ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Аннотация. В статье описаны основные этапы организации закупочной деятельности на предприятии, рассмотрены особенности, влияющие на процесс закупок, разобраны методы ABC- и XYZ- анализов, а также рассмотрен мировой стандарт ISO 9001 для контроля качества закупок.

Abstract. Current article describes the basic stages of the company’s procurement activity, considered the important features that influence on the procurement process, described ABC- and XYZ- analysis methods, also considered ISO 9001 international standard for the quality control of the procurements

Ключевые слова: закупочная деятельность, ABC-анализ, XYZ-анализ, ISO 9001.

Keywords: procurement activity, ABC-analysis, XYZ-analysis, ISO 9001.

Любое современное предприятие будь то коммерческая или некоммерческая организация не может обойтись без налаженного закупочного процесса в том или ином виде. Закупки могут включать в себя совершенно различные категории – начиная от канцелярии для офиса и заканчивая сложными деталями и оборудованием для промышленной отрасли. В данной статье мы рассмотрим основные шаги при организации закупок и каким факторам нужно уделить особое внимание в закупочном процессе для обеспечение бесперебойной работы предприятия.

Закупочная деятельность - процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функции или части интегрированной цепи поставок отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии. [1, с. 33]

На начальном этапе, когда закупочный процесс еще не выстроен, перед организацией, встает целый ряд вопросов. Один из важнейших вопросов – это «make-or-buy», т.е. нужно оценить возможности своего предприятия, а также рынок поставщиков необходимого товара и определить, что будет выгоднее – производить продукцию самостоятельно либо закупать ее у поставщиков.

Например, преимущества закупки у профессиональных поставщиков - это сокращение собственных затрат, а также гарантия качества, т.е. поставщик гарантирует, что продукция будет поставлена в соответствующем качестве. Кроме того, если рассматривать закупки для розничной организации, то в этом случае преимущества закупки у поставщика может быть и в том, что его бренд конкретного продукта уже имеет хорошую репутацию на рынке и узнаваемость у покупателей. К тому же, само предприятие может быть не оснащено необходимым производственным оборудованием, а спрос на продукцию может быть не достаточным для налаживания собственного производства.

Организовывать же свое производство имеет смысл в том случае, если данная продукция пользуется стабильно высоким спросом на рынке, и у предприятия есть необходимое оборудование для производства в требуемом качестве и с допустимым уровнем затрат, которые позволили бы оставаться рентабельными, как в целом, так и в конкретной категории товаров.

Если, проанализировав все факторы, фирма принимает решение закупать продукцию у поставщиков, перед ней встают новые вопросы. В первую очередь, конечно же необходимо определиться с поставщиком товаров, а также какое количество необходимо закупать и с какой регулярностью и на какие условия осуществляется закупка у поставщика.

Для поиска поставщика предприятие может организовать тендер на оказание данных услуг. Заказчик указывает в тендерной документации требования к претендентам, параметры закупок, ожидаемый результат успешного кандидата, перечень необходимых документов для участия в тендере, сроки проведения и прочее. В период проведения тендера заинтересованные компании подают заявку на участие в тендере. Тендерная комиссия изучает все заявки компаний-участниц и затем объявляет победителя, с которым проводят переговоры и заключается контракт на закупку товаров. Если в процессе переговоров заказчика что-то не устраивает, он может отдать предпочтение участнику, который занял второе место по результатам тендера. Также отбор может проводиться в несколько этапов, когда предварительной квалификацией отбираются наиболее интересные предложения, а затем на конечном этапе определяется финальный победитель.

Все обязанности, права и ответственность заказчика и исполнителя прописываются в договоре купли-продажи. Условиями договора и приложениями к нему руководствуются при организации закупочного процесса, а также при возникновении спорных и форс-мажорных ситуаций.

Процесс закупки включает в себя:

1) приобретение потребительских товаров;

2) организацию перемещения приобретенных товаров;

3) организацию смены собственника и места размещения;

4) сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия.

