Процессная модель системы управления закупками и поставщиками организации

Аннотация. В современных экономических условиях на рынке сырья все чаще усиливается зависимость компаний от поставщиков и индивидуальных запросов потребителей продукции, поэтому следует уделить особое внимание подходу к системе управления закупками и поставщиками. В статье рассматривается процессная модель, позволяющая оптимизировать качественное обеспечение организации всеми необходимыми ресурсами.

Ключевые слова: система управления закупками и поставщиками; процессная модель; логистика; процессный подход.

Система управления закупками и поставщиками наравне с такими процессами как производство, складирование, транспортировка – одна из важнейших составляющих последовательности процессов, образующих трансформирование ресурсов в готовую продукцию, способную удовлетворить запросы клиентов. Успешность функционирования системы управления закупками и поставщиками организации предполагает наличие упорядоченности действий всего аппарата управления и внутренних подразделений предприятия. Они, в свою очередь, решают такие вопросы закупочной деятельности, как определение и расчет объема закупок; выбор метода закупки и заключение договоров на поставку материальных ресурсов (МР); обеспечение контроля за качеством и сроками поставок; размещение МР на складе; обеспечение грузоперевозок и др. [2, с.7].

Главной целью системы управления закупками и поставщиками является организация надежного и качественного обеспечения производственного объединения всеми необходимыми ресурсами, требуемыми для успешного функционирования его деятельности. Во избежание возможных проблем в менеджменте закупок особое внимание следует сконцентрировать на процессе снижения общих издержек. Для снижения общих издержек следует использовать, по мнению автора, такой комплекс мер:

- совершенствование планирования потребности и нормирования потребления материальных ресурсов для производственных подразделений компании;

- ликвидация потерь от производственного брака и потерь при поставках со стороны поставщиков;

- максимальное сокращение производственных отходов и эффективное использование вторичных ресурсов;

- исключение возможности промежуточного хранения ресурсов при их поставке от поставщиков;

- поставка материальных ресурсов от поставщиков в максимально возможных объемах отгрузок с максимальным использованием грузоподъемности транспортных средств и минимальными тарифами;

- минимизация уровней запасов на всех этапах складской программы;

- использование прикладного программного продукта (ППП) в области логистического менеджмента.

Так, система управления закупками и поставщиками должна координировать и связывать условия логистического, финансового и других видов менеджмента в контексте общей логистической стратегии компании, связанной с управлением материальными потоками. Решения по такой оптимизации стандартно содержат минимизацию общих затрат на управление закупками, применение в поставках концепции JIT, снижение логистических рисков и тщательный отбор поставщиков [3, с.515].

Задача совершенствования системы управления закупками и поставщиками также осложняется большим ассортиментом номенклатурных позиций с отличающимися условиями поставок, хранения и транспортировки. Осуществлять закупки необходимо по каждому товару, взаимодействуя с сотнями поставщиков в целом, сначала обосновывая оптимальный уровень запасов и рассчитывая графики поставок, обеспечивая необходимые условия хранения, оперативную и качественную приемку и доставку со складов, при этом соблюдая стандарты экономической эффективности.

Единые цели закупочной функции заключаются в том, чтобы компания обеспечивалась необходимым по качеству и количеству сырьем, в нужное время, в нужном месте, от проверенного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до, так и после продажи) и по выгодной цене. Менеджер по закупкам должен руководствоваться всеми элементами единой цели, от достижения которой зависит качество его работы, и стремиться найти баланс между всеми часто конфликтующими целями и заключать сделку, исходя из их оптимального сочетания.

Процессный подход в осуществлении закупочной деятельности компании приводит к сокращению уровней принятия решений, комбинирования групповой организации труда с целевым управлением, широкому делегированию полномочий и ответственности исполнителям. Как правило, потребителями такого процесса является высшее звено компании, его производственные подразделения, техническая и финансово-экономическая служба и структурные подразделения, участвующие в реализации процессов и процедур системы качества в соответствии с организационной системой качества и матрицей распределения ответственности по технологической карте процесса. Описание процесса отражает отдельные процессы, а также взаимодействия между ними

Процессы не обеспечивают достижение целей компании случайно или автоматически – необходимы постоянные и эффективные процессы управления. Управление имеет место быть исключительно при существовании настоящей действующей системы, способной решать управленческие задачи [1, с.21].

