерчен линией. Оставшаяся часть передаточного документа содержит в себе элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами, которые указывают при составлении налоговой деклараций.

Разделы универсального передаточного документа:

·        Титульный:

o   данные о продавце;

o   грузоотправителе;

o   покупателе;

o   валюте.

·        Основная часть УПД содержит графы СФ:

o   название товаров и услуг;

o   количество (объем);

o   цена и стоимость;

o   сумма налога;

o   информация о руководстве, бухгалтере или лиц, уполномоченных на подписание данного счета-фактуры.

·        Заключительный:

o   основание для передачи прав/ценностей/услуг

o   информация об отгрузке/приемке материала и т.п.

Корректно заполненная подобная форма документа позволяет отобразить в себе данные, не только предусматриваемые законами в области бухгалтерского учета, но и требуемые для счета-фактуры как документа, являющегося основанием принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров, услуг, работ и имущественных прав, согласно порядку, указанному статьей 21 Налогового Кодекса РФ.

Поэтому полное заполнение реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичной документации статьей 9 Закона N 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов по НДС.

Различия между бумажными и электронными УПД.

Бумажный УПД может заменять собой:

· пакет «СФ + первичный документ»;

· первичный документ .

Электронный документ может использоваться как:

· счет-фактура (СЧФ);

· универсальный передаточный документ (СЧФДОП);

· первичный документ, например, товарная накладная или акт (ДОП).

Если это электронный УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то такому документу необходима подпись контрагента (получателя). В связи с этим универсальный передаточный документ содержит в себе два взаимосвязанных файла: один с данными продавца, а второй - с данными покупателя (согласно п. 2.10 Приказа Министерства Финансов № 174н).

Если УПД представляет из себя счет-фактуру (СЧФ), тогда он не нуждается в подписи получателя. Поэтому, передаточный документ в формате СЧФ представляет из себя только один файл для обмена с информацией контрагента.

Как перейти на УПД?

Процесс перехода с использования счета-фактуры и первичных документов на универсальный передаточный документ является не очень простым и состоит из нескольких этапов, описанных ниже.

Этап 1. Необходимо определить те виды деятельности, по которым в компании будут применяться УПД.

Этап 2. Разработка печатной формы УПД и порядка его согласования

Этап 3. Уведомление о переходе на использование универсального передаточного документа всех контрагентов, с которыми работает предприятие.

Этап 4.  Утверждение формы передаточного документа в отдельном приказе или в учетной политике

Список документов, необходимых для перехода на УПД:

· согласованная форма УПД;

· нормативные акты компании, утверждающие переход на использование универсальных передаточных документов;

· письмо на всех контрагентов о том, что с этого момента компания переходит на УПД.

Использование универсальных передаточных документов предоставляет следующие преимущества в сравнении с применением «устаревших» форматов:

· общий формат документов, применяющийся для всех видов продаж (УПД может заменить ТОРГ-12, М-15, ОС-1, акты услуг);

· снижение временных затрат на оформление документов;

· УПД позволяет осуществлять бухгалтерский учет и списывать расходы, которые влечет за собой налог на прибыль;

· предоставление возможности заявлять налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость;

· снижение документооборота компании минимум в два раза;

· исключение возникновения ситуаций, когда между СФ и первичным документом могут возникнуть расхождения;

· уменьшение размера пакета документов, предоставляемое федеральной налоговой службе;

· возможность корректирования документов за счет использования УКД (универсальный корректировочный документ) и ИУПД (исправительный УПД)

Среди минусов УПД можно отметить следующее:

· УПД не заменяет товаросопроводительный документ

· УПД, в отличии от счета-фактуры не выписывается при получении предоплаты

На данный момент, несмотря на то, что компании в основной своей массе находятся лишь в стадии перехода на универсальные передаточные документы, можно уже подвести некоторый итог, заключающийся в том, что использование УПД несомненно обладает более весомыми преимуществами, чем использование пары счет-фактура/первичный документ. Однако, такой масштабный переход требует времени и привыкания контрагентов к работе по новым форматам документов, чему свидетельствует, например, ситуация с переходом на использование новых правил и форм заполнения НДС, установленных Правительством от 28.12.2011 №1137.