Управление проектами на предприятии

В последние годы в российских компаниях возрос интерес к проектному управлению. Связано это во многом с развитием экономики РФ в последние годы, а также ростом конкуренции в отдельных ее сегментах. У предприятий появилась необходимость оптимизировать ресурсы для достижения поставленных целей, что привело к тому что менеджеры с толкнулись с большим потоком информации, который необходимо обработать за короткий срок. Подобные задачи призвано решать проектное управление.

Попробуем разобраться какие именно задачи возможно решить при помощи управления проектами. Для начала необходимо понимать, что в данном случае означает проект. Согласно Постановления Правительства РФ  № 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" от 15 октября 2016г., «проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений». Получается, что проект это ничто иное, как путь достижения конкретной цели поставленной, кем угодно (вышестоящим руководством, заказчиком, инвестором, советом директоров и прочее) в зависимости от масштаба задачи. Соответственно,  задачи могут быть самыми разными от внедрения каких-либо новых технологий в уже имеющиеся процессы управления, до решения задач по дальнейшему развитию  предприятия (открытие новых торговых точек, производств, представительств, модернизация производства, оптимизация имеющихся мощностей и так далее). Получается, что управление проектом – это управление комплексом мероприятий и ресурсов для достижения цели поставленной инициатором.

Любой проект можно разделить на следующие этапы:

1. Этап инициации. На данном этапе возникает цель проекта (или непосредственно сам проект), появившаяся в результате одного или нескольких факторов: нужды организации, требования заказчика, требования законодательства или требования рынка;

2. Этап разработки. На данном этапе прорабатываются общие сроки реализации, просчитывается бюджет, составляются основные вехи (укрупненные этапы непосредственно проекта) и формируется команда;

3. Этап планирования. На этапе планирования формируются различные графики (календарные, финансирования, графики проверок и прочее, в зависимости от масштаба проекта), просчитываются риски и прорабатываются мероприятия для поэтапной реализации проекта. Иными словами, разрабатывается план проекта, по которому он будет реализован;

4. Этап реализации и контроля. Непосредственно реализация проекта, контроль за соблюдением временных и финансовых рамок;

5. Этап корректировки. Этот этап не обязательный, однако его появление вполне возможно, если в ходе реализации проекта возникли не учтенные ранее вопросы, решение которых невозможно в рамках проекта (повлечет за собой увеличение бюджета, сверх рассчитанного, либо увеличение общей продолжительности проекта, либо оба этих фактора);

6. Завершающий этап. Этап означающий полное выполнение всех намеченных мероприятия в рамках запланированного срока и бюджета.

Хотелось бы отметить, что единого подхода управления проектами не существует. Так как все проекты реализуются в различных областях, различными специалистами с привлечением различного объема средств. В связи с этим для выбора подхода управления конкретным проектом, в первую очередь необходимо разобраться с особенностями конкретного проекта. Иными словами, проанализировать основные критерии проекта и на основе этого выбрать подход управления.

Таким образом, можно считать, что в основе управления проектами лежит системный анализ. Опираясь на который формируется команда проекта, в которою могут входить не только специалисты по управлению проектами, но и специалисты других областей чьи навыки, способности и опыт помогут в реализации проекта. Причем специалисты привлекаются как внутри организации, так и вне ее (как правило «временные», на время реализации проекта или какого-либо его этапа/этапов). После чего, на основании их ознакомления (первичного анализа) с проектом, появляется общий план реализации проекта, разбивается на этапы и их связи между собой.  После чего ставятся конкретные цели, обозначаются конкретные сроки и определяется количество необходимых ресурсов.

Качество выполнения проекта зависит от ряда факторов: наличия времени, наличия необходимого количества ресурсов и содержания проекта и, конечно же, квалифицированной команды. От умения правильно сочетать все эти факторы зависит правильный результат. Так при наличии необходимых ресурсов т правильного понимания содержания проекта, сформируется квалифицированная команда, которая в свою очередь реализует проект, соответствующий его содержанию, в установленный временной интервал, в рамках заложенного бюджета.

Организационная структура управления при помощи проектов позволяет достигать высокой эффективности управления по различным показателям (производительности, оптимизации сроков и затрат). При реализации проекта налажена обратная связь, полученные результаты сравниваются с планом, оцениваются отклонения, на основе которых корректируется оставшаяся часть проекта.

Явным преимуществом проектного управления является то, что проекты могут реализовываться в любых организационных структурах. Это могут быть функциональные, матричные и проектные структуры.

Однако, в зависимости от структуры управления, проектное управление имеет свою специфику. Так, например, в функциональных структурах проектам придается наименьшее значение. Минимальная ответственность у управляющего проектом и практически нет персонала работающего на полную ставку по проекту. А в проектных наоборот, управляющий проектом имеет высокую ответственность за проект, основная часть персонала работает на полной ставке.

Применение методов управления проектами позволяет избежать таких распространенных проблем, как срывы и переносы сроков окончания работ, нарушения технологии, проблемы финансирования, нарушения сроков поставок и комплектности ресурсов. Одним из главных преимуществ методологии управления проектами является также то, что она универсальна и может применяться к совершенно разным с точки зрения технологии реализации проектам практически независимо от их предметной области. 

Итак, если сделать вывод из всего вышеперечисленного, то можно сказать, что концепция управления проектами заключается в идее создания, развития, интеграции новых технологий в деятельности организаций. Посредством ориентации на проектное управление организации становятся более конкурентоспособными, за счет оптимизации ресурсов и времени, постановке четких задач, отсутствия бюрократических проволочек и т.д.  В организациях, ориентированных на проектное управление одно из главных мест в системе управления занимает, так называемый проектный офис, который координирует работу подразделений, руководствуясь при этом корпоративными политикой и стратегией.