Анализ необходимости внедрения KPI в малом бизнесе на примере ООО «Дезарм»

Система KPI не может существовать в отрыве от персонала компании. Работодатель может оценить своих сотрудников и понять вклад каждого сотрудника в общий результат деятельности предприятия. Руководство при помощи KPI так же может вовремя отреагировать и принять меры в случае отклонения какого-либо показателя от поставленных целей и создать дополнительную мотивацию для персонала.

Особенно актуально это становится для предприятий, которые работают на рынке услуг, ведь одна из ключевых статей расходов предприятия, предоставляющего услуги – это расходы на персонал. Важно понимать насколько эффективно используются трудовые ресурсы. Качественная система мотивации персонала – одно из главных конкурентных преимуществ на рынке услуг

Основная цель статьи – выяснить необходимость внедрения ключевых показателей эффективности в компанию ООО «Дезарм» и понять их преимущества. 

Первичная информация для исследования была собрана посредством личного интервью с управляющим компании и анкетированию. Из методов заполнения анкеты была выбрана их электронная отправка, что гарантирует анонимность, позволяет полностью контролировать формулировку вопросов, не оказывает давления на участников в плане времени и сводит к минимуму пристрастность, которая может существовать в случае физического присутствия. В частности, вопросник был разослан по электронной почте в качестве ссылки на облачное хранилище данных.

В ходе интервью с управляющим компании были выяснены основные принципы работы сотрудников и методы их оценки, начиная с устройства на работу, заканчивая – увольнением. Так, при устройстве на работу кандидаты проходят собеседование с управляющим компании. Это необходимо для выявления необходимых для должности качеств и умений.

По словам управляющего, в данном процессе нет определенного алгоритма и все проходит на усмотрение интервьюера. Однако, каждый раз при собеседовании, выясняются основные факторы, такие как:

• Уровень образования;
• Опыт работы;
• Место прошлой работы (при наличии опыта);
• Цели сотрудника и требования/пожелания к работодателю;
• Соответствие компетенциям, указанным в резюме;
• Проверка необходимых документов и справок.

Исходя из требований, предъявляемым к вакансии, управляющий задает необходимые вопросы для выяснения вышеуказанных пунктов. Также, в процессе собеседования, управляющий выяснят будет ли вписываться тот или иной кандидат в культуру компании и команду. В «Дезарм» - это является немаловажным фактором, так как небольшие размеры компании подразумевают тесную работу и постоянную коммуникацию друг с другом.

В случае прохождения собеседования и удовлетворения обеими сторонами условиями работы, кандидат проходит оплачиваемую стажировку в течении 2 недель. За этот срок оценивается насколько верно и качественно сотрудник выполняет свои обязанности и как общается в коллективе. После окончания испытательного срока анализируется проделанная работа, отзывы сослуживцев и отзывы клиентов (при наличии). Все это влияет на окончательное решение о трудоустройстве в компанию.

Дальнейшая оценка эффективности сотрудников сводится к анализу бухгалтерской отчетности и результатам деятельности компании. То есть, это означает, что компания не использует никакой системы для определения эффективности каждого сотрудника. Единственные показатели, которые использует управляющий компании – это показатели бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Соответственно, заработная плата сотрудников никак не связывается с результатами их деятельности и имеет постоянный статичный характер. Исключение составляют сотрудники отдела продаж.

Расчет заработной платы сотрудников отдела продаж производится с учетом выполнения планов продаж. Для них заработная плата состоит из оклада и премии за выполнение плана продаж. Планы продаж составляются на месяц с учетом сезонности, общей ситуации на рынке, показателей прошлых лет и желаемого результата менеджера. План разделяется на 3 уровня: минимальный план, норма и план максимум. Таким образом, при достижении каждого повышенного уровня премия разная и составляет определённый процент от продаж. Пример плана продаж на месяц можно увидеть в таблице ниже (табл. 1).

Таблица 1

Пример плана продаж ООО «Дезарм»

Мотивация в компании практически не развита. Как упоминалось ранее, материальной мотивации подвержены только сотрудники отдела продаж. Остальные сотрудники получают фиксированный оклад. К нематериальной мотивации можно отнести похвалу за выполненный максимальной план продаж.

В ходе анкетирования сотрудников было задано 7 вопросов, которые позволили понять отношение сотрудников к компании, системе мотивации и измерению эффективности. Каждый вопрос составлен так, что на него можно ответить только «да» или «нет».

Таблица 2.

Анкетирование сотрудников ООО «Дезарм»

Вопрос № 1 (см. табл. 2) был задан, чтобы выяснить, насколько сотрудники фирмы осведомлены о стратегии компании и целях в ближайшее будущее. Оказалось, что о планах компании знают только 2 человека из 12, что составляет 17% от общего числа сотрудников. Это говорит о том, что персонал «Дезарм» плохо понимает миссию и цели компании, а значит слабо понимают в каком направлении будет развиваться она и ее работники.