В рамках исследования была разработана кибернетическая модель системы управления закупками и поставщиками, показывающая комплекс взаимосвязей для осуществления результативного управления процессами закупочной деятельности. Она представлена на рисунке 1.

Рисунок 1.  Кибернетическая модель системы управления закупками и поставщиками

Как видно из рисунка 1, такая кибернетическая модель системы управления закупками и поставщиками включает в себя все бизнес-процессы, начиная с момента получения потребности в МР, заканчивая поставкой конечного товара потребителю.

Процессный подход к системе управления закупками и поставщиками включает несколько этапов:

- выявление рамок бизнес-процессов закупочной деятельности;

- анализ потребности в запасах и закупках;

- выбор владельцев процессов;

- осуществление работы с поставщиком и создание заказов;

- получение и оплата счета-фактуры;

- приемка МР и их оприходование;

- запуск в производство.

В рамках проведенного исследования автором разработана процессная модель системы управления закупками и поставщиками организации, представленная на рисунке 2. Представленная процессная модель позволяет спроектировать систему управления закупками и поставщиками в компании, способную адаптировать цели предприятия к требованиям и потребностям внешней среды, настроить бизнес-процессы для достижения целей компании и сориентировать функциональную структуру на достижение запланированных целей предприятия.

Рисунок 2. Процессная модель системы управления закупками и поставщиками организации

Рассмотрим основные процессы в системе управления закупками и поставщиками.

Выявление рамок бизнес-процессов. Задача идеологии процессного подхода заключается в протекании процесса по кратчайшему пути. При этом необходим его постоянный контроль в любое время без отрыва от него непосредственного исполнителя.

Анализ потребности в запасах и закупках. Графики материально-технического обеспечения, служебные записки, технические и оперативные решения, производственные планы закупок и другие документы, связанные с предоставлением МР, должны быть в распоряжении одного или нескольких менеджеров (в зависимости от размеров компании), которые будут непосредственно отвечать за внесение потребностей в единую базу, при этом указывая дату и номер заказа (счета-фактуры). Только менеджер по закупкам, «владелец процесса», принимает решение о необходимости внесения определенных данных в базу потребностей.

Осуществление работы с поставщиком и создание заказов. Работа в отделе закупок, как правило, осуществляется через получение запроса на заказ от менеджера-заказчика – менеджеру-поставщику через любой удобный способ связи, будь то электронное письмо в Outlook.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

- конкурсные торги (тендеры);

- переговоры между поставщиком и потребителем.

Получение и оплата счета-фактуры. Если исполнитель дает согласие на оплату, в этом случае реализовывается схема взаимодействия отдела закупок и финансового отдела. После всех необходимых согласований, сумма оплаты по счету-фактуре уходит на расчетный счет поставщика.

Приемка МР и их оприходование. После оплаты происходит доставка купленного товара, сроки которой обговариваются обеими сторонами заранее. После прибытия МР на склад, начинается процесс приемки, который происходит по всем требованиями качества и заявленного количества. Если товар пришел в ненадлежащем качестве или выявляется недостача товара, работник склада составляет акт-претензию, которая затем передается в отдел по рекламациям. После приемки, работник склада, кладовщик, ставит подпись на универсальном-передаточном документе (УПД) или товарно-транспортной накладной (ТТН) и печать, тем самым соглашаясь с фактом приема-передачи товаров поставщика компании-покупателю.

Запуск в производство. Закупленные МР поступают в нужном количестве на производство, после чего происходит их распределения по цехам или отделам. Каждый отдел также может хранить стратегические запасы МР.

Таким образом, представлена процессная модель системы управления закупками и поставщиками, начальной границей которого является принятие решение о закупке, конечной – передача МР в производство.

Составной частью закупочной деятельности как процесса является информация. Каждый процесс в цепи отвечает за получение информации или за ее обработку, что позволяет получать ответы на вопросы где и как можно приобрести требующиеся материалы.

Правильной ориентацией политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между производственной программой, сбытом и потребностью в материалах. Для своевременной закупки материалов составляется план закупок. Точность его составления имеет важное значение для определения размера заказа, готовности к поставкам и затрат на изготовление продукта и его продажу. Сбыт должен балансироваться так, чтобы возникла поэтапная производственная программа. Затем производственная программа служит вводом для последующего определения потребности в материалах. После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, фирмы выбирают способ действия и организуют поставки [1, с.22].