Рисунок 1. Схема

Этапы закупочной деятельности

Одним из важных пунктов, который нужно учитывать при планировании и заказе продукции у поставщиков, конечно, является срок доставки товара на склад заказчика. Чем дольше срок доставки, тем критичнее любое отклонение планируемого объема закупаемой продукции от реальной потребности предприятия, особенно недостаточное количество товара на складе фирмы. Так как нехватки нужных комплектующих ведут к простоям производства, задержке доставки готовой продукции клиенту, к не реализация товаров в срок, возможному нарушению своих обязательств перед клиентами и прочее. В конечном итоге, все это выливается в упущенную выгоду, возможные уплаты неустоек и к другим негативным результатам, влияющим на прибыль всего предприятия, а также на его репутацию.

Но, тем не менее, вне зависимости от сроков поставок, планирование закупок должно быть максимально точным, чтобы избежать других, пусть менее значительных последствий, чем упомянутые выше. Для контроля качества планирования закупок используют мировой стандарт ISO 9001. Данный стандарт разделяет процесс закупок на четыре этапа:

1. Планирование закупок;
2. Закупка;
3. Верификация;
4. Улучшение.

Кроме того, данный стандарт подразумевает оценку самого поставщика (п. 7.4.1 ISO 9001), что делает процесс закупки более контролируемым и позволяет осуществлять более детальный анализ. Благодаря этому, предприятие гарантированно получает в нужное время, нужное количество товара соответствующего качества, что позволяет минимизировать риски, как нехватки продукции на складе, так и ее переизбытка, что, в конечном итоге позволяет сократить расходы складского хранения и избежать потерю прибыли.

Еще одними востребованными инструментами для улучшения организации закупок являются методы ABC- и XYZ-анализа.

В основе ABC-анализа лежит принцип Парето, который гласит, если переводить его на язык продаж, что 20% товаров обеспечивают 80% оборота компании. При ABC-анализе все товары разделяются на три группы:

- группа A – главные товары, которые генерируют 80% выручки предприятия, доля таких товаров от всего ассортимента составляет 20%;

- товары группы B – занимают 30% ассортимента и дают 15% выручки;

- товары, которые относят к третьей группе – С, занимают оставшиеся 50% ассортимента и обеспечивают всего 5% выручки.

Данный метод позволяет фирме определить товары-лидеры, которые приносят компании больше всего и прибыли и уделять этой группе наибольшее внимание на всех этапах реализации, в том числе на этапе закупок. В то же время ABC-анализ позволяет работать над оптимизацией и сокращением расходов группы товаров, которые приносят меньше всего выручки без каких-либо серьезных потерей в обороте предприятия.

Если ABC-анализ помогает определить рентабельность товаров, XYZ-анализ помогает понять насколько устойчив спрос на конкретные товары. Для этого берется конкретный период продаж и оценивается колебания спроса. К группе X будут относится товары с небольшим колебанием спроса – в пределах 0-10%. Необходимый уровень запаса товара на складе легко прогнозируется, что минимизирует риск излишек или нехватки товара. К группе Y – товары со средним уровнем колебания – 10-25%, на спрос товаров в этой группе могут влиять различные факторы: сезонность, эффективность рекламной кампании и прочее. По этой причине делать прогноза проблематично – необходимо понять причину такой динамики. Группа Z – товаров – это товары со случайном, не предсказуемым спросом. По этой причине такие товары обычно стараются вывести из ассортимента или минимизировать его количество. Тем не менее, бывают случаи, когда некоторые фирмы закупают такие товары впрок, надеясь на резкий скачет спроса.

Данные инструменты значительно упрощают планирование объемов закупок различных групп товаров и их ритмичность и помогают организовать работу компании наиболее эффективным образом.

Таким образом, можно видеть, что отлаженный механизм закупочной деятельности является одним из важнейших факторов стабильного и бесперебойного функционирования компании. И данной области необходимо уделять большое внимание всем предприятиям независимо от направления их деятельности. Наибольшей эффективности можно добиться, комбинируя инструменты определения потребностей организации для более точного планирования, применяя стандарты качества продукции, проводя оценку эффективности поставщиков, продаж конкретных групп товаров и руководствуясь другими показателями, способными оказать влияние на рентабельность фирмы.