Применение информационных технологий в процедуре проверки расписания в высшем учебном заведении

Применение информационных систем и технологий позволяет решать задачи в сфере образования, например, задачи создания условий для свободного функционирования и развития системы образования. Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств [1].

В ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет» одним из фундаментальных органов является Бюро расписания. Отдел занимается созданием расписания учебных занятий, зачетов и экзаменов обучающихся [3].

В Институте космических и информационных технологий организован следующий порядок составления расписания:

1.  В июне-июле диспетчер УОО ИКИТ подает в бюро расписания семестровые учебные планы по всем группам каждого курса на новый учебный год;

2.  На основании полученных семестровых планов бюро расписания неавтоматизированным способом составляет черновой вариант расписания (черновик) на листах формата A3;

3.  Когда готов черновик на листах формата А3, диспетчер бюро переносит все данные в шаблон расписания. Шаблон формата «xlsx» содержит поля: день недели, время и номер группы;

4.  В конце августа подготовленное, но еще не подписанное расписание, диспетчер бюро расписаний отдает в УОО ИКИТ для проверки;

5.  Диспетчер УОО ИКИТ неавтоматизированным способом проверяет расписание каждой группы, сравнивая с соответствующим семестровым учебным планом;

6.  О выявленных в ходе сверки ошибках диспетчер УОО ИКИТ сообщает диспетчеру бюро расписаний;

7.  Диспетчер бюро расписаний исправляет ошибки и выставляет исправленное расписание на сервер [4].

Анализируя порядок составления учебного расписания, возникают следующие проблемы:

1.  Неавтоматизирован процесс создания расписания занятий, что является причиной частых типичных ошибок.

2.  Неавтоматизирован процесс проверки расписания, в результате чего остается вероятность допущения ошибки.

3.  Большие временные затраты на проверку расписания диспетчером УОО ИКИТ – в среднем 3 рабочих дня.

Важно отметить, типичные ошибки в создании расписания учебных занятий:

·     Накладки – в одно и то же время, в одной и той же аудитории стоят занятия по разным дисциплинам;

·     Отсутствие дисциплины – в расписании занятий отсутствует дисциплина, которая должна преподаваться в текущем семестре согласно учебному плану;

·     Наличие лишней дисциплины – в расписании занятий группы присутствует дисциплина, которая согласно учебному плану не должна преподаваться в текущем семестре;

·     Нехватка лабораторной/практики/лекции по какой-либо дисциплине

·     Не преподаются часы, предусмотренные учебным планом;

·     Наличие лишней лабораторной/практики/лекции по какой-либо дисциплине.

Ошибки, возникающие при создании расписания, отражаются на нагрузке преподавателей, а также загруженности аудиторного фонда.

В настоящее время существует множество программ для создания расписания. Программа для составления и выявления ошибок расписания “aSc TimeTables” используется в более чем 150 странах мира примерно в 100 000 учебных заведениях. “DKTimeTable” – программа для составления расписания занятий в университетах, вузах, академиях, предназначенная для студентов. «Ректор-ВУЗ» – программа для составления расписания занятий в системе высшего профессионального образования. Лучшая программа 2008 года по мнению компьютерного журнала PC Magazine.

В вышеперечисленных программах отсутствует функция автоматической проверки расписания. Для решения задач контроля расписания требуется автоматизированная информационная система (АИС), которая выявляет ряд типичных ошибок: отсутствие в расписании предмета, который должен преподаваться в текущем семестре; наличие накладок; неверное название дисциплины; неверное количество часов по дисциплине; наличие дисциплины, которая отсутствует в учебном плане. Для идентификации и исправления данных ошибок необходимо сверять расписание непосредственно с семестровым учебным планом, что позволит своевременно выявлять и исправлять несоответствия в расписании.

На сегодняшний день разработана программа для проверки расписания ИКИТ СФУ на платформе 1С: Предприятие 8.3 [2]. Перед началом работы с программой необходимо пройти процедуру авторизации. После открывается основное меню, представленное на рисунке 1.

Рисунок 1. Основное меню АИС «Расписание»

В окне расписания пользователь загружает расписание занятий. Важно отметить, что необходимо выставить номер первой и последней строки загруженного файла для корректности проверки расписания.

В окне плана оператор загружает семестровый учебный план. По аналогии с расписанием заполняются окна параметров, соответствующие номерам первой и последней строк семестрового плана.

Когда загружены и прочитаны расписание занятий и семестровый учебный план, в соответствующее поле оператор прописывает количество недель (рисунок 2), и только после этого нажимает на кнопку «Проверить правильность», иначе система сообщит об ошибке.

Рисунок 2. Внесение количества недель в семестре соответствующей рассматриваемому расписанию

После нажатия кнопки «Проверить правильность» система сверяет расписание группы с семестровым учебным планом и в окне «Ошибки» появляются все найденные несоответствия (рисунок 3).

Рисунок 3. Отчет об ошибках

Отчет об ошибках пользователь может распечатать как в свободной форме (рисунок 4), так и в виде таблицы.

Рисунок 4. Свободная форма отчета об ошибках

После ознакомления с результатами работы программы пользователь может повторить процедуру проверки с другими исходными данными.

После получения отчета об ошибках диспетчер УОО ИКИТ находит несоответствия расписания семестровым планам и корректирует расписание вместе с Бюро расписания.

В сентябре 2016 года программа была введена в эксплуатацию в УОО ИКИТ СФУ. Использование разработанной программы уменьшила трудовые затраты диспетчера УОО на проверку расписания с 5 рабочих дней до 1 часа. Эффективность данного программного обеспечения очевидна.