Вопрос №2 (см. табл. 2)  отражал понимание персонала своей значимости для компании. 67% опрошенных ответили, что не осознают, как конкретно они влияют на успех или провал организации. Непонимание своей ценности и причастности к компании может снизить мотивацию и эффективность работы. Это повлияет на финансовые результаты компании негативно. Более того, из-за того что сотрудники не видят четкой связи между результатами их деятельности и общим результатом компании, и продуктивность снижается и стремление к успеху также.

Третий вопрос (см. табл.  2) был задан, чтобы понять, есть ли для сотрудников дополнительная мотивация кроме оклада. Только 17% опрошенных, ответили положительно. Это 2 человека из 17. Учитывая тот факт, что только работники отдела продаж получают процент от продаж при выполнении плана  и их количество составляет также 2 человека, то остальные работники никакой мотивации кроме оклада не чувствуют.

Так же было выяснено, что сотрудники не испытывают на себе никаких инструментов нематериальной мотивации. Например, похвала, конкурсы, обучение, продвижение по карьерной лестнице и т.д. 100% опрошенных ответил, что в компании не используют нематериальную мотивацию. Даже, если такие методы стимулирования существуют, то они слишком незаметны для работников. Также, в рамках пороса было выяснено, что в целом в коллективе компании благоприятная обстановка, которая нравится сотрудникам и способствует работе. 92% персонала нравится атмосфера в коллективе. Это положительный результат, который говорит о высоком уровне доверия и коммуникации в компании. Это будет положительно влиять на дальнейшее развитие, так как крепкий коллектив будет способствовать обучению новых сотрудников и их быстрой адаптации

Пятый вопрос также отражает понимание стратегии и планов менеджмента компании. 75% опрошенных не осведомлены о том, что организация собирается расширяться и работать в других городах Иркутской области. Это также негативно сказывается на общей мотивации, так как в коллективе присутствует доля неопределённости и непонимания дальнейшего развития компании.

На данный момент у сотрудников нет возможности развиваться в компании, так как она пока имеет небольшие размеры. Однако, учитывая дальнейшую стратегию роста, респонденты были опрошены о возможности продвижения по карьерной лестнице в «Дезарм». 7 человек из 12 уверены, что хотели бы построить карьеру  компании, при наличие такой возможности. Однако, оставшиеся 5 сотрудников не имеют такого желания.

Это может быть вызвано разными причинами, в том числе недостаточной оценкой со стороны менеджмента, нехваткой заработной платы и другой мотивации, чувством неоцененности и т.д. Перед тем, как начать развиваться фирме необходимо устранить данную проблему. Так как дополнительные расходы на поиск нового персонала при расширении могут сыграть решающий фактор в неудачах компании. Без квалифицированных сотрудников, которые удовлетворены своей работой и ее условиями, компания не сможет предоставлять свои услуги качественно

Заключительный вопрос (см. табл. № 2)  касался ключевых показателей эффективности. 75% от общего количества персонала считают, что данные показатели, которые будут отражать эффективность каждого сотрудника и влиять за конечную заработную плату каждого из них будут являться хорошей мотивацией.

Опрос подтвердил информацию полученную от управляющего компании. В ООО «Дезарм» действительно не хватает системы, которая будет мотивировать организовывать деятельность сотрудников. Также, несмотря на комфортный климат в коллективе, осведомленность в компании находится на низком уровне. Большинство сотрудников согласны с тем, что внедрение показателей эффективности благотворно скажется на их работе и работе компании.

В качестве заключительно этапа анализа необходимости внедрения KPI была составлена таблица сильных и слабых сторон, а также возможностей и угроз (табл. 3).

Таблица 3

SWOT- анализ ООО “Дезарм”

Анализ компании показал, что ООО «Дезарм» имеет несколько сильных сторон. Самой главной и сильной стороной компании являются молодые перспективные работники, которые создают благоприятный климат в компании. Большая часть из них готовы в дальнейшем работать в компании. Однако, анализ также выявил, что в компании неэффективная система мотивации и оценки эффективности. Это не позволяет сотрудникам работать более продуктивно и видеть свои результаты. Большая часть персонала не ощущает свой вклад в компанию и не имеет стимула более качественной работы. В связи с этим, чтобы избежать угрозы потери персонала и клиентов, компании необходимо наладить все бизнес-процессы и связь между друг другом. В частности, решить данные проблемы поможет внедрение ключевых показателей эффективности.

Внедрение KPI позволит создать пул точной и своевременной информации, которая позволяет лицам, принимающим решения, отслеживать прогресс и оперативно предпринимать корректирующие действия. Также, механизм KPI будет способствовать минимизации ошибок и уровня неопределенности и непредсказуемости. Это позволит снизить количество спорных ситуаций и повысить эффективность планирования. В результате этого повысится эффективность работы, удовлетворенность клиентов и конкурентоспособность.

Внедрение KPI является необходимым шагом для дальнейшего развития компании и ее расширения в другие города. Это обеспечит менеджменту полный контроль над ситуацией и своевременную реакцию на возникающие проблемы.