Организация цифрового учета внутреннего аудита на предприятиях рознично торговли

ORGANIZATION OF DIGITAL ACCOUNTING OF INTERNAL AUDIT AT RETAIL ENTERPRISES

Tatiana Vystoropets

Master student, Don State Technical University (DSTU), Russia, Rostov-on-Don

Аннотация. Информационные цифровые технологии все в большей степени определяют реалии окружающей действительности, что определяет траекторию изменений в привычных методах управления компаниями. Это касается и внутреннего аудита. Огромный объем данных, генерируемых с использованием новых технологий, и их неиспользованный потенциал обуславливают необходимость цифровизации внутреннего аудита. В статье исследуется вопрос об организации цифрового учета внутреннего аудита на предприятиях розничной торговли.

Abstract. Digital information technologies increasingly determine the realities of the surrounding reality, which determines the trajectory of changes in the usual methods of managing companies. This also applies to internal audit. The huge volume of data generated using new technologies and their untapped potential make it necessary to digitalize internal audit. The article examines the issue of the organization of digital accounting of internal audit at retail enterprises.

Ключевые слова: внутренний аудит; цифровой учет; розничная торговля.

Keywords: internal audit; digital accounting; retail trade.

Розничная торговля – достаточно специфичная сфера деятельности, требующая особого контроля за всеми хозяйственными процессами. Внутренний аудит, являясь важнейшим элементом управления розничного предприятия, позволяет оперативно выявлять и исправлять факторы, снижающие эффективность работы и качество обслуживания, а также негативно сказывающихся на финансовых и экономических показателях.

Проведение внутреннего аудита на предприятии розничной торговли регламентирует действующее законодательство. Но даже без предписаний результаты такого контроля представляют несомненный интерес для собственников бизнеса.

Внутренний аудит выполняет сразу несколько задач:

- контроль соответствия документального оформления товарных операций требованиям законодательства;

- контроль товарооборота, ревизия остатков, выявление неликвидных товаров;

- проверка достоверности отражения в учете данных по движению материальных ценностей и денежных средств;

- надзор за правильностью формирования финансовых показателей и результатов деятельности розничного торгового предприятия, а также контроль достоверности формирования бухгалтерской и налоговой отчетности;

- выявление злоупотреблений и недочетов [2, с. 38].

Однако в последние годы все большее количество ретейлеров воспринимают внутренний аудит не только как средство, позволяющее выявить и предупредить различные фальсификации в отчетности компании, а также обеспечить повышенную управляемость большей части бизнес-процессов, но и как эффективный инструмент получения менеджментом полной и объективной информации о реальном положении дел торгового предприятия в рамках минимизации операционных и финансовых рисков. Внутренний аудит в данном случае выступает как основной способ экономической защиты розничного торгового предприятия и является значимой составляющей корпоративной безопасности, т.к. только глубокий анализ хозяйственных операций по фактическому движению товаров и расходованию различных ресурсов предприятия дает возможность финансовой защиты торговой деятельности. При этом анализ выступает механизмом определения надежности системы внутреннего контроля, а учет - способом ее обеспечения [4].

В условиях возрастающего объема информации, необходимой к переработке в кратчайшие сроки, взаимного интегрирования структурированных и неструктурированных данных проведение внутреннего аудита в традиционной форме становится практически невозможным. Постоянные потребности ретейла в различных экспертизах и рекомендациях, нарастание многообразия информации и источников ее получения требуют применения новых технологий, позволяющих сохранять, верифицировать и анализировать значительные объемы данных.

Сегодня все большее количество исследователей связывает будущее внутреннего аудита с цифровизацией основных сфер экономической деятельности, выделяя при этом три основных детерминанты, трансформирующих «лицо» современного аудита: тотальное оцифровывание окружающей жизни, возможность работы с большими данными, ведение учета и формирование отчетности практически в реальном режиме времени [5].

Организация цифрового учета внутреннего аудита на розничном торговом предприятии позволяет выполнять основные рутинные операции в автоматическом режиме, тем самым минимизируя количество ошибок и объем работы специалистов, что, в свою очередь, отражается на сокращении сроков и повышении качества проверки, ведет росту производительности труда работников службы внутреннего аудита.

