Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

FEATURES OF THE ACCOUNT OF CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS IN BUDGETARY INSTITUTIONS

Tatyana Erofeeva

bachelor, East Siberian State University of Technology and management, Russia, Ulan-Ude

N. Ilyina

Senior Lecturer, East Siberian State University of Technology and management, Russia, Ulan-Ude

Аннотация. В статье рассмотрены особенности учета расчетов с подотчетными лицами, выявлены различные противоречия в отнесении расходов подотчетных лиц на конкретную статью расходов, а также предложены рекомендации для улучшения учета расчетов с подотчетными лицами.

Abstract. The article peculiarities of the account of calculations with accountable persons in the budgetary institutions identified a variety of contradictions in the attribution of the expenses of advance holders in specific expenditure, as well as recommendations for improvement of the account of calculations with accountable persons.

Ключевые слова: бюджетные учреждения, подотчетные лица, денежные средства, аванс, отчет.

Keywords: budgetary institutions, accountable person, cash, advance, report.

Учет в бюджетных учреждениях ведется в соответствии с Федеральным Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ, Приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н и Инструкции по его применению, Приказом Минфина России от 16.12.2010 г. № 174н и Инструкции по его применению.

К особенностям бухгалтерского учета относятся:

-организация бухгалтерского учета в разрезе статей бюджетной классификации;

- контроль за исполнением сметы доходов и расходов;

-жесткая государственная учетная политика, реализуемая посредством Инструкцию;

- узкое переплетение классификатора доходов и расходов с планом счетов;

- точный учет доходов и расходов.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении проводится в соответствии с:

-указаниями о выдаче денежных средств и денежных документов под отчет;

-положением о служебных командировках;

-положением (приказом) о компенсационных выплатах.

Для получения денежных средств под отчет должностное лицо обязано написать заявление с указанием назначения аванса и времени, на который выдаются денежные средства. Денежные средства выдаются под отчет на основании приказа руководителя или служебной записки.

Бюджетные учреждения имеют право выдавать денежные средства под отчет на следующие цели:

• на хозяйственные нужды;
• на оплату представительских затраты;
• на командировочные затраты.

Выдача денежных средств под отчет производится следующими способами:

-выдача из кассы;

-перечисление на зарплатную карту работника.

Выдача средств под отчет выполняется при отсутствии за подотчетным лицом задолженности за ранее полученные суммы, по которым наступил срок представления авансового отчета.

По возвращении из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет (ф. 0504049-для бюджетных учреждений) о потраченных суммах в течение 3 рабочих дней.

Если подотчетное лицо в течение установленного срока не предоставило авансовый отчет или не вернуло в кассу остатки неиспользованного аванса, в этом случае учреждение на основании приказа руководителя имеет право удержать эту задолженность из заработной платы.

В расчетах с подотчетными лицами зачастую возникает большое число различных противоречий в распределении затрат подотчетных лиц на конкретную статью расходов.

Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке обязан информировать руководителя по телефону о процессе работы. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться расходы на телефонные переговоры.

Стоимость на телефонные звонки командированного сотрудника возмещается в случае предоставления бухгалтерских распечаток, прилагаемых к счету гостиницы или предприятия, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и вид переговоров.  В данном случае, расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье «услуги связи».

В случае, если телефонные переговоры оплачиваются сотруднику без предоставления данных документов, то они отражаются на счетах учета затрат по субсчету «исключаемые из себестоимости при налогообложении».

Стоимость производственных телефонных звонков может быть компенсирована работнику. Но, поскольку компенсация не применяется к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна быть получена из прибыли, оставшейся в распоряжении учреждения после уплаты налогов, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по данной проблеме можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных, чтобы избежать штрафных санкций налоговых органов.