Особенности планирования проектов по организации электронного документооборота в организациях ТЭК

Топливно-энергетический комплекс – это стержень экономики страны, обеспечивающий благосостояние граждан. Он является наиболее устойчиво работающим производственным комплексом России, но требует постоянного технического и организационного усовершенствования, что делается за счет внедрения различных информационных технологий. Специфика IT-индустрии заключается в их постоянном изменении и устаревании, что добавляет сложности в планировании и управлении IT-проектами, что и рассмотрено в данной статье.

На сегодняшний день, одной из наиболее стремительно развивающихся отраслей является отрасль топливно-энергетического комплекса. Из-за такого стремительного развития, организациям ТЭК необходимы информационные технологии. К самой важной особенности предприятий ТЭК можно отнести их территориально-распределенную структуру с непрерывным производственным циклом. При данной особенности, крайне важно обеспечить эффективное управление всеми бизнес-процессами как в головной компании, так и в ее филиалах.

Насчитывается много определений термина «проект». В общем понимании, проект – это что-либо, что задумывается или планируется. Самым распространенным определением проекта является – временное предпринятие (от слова «предпринять»), направленное на создание уникальных продуктов, услуг или других результатов.

Стоит отметить, что в некоторых отраслях, одной из которых является топливно-энергетический комплекс, процесс создания какого-либо мероприятия является настолько сложными, что это уже не проект, а скорее программа. В данном случае, название «проект» носят задачи с краткосрочными целями. Так же важным определением является «управление проектами» – синтетическая процедура, объединяющая специальные и профессиональные знания [1].

Объектами управления проектами являются: проект, программы и портфели проектов. Субъекты управления проектами: менеджеры проекта со стороны заказчика и исполнителя, а также команда управления проектом или команда проекта.

Модель управления проектом включает в себя 3 группы элементов: жизненный цикл проекта, функции управления проектом, подсистемы управления проектом. Жизненный цикл проекта – это полный набор последовательных фаз проекта укладывающихся в промежуток времени между моментом его появления и моментом его завершения. Обобщенно можно выделить 5 фаз проекта. Под фазой понимается набор логически взаимосвязанных работ проекта, по завершению которого достигается один из основных результатов проекта: 1.Концептуальная фаза, 2. Фаза разработки проекта, 3. Выполнение проекта, 4. Завершение проекта, 5. Эксплуатационная среда.

Известно, что для того, чтобы создать качественный и нужный потребителю продукт, необходимо провести анализ потребности рынка и на их основе формулировать цели и задачи проектируемого продукта.

Однако специфика управления IT-проектами такова, что до момента выхода готового разрабатываемого продукта на рынок есть вероятность частичного или полного его устаревания, в связи с быстрым развитием информационной промышленности [1]. Поэтому очень часто приходится выпускать продукт, требующего серьезных доработок.

Так же, очень важной особенностью управления IT-проектами в организациях ТЭК, является непонимание между людьми, занимающих должности гуманитарного и технического типа. Решение данной проблемы началось еще в конце 80-х годов известной компанией Microsoft.

Была поставлена задача создания специальной должности, которая совмещает роль лидера и роль координатора. Человек, занимающий данную должность, должен был работать над проектом с самого начала планирования и до последнего дня тестирования. Очевидно, что очень немногие могут подойти на данную должность в связи с тем, что такой человек должен иметь достаточно хорошие знания как в программировании, чтобы понимать весь процесс разработки, так и иметь управленческие навыки по продвижению готового продукта. Эта новая роль в компании Microsoft получила название руководителя проектов [2]. Внедрение данной роли в процесс создания известного продукта Microsoft Excel, привело к повышению скорости процессов проектирования и разработки, а также к улучшению взаимоотношений внутри команды.

Стоит отметить, о существовании множества различных систем планирования и управления проектами. Эти системы называют «методологиями», и они представляют собой совокупность методов, соблюдение которых должно приводить к достижению конечной цели [2]. Одними из самых используемых методологий разработки программных продуктов можно выделить водопадную и спиральную модели, ускоренную разработку приложений, экстремальное программирование и функционально-ориентированную разработку.

Но при управлении IT-проектами в организациях ТЭК все перечисленные популярные методы не являются обязательными и решающими, потому что сильная сосредоточенность на определенном методе приводит к существенному ограничению каждого из участников проекта, что подавляет инициативность команды и снижает эффективность работы.

Существует несколько трудностей во внедрении и управлении IT-проектами именно в организациях топливно-энергетического комплекса. Одной из таких проблем является то, что данные предприятия обладают большим количеством секретной информации, связанной с геологоразведочными работами, разработкой месторождений и люди не готовы использовать «облачные технологии» для хранения этих данных. По прогнозам, для реального применения таких технологий требуется еще 5-10 лет. Существенное влияние на распространение «облачных» решений оказывает и то, что организации ТЭК часто расположены далеко и не всегда обеспечены надежными каналами связи. Немаловажен так же «человеческий фактор». Руководители предприятий не всегда готовы на серьезные изменения бизнес-процессов, которые, как правило, требуют крупные IT-преобразования. Большим ограничением внедрения информационных технологий на предприятия ТЭК является требование к информационной безопасности, являющихся стандартами для крупнейших холдингов ТЭК.

В качестве решения некоторых из этих проблем предлагается проект по разработке и внедрению в организации систем электронного документооборота. Данная система отвечает требованиям к информационной безопасности, что очень важно для хранения и оборота секретной информации организаций ТЭК. Предлагаемый проект содержит следующие этапы:

1.  Подготовительный этап: определение целей внедрения; определение границ проекта и общих требований к СЭД; определение основных участников проекта; определение общего уровня сложности потенциального проекта;

2.  Концептуальное моделирование системы: разработка технического задания; определение потребностей по интеграции с другим программным обеспечением; определение средств переноса данных из существующих программ; разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков

3.  Программирование: выбор языка программирования; разработка структуры БД СЭД; разработка экранных форм; разработка механизмов регистрации, исполнения и др.; разработка технической документации на систему.

4.  Тестирование и отладка системы: проектирование теста; проверка правильности работы системы и ее отладка.

5.  Внедрение: установка серверного программного обеспечения; подготовка пользовательских мест; установка системы на сервер; настройка системы; администрирование; проведение курсов обучения персонала.

Реализация данного проекта повлечет за собой: уменьшение общего времени согласования договоров, за счет мгновенной рассылки документов; повышение надежности процесса, за счет гарантии, что документ нигде не потеряется; прозрачность процесса согласования: можно увидеть, где задерживается документ, тем самым повысить дисциплину сотрудников; снижение затрат на подготовку и обмен информацией; удобство: согласующий может в любой момент получить доступ к актуальной информации.