Но существуют и другие преимущества цифрового учета внутреннего аудита, в частности:

- получение данных по текущим процессам торгового предприятия в режиме реального времени;

- возможность «непрерывного» аудита;

- интеллектуальный анализ данных;

- организация контроля в удаленном режиме;

- синхронизация данных по всем подразделениям торговой сети;

- возможность передачи информации по итогам проверки конкретным пользователям в защищенном методами криптографии виде;

- возможность защиты всей конфиденциальной информации о торговом предприятии от несанкционированного копирования и использования методами шифрования и паролями [3].

Начальным этапом внедрения цифрового учета внутреннего аудита на предприятиях розничной торговли является деление всех бизнес-процессов на составляющие их элементы с последующим рассмотрением возможности цифровизации каждого из них в отдельности. Любая деятельность по схожим направлениям будет выполняться по некоторым шаблонам, поэтому необходимо создать метод для каждого направления, при этом провести опреде­ленные исследования для проработки ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание, и обработки возможных исключений.

Дальнейшие действия по переходу к цифровому учету внутреннего аудита подразумевают процесс внедрения и использования определенных систем обработки и передачи данных, которые позволяют эффективнее расходовать средства и ресурсы.

Ретейлеры могут использовать как готовые программные решения, так и воспользоваться услугами разработчиков и заказать решение по индивидуальным требованиям.

«Коробочное» программное обеспечение может быть использовано для стандартных процессов внутреннего аудита, таких как: планирование деятельности службы внутреннего аудита, управление классификаторами, регистрация результатов проверок, статистический анализ результатов проверок, создание базы данных по проверкам.

Однако ряд процессов, специфичных для конкретного предприятия, не может быть автоматизирован посредством стандартных программных решений. Например, формирование отчетов по проверкам шаблонам предприятия, планирование ресурсов, создание индивидуальных справочников, программ проверок и т.д. Данные функциональности в простом виде могут быть представлены в типовом программном обеспечении, но только в рамках будут адекватно модифицированы под индивидуальные требования только в рамках кастомизации.

Согласно исследованию компании «Делойт» и Института внутренних аудиторов, только четверть российских компаний использует специализированное программное обеспечение для целей внутреннего аудита, еще четверть пользуется программным обеспечением собственной разработки, остальные используют средства Microsoft Excel [1]. При этом последние чаще всего применяются для выполнения стандартных аналитических процедур внутреннего аудита: формирование выборок, сопоставление данных, заполнение рабочих бумаг. Данный факт свидетельствует о недостаточном уровне зрелости внутреннего аудита в области цифрового учета.

После того, как для каждой деятельности будут определены варианты автоматизации, следует собрать всю конструкцию воедино, оптимизировать процесс для каждой задачи. Следует учитывать, что все инструменты должны быть реализованы в едином «ключе», должна использоваться единая объектная модель. Управление информацией - это один из важнейших критериев. Все инструменты в рамках единой платформы должны быть объединены едиными средствами поиска, хранения, использования и публикации метаданных, таких как массивы, иерар­хии, множества, метрики и элементы отчетов [6, с. 32].

Помимо таких основополагающих компонентов цифровизации внутреннего аудита как процессы и технологии, существует еще одна составляющая, требующая значительного внимания – персонал.

Необходимо правильно оценить квалификацию и возможности команды по внедрению цифрового учета внутреннего аудита. Важно заранее задаться вопросом формирования сильной команды, достаточной по уровню компетенций, обеспечить им прохождение обучения. Эффективным является формирование интегрированных команд. Это означает, что ключевые специалисты по внутреннему аудиту взаимодействуют со специалистами по интеллектуальной обработке и анализу данных, привлекая по необходимости профильных специалистов. Совместное определение объема работ, подходов к оценке рисков и внутреннему аудиту, а также участие в подготовке и проведении проверок позволяет внутренним аудиторам значительно повысить эффективность контрольных мероприятий и проверок. Помимо этого, единое понимание процесса и результатов в конечном итоге обеспечивает большую ценность для бизнеса.

Переход к цифровому учету в рамках внутреннего аудита — это не просто трансформация и использование новых технологий, но в большей части изменение самой работы аудиторов. С помощью цифровых технологий внутренним аудиторам представляется возможным больше времени уделять областям, требующим оценки, улучшать методы анализа и понимание процессов.