Электронные трудовые книжки: за или против?

На сегодняшний день отмечается активная цифровизация деловых отношений: электронный документооборот, электронные подписи и др. В связи с чем, не удивительно введение электронных трудовых книжек.

С 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде [2]. Подразумевается, что данные о трудовой деятельности гражданина будут храниться в базе работодателя и уполномоченного органа. Однако возникают противоречия по данному вопросу: будут ли последствия введения электронных трудовых книжек положительными и как это повлияет на затраты работодателей. Чтобы разобраться с этим вопросом, следует определить достоинства и недостатки.

Положительные моменты введения электронных трудовых книжек:

• защищённость от ошибок и описок, которые возникают при заполнении книжки вручную;
• снижение числа подделок трудовых книжек, фактов мошенничества с документами;
• упрощение кадрового делопроизводства;
• минимизация риска потерь информации из трудовой книжки [4, c.149-151].

Отметим, что за подделку трудовых книжек в Российской Федерации предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьями:

• ст. 327 «Подделка, изготовление и сбыт поддельных документов»;
• ст. 159 «Мошенничество»;
• ст. 292 «Служебный подлог» [1].

Отрицательные стороны введения электронных трудовых книжек:

• затраты на обеспечение и защиту базы данных;
• риск сбоя используемой программы в организации;
• неэффективность реализации нововведения в местах с трудным доступом в Интернет [4, c.149-151].

Изучив мнение исследователей, можно прийти к выводу, что с введением новых правил ведения кадрового учёта может возникнуть дублирование электронного и бумажного документооборота, увеличится число работников, обрабатывающих информацию и обеспечивающих кадровую безопасность организации, а также в связи с этим могут вырасти затраты работодателя [3, c.53-57]. Таким образом, внедрение электронной трудовой книжки неопределенное количество времени не сможет полностью исключить использование бумажной книжки, так как необходимо перенести все данные с бумажной трудовой книжки в электронную базу данных [4, c.149-151].

Отметим, что работодатели должно уведомить каждого работника об изменениях, связанных с его трудовой книжкой до 30 июня 2020 года. Сотруднику следует выбрать, каким способом работодатель должен будет вести его трудовую книжку. При переходе на электронную трудовую книжку необходимо написать соответствующее заявление. При отказе ведения трудовой книжки в бумажном виде, работодатель обязан выдать её на руки своему работнику. Обратное возвращение к бумажной трудовой книжке в законодательстве не предусмотрено [2].

Таким образом, можно сделать вывод, что переход на электронные трудовые книжки имеет больше положительных моментов, чем отрицательных. Ведение бумажной трудовой книжки становится всё менее рациональным. Однако следует дорабатывать систему электронных трудовых книжек, контролировать переходный период и одновременно с этим корректировать недостатки.