РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ООО «ТАЛИСМАН СПБ»)

На сегодняшний день система автоматизированного корпоративного документооборота является ключевым и крайне важным инструментом для любой современной компании. Современные системы автоматизации документооборота дают отличную возможность эффективно управлять как обратной связью между отделами, между персоналом и руководством хозяйствующего субъекта, а также предоставляет возможность хранить, искать документы, согласовывать их, оформлять, подписывать, систематизировать и так далее [1]. Посредством этого сотрудники предприятия имеют большее количество времени и возможностей заниматься другими, не менее важными делами, оставив рутинные задачи на рассматриваемую систему. В свою очередь, на данный момент под процессом автоматизации корпоративного документооборота принято понимать процесс внедрения специального программного обеспечения (или ПО), направленного на совершенствование основных стадий работы с документацией: от их формирования до согласования и подписания. Все это дает не только, возможность свободного доступа к тем или иным документам внутри компании, но и увеличивает уровень прозрачности документооборота в компании, а также дает возможность контролировать процесс обработки сведений на каждой стадии.

В свою очередь, под стратегии автоматизации корпоративного документооборота принято понимать план, предусматривающий под собой переход хозяйствующего субъекта от бумажных документов к общей, систематизированной системе управления документами [1].

Особенности разработки стратегии автоматизации корпоративного документооборота будут рассмотрены на примере компании ООО «Талисман СПБ». На данный момент рассматриваемый хозяйствующий субъект реализует свою деятельность в области неспециализированной оптовой торговли. Компания работает с 2015 года [2].

В процессе разработки стратегии руководство компании придерживалось следующих критериев выбора, в частности, это:

-  функциональность программы, то есть система должна справляться со всеми ключевыми задачами, которые часто встают перед сотрудниками в области документооборота,

- это совместимость с другими программными продуктами, например, 1С для бухгалтерии и т.д.,

- законность самого программного обеспечения на территории Российской Федерации,

- надежная система защиты информации, в частности, конфиденциальных сведений, которые касаются работы как самого предприятия, так и личных данных сотрудников,

- простота использования и интуитивность интерфейса, что дает возможность достаточно короткие сроки обучить персонал особенностям работы с системой документооборота,

- а также эффективная техническая поддержка, которая предоставляется сотрудниками компании разработчикам ПО.

Ранее сотрудники ООО «Талисман СПБ» использовали бумажный документооборот, после чего электронный, однако недавно руководством было принято решение автоматизировать корпоративный документооборот. Для того, чтобы каждый шаг был заранее просчитан, документы находились под надежной защитой, а у сотрудников была отличная возможность сэкономить свое время и уделить свое внимание на другие - более актуальные задачи.

В процессе разработки стратегии автоматизации корпоративного документооборота в компании был проведен глубокий аудит, и было определено имеющееся состояние. В свою очередь, на этой стадии происходило инвентаризация информационных и документационных потоков компании, также проводилась серия анкетирования, как со стороны руководства, так и со стороны сотрудников, все это дало отличную возможность выявить связи в компании, цепочки согласований, а также ключевые линии, по которым будет двигаться, будет происходить ключевой документооборот, основной. Задачей данного первичного этапа становится выявить скрытые проблемы процесса документооборота, а также наметить курс для его оптимизации.

В дальнейшем, следующим этапом становится формирование целевой модели документооборота, исходя из полученных ранее данных. На основе этого специалист и руководство ООО «Талисман СПБ» формируют конкретные ключевые показатели, а также критерии эффективности работы новой системы документооборота, которая даст возможность повысить уровень производительности труда, сэкономит финансы и время.

Следующим, и одним из основных этапов в процессе разработки стратегии автоматизации корпоративного документооборота в рассматриваемой компании, становится непосредственное проектирование, разработка финансового плана и планирование денежных ресурсов. Для внедрения готовой системы документооборота, в свою очередь, руководством компании, по советам экспертов, было выбрано программное обеспечение под названием Дело (см. рис. 1).

Рисунок 1. Система автоматизированного документооборота Дело

На данный момент ПО Дело представляет собой систему автоматизированного документооборота, которая является одной из ведущих российских производителей подобных систем. Среди функций, которые поддерживает данное программное обеспечение, можно указать:

- автоматизированный цикл работы с документами,

- надежная система хранения личной информации,

- это возможность использования «дерева поручений»,

- также данное ПО является законным на территории Российской Федерации и легко может интегрироваться с порталом Госуслуги.

В дальнейшем, после непосредственной установки программного обеспечения, происходит пилотное тестирование, которое предполагает под собой его запуск, а также предварительную проверку его работы.

Стратегия подразумевает под собой развертывание прототипа системы, исходя из деятельности конкретно выбранных подразделений компании, либо в рамках согласования тех или иных документов. В рамках следующего этапа определенная группа сотрудников работает в своем обычном режиме, однако под пристальным контролем специалистов, которые занимались установкой программного обеспечения. Это дает возможность оценить эффективность работы программного обеспечения, а также, при необходимости, выявить имеющиеся проблемы, недостатки и устранить их.

Исходя из полученных результатов пилотного тестирования работы программного обеспечения, а специалистами вносятся финальные корректировки в системе, после чего сотрудники ООО «Талисман СПБ» могут перейти к непосредственному обучению для работы с новой системой документооборота. В дальнейшем, после обучения сотрудников особенностям работы на новой автоматизированной системе корпоративного документооборота, оценивается уровень эффективности ее внедрения, а также разрабатываются дальнейшие шаги для оптимизации данного процесса.

В свою очередь, после стабилизации работы и эффективного осуществления ранее описанной стратегии, начинается этап непрерывного контроля и мониторинга работы новой системы. Проектная команда сверяет достигнутые сведения с целевыми показателями, и, если есть необходимость, они занимаются работой над оптимизацией алгоритмов, а также планирует дальнейшее развитие системы. Кроме того, руководство ООО «Талисман СПБ» может оптимизировать имеющуюся систему документооборота, либо принять решение о внедрении качественно новой системы документооборота, в случае, если цели и особенности деятельности хозяйствующего субъекта поменяются.

Таким образом, в результате данной научной статьи стоит отметить, что на данный момент стратегия автоматизации корпоративного документооборота представляет собой взвешенное решение руководства компании, которая переводит работу с документами в автоматизированный процесс. Подобного рода системы дают отличную возможность хранить документы, контролировать их исполнение и подписание, а также определять маршрут их согласования, исходя из изучения особенностей разработки стратегии автоматизации корпоративного документооборота. На примере ООО «Талисман СПБ» было выявлено, что стратегия автоматизации содержат в себе оценку и аудит имеющихся процессов, связанных с документами, она также включает в себя подбор подходящей системы автоматизации документооборота, которая предусматривает под собой консультацию специалиста, приобретение необходимого программного обеспечения, обучение сотрудников, проверку эффективности работы программного обеспечения и, при необходимости, внесение корректировок в имеющуюся систему документооборота.